Как да създадете табло за заявка на проект в ClickUp

Делегирането на задачи или молбата за помощ понякога може да накара хората да се чувстват неловко. Независимо дали става дума за безпокойството да питате по грешен начин или да се притеснявате какво може да си помисли някой друг, това е често срещано предизвикателство на работното място.

Дори тези, които са добре подготвени в раздаването на задачи, биха могли да се възползват от прекарването на по-малко време в съобщаване на подробностите. Може да е изтощително да следите всичко, което сте обсъждали в имейли, съобщения и срещи – особено когато загубите следа за прикачен файл, детайл или въпрос.

В тази статия ще ви преведем как да направите табло за заявка на проект в ClickUp, което прави делегирането бързо и безболезнено.

Какви колони ще включите в таблото за заявки за проекти?

Когато създавате табло за заявка на проект в ClickUp, целта е да се спести време. Ще искате да разберете на кого възлагате проекта, кога искате да го извършат, и нивото на приоритет, както и кой прави заявката. Можете бързо да го направите, като добавите колоните

правоприемник, дата на падежа, приоритет, и създадено от към вашия борд.

Ако се чудите защо създадено от колоната е важна, поради две причини. Помага на вашите съотборници да знаят кого да попитат, ако попаднат на въпрос. Освен това им позволява да знаят на кого докладват, ако имате няколко души, които възлагат проекти.

Не можете да промените кой се появява в създадено от колона, така че ако създавате задачата от името на някой друг, можете да отбележите това в описанието.

Освен това може да забележите правоприемник колоната съдържа едно име по подразбиране. Ако искате да поставите повече от един човек на задача, можете да включите няколко назначения. За да направите това, щракнете върху иконата на вашия профил в долния ляв ъгъл, отидете на Настройки, изберете ClickApps, и включете Множество правоприемници in опциите.

Ако искате да включите някой друг в проекта, който не работи активно по него, можете да го добавите като наблюдател или ако искате вашите съотборници сами да заявяват задачи, можете просто да оставите колоната празна.

Свързани: ClickUp срещу Асана: Кое е по-добро за управление на проекти?

В допълнение към четирите колони, споменати по-горе, ClickUp предлага много други, които ще ви помогнат да съобщите спецификата на проекта. Например, ако вашите задачи са чувствителни към времето, можете да използвате дата на създаване колона, за да покаже колко време е престояло. Можете също да използвате оценка на времето колона, за да дадете на вашите съотборници колко време може да отнеме проектът.

За да разберете кои колони искате да използвате, отделете време, за да помислите за начина, по който вашият екип вече раздава задачи, изберете какво работи и персонализирайте дъската си, за да отговаря на вашите нужди.

Как да настроите табло за заявки за проекти в ClickUp

Първата стъпка в създаването на табло за заявка на проект е създаването на нов списък във вашето работно пространство. За да направите това, задръжте курсора на мишката върху името на вашето работно пространство в страничната лента и щракнете върху бутона за добавяне. Наименувайте съответно списъка си.

След това поставете колоните, които искате да използвате, ако все още не са там. Ще намерите дълъг списък от тях, когато изберете опцията за добавяне в горния десен ъгъл на списъка си. Имайте предвид, че по-малкото е повече. Ако добавите твърде много информация към борда си, това може в крайна сметка да обърка вашите колеги – особено тези, които са нови в софтуера за управление на проекти.

Вие също ще искате да предприемете минимален подход със статусите. За да редактирате статусите си, задръжте курсора на мишката върху Да направя или който и да е раздел за състоянието на вашата дъска, щракнете върху трите точки вдясно и отидете на Управление на статуси. Изберете персонализиран и създайте тези, които искате да използвате, за да общувате с екипа си.

Примерът използва да направя, в ход, и завършен, но можете да станете по-креативни, ако желаете. Ако използвате дъската за заявяване на проекти, може да искате да използвате отворен вместо да правиш и имаш назначен status, за да уведомите себе си и другите, че някой друг е в него, дори ако все още не е започнал да работи.

Можете също да използвате опции като заседнал за комуникация съотборник се нуждае от помощ, или на изчакване за бързо споделяне, че даден проект нито е в ход, нито е завършен.

Как да работите в борда за заявки за проекти

Идеята зад таблото за заявка на проекта е да се ограничи комуникацията при делегиране на задачи. Не че няма да споделяте подробности или да отговаряте на въпроси, но правите всичко това на едно място, така че вие ​​и вашият екип да знаете къде да намерите информацията.

Подробностите в колоните дават на възложителя бърз преглед на очакванията на проекта. Освен това можете да поставите подробни бележки в задачата, като щракнете върху нейното име.

Тук ще намерите място, където можете да опишете задачата на вашия съотборник, да прикачите файлове и да общувате напред-назад в коментарите.

Можете също да добавите наблюдател към проекта, като щракнете върху символа за око в горния десен ъгъл. Правенето на това е подобно на изпращане на CC на някого в имейл.

След като вашият съотборник започне да работи по задачата, той променя състоянието на в ход за да покаже, че е в ход и завършен когато свършат. ClickUp автоматично скрива завършените задачи, но можете да ги видите по всяко време, като щракнете шоуто е затворено в горния десен ъгъл.

Имайте предвид, че всеки може да възлага проекти в ClickUp, така че таблото за заявка на проекти ще работи и в двете посоки. По този начин, ако имате колега, който се нуждае от вашата помощ с нещо, той може да създаде задача и за вас.

Свързани: Какво е ClickUp? Най-добрите функции за управление на проекти

Ако работите с голям екип и откриете, че таблото за заявки за проекти е твърде заето, може да искате да създадете отделни такива за всеки отдел. Можете също така да създадете табла за заявки за проекти за отделни хора, ако вашата компания има много задачи или някой се нуждае от допълнителна част от фокуса един към един.

Освен това, ако откриете, че имате някои визуални хора в екипа си, може да искате добавете изглед на дъска който използва картова система вместо списък.

Съсредоточете се със съвет за заявки на проекти

Създаването на табло за заявка на проект е бърз проект, с който могат да се заемат както начинаещи, така и опитни потребители на ClickUp. Използването на такъв не само ще помогне за ограничаване на прескачането между имейли и съобщения при делегиране на задачи, но също така може да намали времето, което прекарвате в срещи, насрочени или не.

Просто не забравяйте да обясните на екипа си как работи и да ги уведомите, че и те могат да поискат помощ от вас или един от друг, когато имат нужда от нея.

ClickUp срещу Понятие: Кое е по-добро за сътрудничество по проекти?

ClickUp и Notion са два от най-добрите инструменти за сътрудничество по проекти. Разберете кое е по-добро за вас.

Прочетете Следващото

За автора