4 съвета за производителност за проверка на входящата си поща

всички сме били там. Вие сте съсредоточени върху текущата задача, когато получите имейл от колега, който отклонява фокуса ви от текущата задача. Любопитно, щракнете върху него, за да видите как можете да помогнете, но това наистина не е нещо, което се нуждае от незабавен отговор.

Все пак може да се чудите дали да се върнете към тях сега или да се опитате да възвърнете фокуса си – което може да бъде особено предизвикателство, когато се появява често през деня.

В тази статия ще ви преведем през някои съвети, които могат да ви помогнат да останете продуктивни, когато проверявате имейлите си.

1. Ограничете броя пъти, през които проверявате входящата си поща ежедневно

Ако щраквате върху входящата си кутия всеки път, когато получите имейл – или очаквате такъв – вие постоянно нарушавате фокуса си. Също така искате да вземете предвид времето, което ви е необходимо, за да се върнете на работа след прекъсване, особено ако отговаряте на всеки имейл веднага.

Въпреки че може да се чувствате заети, това напред-назад може да не е най-продуктивният начин на работа. Искате да проверите вашите

входяща кутия с намерението да изпразните списъка си с имейли.

Освен ако работата ви наистина не изисква незабавен отговор на всички имейли, опитайте да ограничите броя пъти, когато проверявате входящата си кутия всеки ден. Като предложение може да искате да проверявате и давате приоритет на имейлите си два до три пъти дневно – веднъж, когато отидете на работа, веднъж след обедната почивка и може би час преди да приключите за деня.

Въпреки това, най-добре е да измислите рутина, която работи с вашия график и тези, с които работите. Въпреки че можете да дадете незабавни отговори, това не означава, че винаги трябва, особено ако сте фокусирани върху важна задача или краен срок.

Разбира се, ще имате хора, към които трябва да се върнете рано или късно, било то вашият шеф, клиент или приоритетен колега. Когато проверявате входящата си кутия, направете отговора си към тях приоритет. Можете също да включите сигнали за това, когато този човек ви изпраща имейли в режим „Не безпокойте“ или просто да коригирате броя на проверките на входящата ви поща за нова поща.

От вас зависи дали искате да коригирате настройките си за уведомяване, за да заглушите напълно определени имейли. Въпреки това, за да не пропуснете нещо супер важно, може просто да искате да хвърлите поглед към получателя и темата в известието и бързо да се върнете на правилния път, ако може да изчака.

2. Избягвайте да работите с един и същи имейл два пъти

Случвало ли ви се е да отваряте и четете един и същ имейл няколко пъти, за да се освежите, преди да предприемете действие? Това може да бъде загуба на време и фокус.

Можете да предотвратите това, като предприемете действия при всяко отваряне. Решете дали изисква отговор, можете да го архивирате или архивирате, или ако е боклук или нещо, което можете просто да изтриете.

Ако решите да отговорите на него, не означава, че трябва да се случи веднага, но добавете флаг или някакво напомняне, така че да знаете да го направите следващия път, когато се справяте с имейлите си.

Вашата входяща кутия може също да има функция за напомняния по имейл. Например, Spark ви позволява да отлагате съобщения за определен период от време и ще ви напомня за тях на определена дата и час. Освен това ви позволява да зададете напомняне за проследяване на изпратен имейл, ако все още не сте получили отговор от получателя.

Всичко във входящата ви поща, което не изисква отговор, файл, боклук или изхвърляне веднага – повечето доставчици на имейли правят това супер лесно, така че е най-добре просто да го направите и да го направите.

Също така помага да измислите някои правила за себе си въз основа на обема на имейлите, които получавате. Например кой е приоритет и вашето време за отговор. Други също ще свикнат с това и ще разберат, че ще им дадете страхотен отговор, но не веднага.

Ако откриете, че има имейл, който сте отлагали, използвайте яж метода на жабата за да го свърши.

3. Отпишете се от безполезни бюлетини и маркетингови имейли

Вероятно получавате достатъчно известия през деня без допълнителния шум от бюлетини и маркетингови имейли. Лесно е да го оставите да се плъзга и да ги оставите да се натрупват във входящата ви кутия, защото сте заети.

Пресяването им обаче е друга задача, която ще ви отнеме фокуса и производителността. Това е особено вярно, ако подателят е написал имейла достатъчно добре, за да ви накара да щракнете върху него и да го прочетете, без наистина да знаете защо сте.

Освен ако не е нещо, по което наистина ще предприемете действия, като например да прочетете съдържанието на създателя или да се възползвате от продажбите на компанията, отпишете се. Спестете времето и енергията, които бихте вложили в тези имейли, и ги вложете в нещо по-смислено или релаксиращо.

Ако имате бюлетини и маркетингови имейли, които обичате да четете, може да искате да опитате доставчик на имейл като Spark, който предлага Smart Inbox.

Функцията Smart Inbox разделя бюлетините и съобщенията от услугите от личните имейли. Той също така заглушава известията от непознати и автоматизирани съобщения.

4. Блокиране на нежелани имейли – адреси и домейни

Когато става въпрос за филтриране на нежелана поща, някои доставчици на имейл вършат по-добра работа от други. Дори популярен избор като Outlook не е перфектен, позволявайки на някои нежелана поща да идват.

Въпреки това, ако някой ви изпраща спам, можете да блокирате неговия имейл адрес. Може също да успеете да блокирате целия домейн, ако установите, че получавате имейли от различни потребителски имена, но от един и същ уеб адрес.

Ако използвате Outlook, можете да намерите тази функция в Нежелана поща раздел на поща раздел под Настройки и Преглед на всички настройки на Outlook. Gmail е друг доставчик, който ви позволява лесно блокирайте имейл адреси и компании.

Ако използвате друг доставчик на имейл, проверете за тази функция чрез търсене блокиране на имейл домейн и името на доставчика, който използвате.

Имайте предвид, че най-добре е да не щраквате върху отписване в имейл имейл, тъй като това може да ви отведе до схематичен сайт, който иска да получи вашата лична информация. Всъщност избягвайте изобщо да взаимодействате с тях, освен ако не го маркирате като спам или не ги изтриете.

Увеличете производителността си чрез ограничаване на имейлите

Имейлът е полезен инструмент за комуникация. Това обаче може да се превърне и в разсейване, когато не обръщаме голямо внимание.

Ако откриете, че прекарвате много време във входящата си поща, защо не опитате един или повече от тези съвети, за да видите дали помага?

Как да поемете контрола над входящата си поща и да останете продуктивни

Постоянната проверка на имейлите ви може да отнеме много време. Тези съвети ще ви помогнат да контролирате входящата си поща и да правите повече.

Прочетете Следващото

За автора