Как да зададете статус извън офиса в Microsoft Teams

Планирате ли да вземете дълга ваканция от работата си и се притеснявате, че може да оставите колегите и клиентите си да висят? Или може би ще отсъствате само за кратко, но се страхувате, че колегите ви от офиса си помислят, че ги изхвърляте? Е, ако използвате Microsoft Teams като основен канал за комуникация, вече не е нужно да се притеснявате за това.

С Microsoft Teams можете да зададете състояние „Извън офиса“, което позволява на другите да знаят, че не можете да говорите, и да ги информира за вашето отсъствие. Ето различни начини да зададете това състояние на вашите Microsoft Teams.

Задайте статус извън офиса в Microsoft Teams

Ако не работите в определен ден или отивате на почивка, можете да настроите състояние „Извън офиса“ в акаунта си в Microsoft Teams. Така че, когато някой от вашите съотборници ви изпрати съобщение, той ще получи автоматичен отговор, така че да знае, че не сте на разположение.

Има два начина, по които можете да зададете това състояние във вашите Microsoft Teams: чрез снимката на вашия профил и настройките. Ето как можете да направите това:

Забележка: Това работи както за Windows, така и за macOS, тъй като приложението Microsoft Teams има един и същ потребителски интерфейс и за двете.

Свързани: Microsoft Teams vs. Slack: Най-добрите безплатни приложения за съобщения на работното място

Чрез вашия профил в Microsoft Teams

1. На вашия компютър отворете Microsoft Teams.
2. Ако сте член на различни екипи, изберете коя организация или екип искате да редактирате състоянието си. В противен случай пропуснете тази стъпка.
3. След това щракнете върху снимката на потребителския си профил, която се намира в горната дясна част на екрана.
4. Щракнете върху Задаване на съобщение за състоянието.
5. В долната част на изскачащия прозорец щракнете върху График извън офиса бутон. Това ще отвори нов прозорец.
6. От прозореца Извън офис активирайте Включете автоматичните отговори опция.
7. След това въведете съобщението си извън офиса в текстовото поле под превключвателя. Каквото и съобщение да поставите тук, ще бъде изпратено до хора, които се опитват да се свържат с вас в Teams или да проверят профила ви. Това също ще бъде изпратено като автоматичен отговор във вашия Outlook, така че не забравяйте да бъдете конкретни до кога ще излезете от офиса. Вместо това можете да пишете тук, когато се върнете на работа.
8. След като добавите съобщението извън офиса, имате възможност да активирате изпращането на автоматични отговори до хора, които са извън вашата организация. Ако работите с клиенти или хора извън вашата компания, трябва да включите тази опция.
9. Всичко, което трябва да направите, е да щракнете върху квадратчето отстрани Изпращане на отговори извън моята организация. Ако искате да изпратите известието си за извън офиса само на хора от вашия контакт, поставете отметка в квадратчето за Само към вашите контакти. Ако предпочитате да го изпратите на всички, изберете Всички външни податели.
10. След това задайте желаното съобщение за външните си колеги. Въведете отговора в предоставения диалогов прозорец или можете да копирате и поставите съобщението, което сте поставили в състоянието на вашите екипи.
11. Също така трябва да насрочите кога акаунтът на вашите екипи ще изпраща автоматични отговори. Щракнете върху квадратчето отстрани Изпращайте отговори само през определен период от време опция за активиране.
12. И накрая, щракнете Запазете.

Свързани: Как да се присъедините към среща на Microsoft Teams на смартфон или настолен компютър

Чрез настройките на Microsoft Teams

1. Отворете приложението Microsoft Teams на вашия компютър.
2. След това щракнете върху три точки меню до снимката на вашия профил.
3. От опциите изберете Настройки.
4. В навигацията от дясната страна щракнете Общ. След това превъртете надолу до края на страницата Общи и щракнете График. Това ще отвори прозореца Извън офиса.
5. Следвайте стъпки от 6 до 12 от предишната инструкция, за да зададете състоянието си извън офиса.

Как да зададете статус извън офиса в мобилното приложение на Microsoft Teams

За съжаление, няма начин да зададете автоматичен отговор извън офиса в мобилното приложение на Microsoft Teams. Но все пак можете да промените състоянието си в приложението и да го изчистите след определен период. Това е идеално, ако ще отсъствате от акаунта си само за няколко часа или сте заети със срещи.

Ето как можете да промените състоянието си:

Забележка: Приложението има един и същ потребителски интерфейс, независимо от мобилната ОС, така че инструкциите по-долу ще важат и за двете.

1. Отворете приложението Microsoft Teams на вашия телефон с Android или iOS.
2. Докоснете снимката на потребителския си профил, която се намира в горната лява част на екрана. След това натиснете Задаване на съобщение за състоянието.
3. Добавете съобщението си за състоянието в предоставеното текстово поле. Ако искате да показвате съобщението си за състоянието, когато хората ви пишат или ви споменават, включете Показване, когато хората ми пишат опция. След това задайте таймер за това колко дълго ще имате това съобщение за състояние. След избрания период съобщението за състоянието ви ще бъде изчистено автоматично.
4. Накрая натиснете Свършен. Сега вашите контакти ще виждат съобщението ви за състоянието всеки път, когато ви пишат в Teams.

Свързани: Как да организирате среща на Microsoft Teams на настолен или мобилен телефон

Как да редактирате състоянието извън офиса в Microsoft Outlook

Настройката на състоянието ви извън офиса в Microsoft Teams автоматично включва същата настройка във вашия имейл акаунт в Outlook. Това означава, че можете да използвате Outlook за редактиране на вашия автоматичен отговор и промените ще се отразят и в акаунта на вашия екип. Ето как можете да редактирате състоянието си чрез вашия акаунт в Outlook:

1. Отворете приложението си Microsoft Outlook на вашия компютър.
2. След това щракнете Файл намира в горното меню.
3. След това натиснете Автоматични отговори бутон.
4. От този прозорец ще видите точното съобщение, което сте задали в акаунта си в Teams.
5. Накрая редактирайте съобщението си извън офиса и щракнете Добре за да запазите промените си. Промените, които правите тук, ще се покажат и в акаунта на вашия екип.

Как да изчистите състоянието извън офиса на Microsoft Teams

Ако искате да се върнете към нормалното си състояние и да изключите автоматичните си отговори, следвайте стъпките по-долу:

1. Отидете до настройките си извън офиса, като натиснете снимката на потребителския си профил и след това Задаване на съобщение за състоянието > График извън офиса или чрез Настройки, като щракнете Настройки > Общ > Извън офиса.
2. След това изключете превключвателя до Включете автоматичните отговори опция и натиснете Запазете.

Свързани: Най-добрите начини за управление на вашия екип в Microsoft Teams

Безгрижна ваканция с Microsoft Teams

С настройката на Microsoft Teams Out of Office можете да имате спокойна ваканция от работа. Благодарение на опцията за автоматичен отговор също не е нужно да се притеснявате, че съотборниците или клиентите се чудят защо не отговаряте на техните съобщения. Това означава, че наистина можете да се отклоните от работата си и да се насладите на заслужената си почивка.

Как да напишете професионален имейл отговор извън офиса

Искате ли да напишете професионален имейл отговор извън офиса, който да звучи професионално и да изяснява вашата гледна точка? Ето как да го направите.

Прочетете Следващото

За автора