Умора от функции: Как да избегнете претоварване със софтуер за управление на проекти

Намирането на правилния софтуер за управление на проекти може да бъде предизвикателство. С всеки избор идва дълъг списък от функции и функции с различни имена и понякога неясна цел.

Когато правите сравнение, е лесно да се претоварите, но не е задължително да е така. В тази статия ще ви преведем през някои съвети за намаляване на умората от функции, когато става въпрос за избор на подходящия софтуер за управление на проекти за вас.

1. Направете план за вашия софтуер за управление на проекти, преди да опитате или купите

Вече сте взели решение да опитате софтуер за управление на проекти или поне го обмисляте. С толкова много отлични опции, вие ще си направите огромна услуга, като очертаете какво искате да правите с него, преди да разгледате възможностите и характеристиките на всеки софтуер.

Това не само ще ви помогне да намерите правилния софтуер, но и ще ви помогне да идентифицирате и изключите грешните.

Помислете за начините, по които вие и вашите колеги комуникирате задачите сега. Искате ли софтуерът да замени определени типове имейли, срещи и бележки? Кои типове подробности обикновено включвате и какъв е процесът, в който възлагате задачи?

Друга важна част от очертаването как ще го използвате е да определите кой ще го използва. Колко души имате в екипа си? Какви роли и разрешения ще ви трябват за акаунта на всеки член на екипа? Ще трябва ли да включите акаунти за гости за клиенти или изпълнители?

Може също да помислите дали ще имате нужда от частни работни пространства във вашия софтуер. Например, можете да зададете списъци, които създавате в работните си пространства ClickUp като споделени или частни по подразбиране и да превключвате по всяко време. Идеята е обратното, където страниците са частни, докато не ги споделите с гостите, освен ако не изберете акаунта на екипа.

Въпреки че много софтуер за управление на проекти може да изглеждат еднакви, отговорите на тези въпроси ще ви помогнат да разберете кои функции ще трябва да търсите в рамките на бюджета си.

2. Решете от кои функции се нуждаете въз основа на това, което вече правите

Ето къде нещата могат да станат малко трудни. Има много възможности за избор в софтуера за управление на проекти и с това всеки софтуер има дълъг списък с функции.

Нещо, което трябва да имате предвид тук е, че по-малко е повече. Можете дори очертайте повтарящи се задачи или работни потоци само с таблица и някои контролни списъци, както е показано в примера с помощта на Notion по-долу. Всичко се свежда до това как вие и вашият екип работите заедно.

Използването на проследяване на времето като пример, само защото можете да направите това в някакъв софтуер за управление на проекти, не означава, че трябва. Ако вече имате метод за проследяване на времето, който работи, или в момента не проследявате времето си и това е добре, защо да изберете този с проследяване над такъв без?

Вашият софтуер за управление на проекти не трябва да добавя никакви търкания към ежедневните ви задачи. На първо място, това е инструмент, който можете да използвате ефективно комуникирайте проекти, така че помислете за начините, по които в момента правите това и кои функции биха били най-полезни.

Лесно е да се разсейвате от допълнителни функции, не само защото прекарвате време в настройката им и не ги използвате, но те ще затрупват работното ви пространство. Това ни води до следващата точка.

3. Ако е крещящ, решете дали е устойчив

Ако определена функция привлече вниманието ви и решите, че искате да я използвате, запитайте се дали това е нещо, което ще поддържате в дългосрочен план. Например, Llama farm и приспособленията за батерия на Monday.com са доста забавни допълнения към таблото за управление, тъй като правят целите ви донякъде подобни на игра, но вълнението може лесно да изчезне.

Всъщност може да искате да избягвате изобщо да разглеждате джаджи, тъй като Monday, ClickUp, Notion и Asana са чудесен избор без тях. Изображението по-долу е прост пример за a табло за заявки за проекти използвайки само някои от многото функции, налични в неплатената версия на ClickUp.

Най-добре е да изберете вашия софтуер за управление на проекти въз основа на неговата основа, а не на неговите камбани и свирки – особено ако те само ще отнемат от вашата производителност.

Друг елемент, който трябва да се отбележи тук, е интеграцията. Подобно на джаджи, вероятно можете да използвате софтуера без тях. Въпреки това, ако ви харесва, че той се интегрира с друг софтуер, разгледайте какви задачи може да изпълни, преди да оставите това да стане решаващ фактор. Интегрирането може да бъде просто още едно известие или стъпка, която трябва да предприемете.

4. Някои полезни основни функции, които да търсите

Преди да навлезем в основите, важно е да отбележим, че когато сравнявате функциите на софтуера за управление на проекти, посещавате всеки уебсайт поотделно. Всеки софтуер може да използва различна система за именуване за една и съща функция, което прави да изглежда, че другият няма конкретна възможност, когато прави директно сравнение. Конкуренцията просто може да го нарече нещо различно.

Най-добрият пример за това е Notion. Въпреки че няма да намерите огромен списък с всяка част от съдържанието, можете да добавяте задачи, състояния или табла към вашите страници. Използвайки блокове, можете да създадете ефективна система за управление на проекти.

Без значение от името, някои полезни основни неща, които ще искате да следите, са:

• Задачи, страници или импулси— каквато и терминология да използва софтуерът, това са празните карти в софтуера за управление на проекти където можете да добавите описанието, крайната дата, приоритет, правоприемник и прикачени файлове, когато създавате файл назначение.
• Комуникационни инструменти— вместо да прелиствате напред-назад между вашия софтуер за управление на проекти и имейл, като имате инструменти за коментиране, отговаряне и маркиране на други е изключително полезно, когато си сътрудничите или делегирате проекти.
• Статуси—част от това, което прави инструментите за управление на проекти страхотни, е, че вие ​​и вашият екип можете да си кажете един на друг, че работите върху нещо, без да правите публично изявление.
• Напомняния— вероятно ще искате да ги коригирате, за да отговарят на вашите нужди, но ще бъдете благодарни да имате напомняния във вашия софтуер за управление на проекти, особено в моментите, когато имате нужда от тях.
• Изчистен интерфейс— изчистеният, минимален дизайн ще ви помогне да се съсредоточите върху най-важните задачи.

Не позволявайте на функциите да пречат на функцията

Софтуерът за управление на проекти в началото може да изглежда плашещ, но не е задължително. Ако влезете с план и се придържате към него, ще намерите най-добрия за вас и вашия екип.

Най-хубавото е, че повечето софтуерни компании за управление на проекти предлагат безплатна пробна версия, така че можете да я тествате, преди да платите нещо. Защо не опитате няколко, като създадете по една проектна дъска във всяка?

ClickUp срещу Асана: Кое е по-добро за управление на проекти?

Има много опции за софтуер за управление на проекти, ето няколко съвета, които да ви помогнат да изберете между Asana и ClickUp.

Прочетете Следващото

За автора