Как да избегнем прекомерната употреба на инструменти за комуникация и сътрудничество

Инструментите за сътрудничество и комуникация са жизненоважни за успеха на всеки проект, особено за отдалечени екипи. Те помагат за повишаване на производителността и връзките между служителите, като същевременно им позволяват достъп до информация отвсякъде и по всяко време.

Въпреки това, твърде много опции могат да станат стресиращи, особено когато трябва да започнете всеки работен ден с жонглиране между различни инструменти, за да останете в течение. Тази статия ще разгледа някои съвети и инструменти, които да ви помогнат да използвате инструментите за сътрудничество по-ефективно.

Претоварване на вашия екип със сътрудничество инструменти не е решение за по-добра производителност; напротив, това може да доведе до:

• По-ниска производителност, защото вашият екип прекарва повече време в преследване на информация в множество платформи, отколкото в изпълнение на задачи.
• Забавени проекти, защото комуникацията пада между пукнатините.
• Намалено сътрудничество, защото някои хора може да се затрудняват да се запознаят с множество платформи за сътрудничество.
instagram viewer
• Труден достъп до информация, когато имате нужда от нея.
• Жонглирането между множество приложения за сътрудничество може да доведе до превключване на контекста и по-ниска ефективност.
• Разточителни разходи, тъй като много от тези софтуерни решения имат припокриващи се функции и изискват абонаментна такса.

И така, ако инструментите за сътрудничество са от решаващо значение за работата в екип, как можете да избегнете тези проблеми?

1. Дайте приоритет на вашия екип и нуждите на компанията

Важно е да започнете, като осъзнаете, че ефективното сътрудничество не е свързано с технологията, а за вашите хора и как те взаимодействат за постигане на общи цели. Инструментите за сътрудничество и комуникация идват, за да позволят и улеснят това.

Следователно, трябва да започнете с оценка на нуждите на вашата компания и какъв вид култура искате да изградите за вашия екип. Освен това, получете ясна представа за това какви задачи изпълнява вашият екип ежедневно и най-добрите начини за взаимодействие помежду си.

Например, ако искате да насърчите доверието и свободата да работите през гъвкаво работно време, изберете цифрови решения, които позволяват асинхронна комуникация и сътрудничество, като Завъртете и Yac, може да работи най-добре. Тези инструменти дават възможност на вашите хора да останат фокусирани по време на най-продуктивния си график.

От друга страна, ако вашият екип е предимно в движение и цените комуникацията в реално време, инструменти, които улесняват синхронната комуникация и предлагат както настолен, така и мобилен достъп, като Отслабване, може да е най-добрият ви вариант.

След като имате ясна представа за вашите нужди и вида култура, която искате да популяризирате, е по-лесно да стесните броя на опциите, които съответстват на вашия работен подход. Избирането на инструмент само защото е популярен може по невнимание да промени културата и операционната система на вашата компания, което води до непродуктивни резултати.

2. Използвайте Workspace Suites

След като сте оценили нуждите на вашата компания и в опит да намалите броя на инструментите за сътрудничество, които използвате, вие може да започнете, като разгледате всичко в едно или универсални платформи, които предлагат набор от функции, необходими за работа с вашия бизнес.

Тези решения са специално проектирани да обединят всичко чрез комбиниране на основни характеристики и функционалности от множество приложения в една платформа, премахвайки неудобството от отваряне на няколко програми за достъп информация.

По този начин те помагат за спестяване на време и пари, като същевременно улесняват всички да вършат нещата, без да пропускат никакви актуализации. Те са идеални за малки и средни предприятия, които не се нуждаят непременно от най-новите звънци, а по-скоро от просто и ясно решение, което им помага да работят безпроблемно.

Тези инструменти ви позволяват да обменяте съобщения, да се обаждате, да си водите бележки, да възлагате задачи и дори да планирате проекти – всичко това от едно място. Някои примери за най-добрите апартаменти за работно пространство които предоставят множество функции за рационализиране на работния ви процес включват Спайк или Същата страница. Можете да използвате един от тези инструменти, за да обедините всичките си дейности.

Да предположим, че вашата организация е специализирана в конкретна работа и вашата многофункционална платформа изглежда е „Мастер на всички занаяти, майстор на нито един." В този случай трябва да помислите за намирането на най-добрите подходящи решения за отделни функции, които могат лесно да бъдат интегрирани с всяка други.

Ако управлението на проекти е основният ви фокус, може да искате да разгледате инструменти с функции като създаване на задачи и присвояване, стабилни функции за търсене, множество изгледи на таблото, отчитане на състоянието на проекта и проект шаблони.

Свързано: Интеграции на Zapier, които ще автоматизират вашия работен процес за управление на задачи

Въпреки това, трябва да помислите и за решения за управление на проекти, които предлагат възможности за интеграция с други инструменти, напр. Кошер, понеделник.com, или Wrike. По този начин можете да използвате няколко инструмента, подходящи за конкретни цели, и да ги свържете, за да постигнете още по-добри резултати.

Освен това тези инструменти са лесни за използване, което улеснява всеки да ги научи и използва ефективно.

4. Създайте централизирано хранилище на знания

Както споменахме по-горе, един от основните недостатъци на използването на твърде много инструменти за сътрудничество е, че служителите губят ценно време прескачане от една платформа на друга за достъп до информация или дразнене на други колеги с въпроси, на които е отговорено няколко пъти.

За да избегнете това, можете да съхранявате цялата важна информация в централизирана база от знания, която е лесна за достъп отвсякъде. Можете да използвате вътрешно фирмено уики инструмент като тетра за да запазите всичко - от политики за цялата компания и уроци с инструкции до информация за конкретни продукти. Всеки с разрешение може да добавя и редактира файлове, създавайки интуитивна платформа за сътрудничество, която помага на служителите да споделят информация помежду си.

Идеята е всеки член на екипа да може да се отправи директно към тази база от знания, за да намери информация и да получи отговори на всякакви въпроси или проблеми, които може да има.

Започнете своето пътуване към ефективна комуникация и сътрудничество сега

Ако в момента се справяте с твърде много безпорядък, когато става въпрос за инструменти за комуникация и сътрудничество, помислете за прилагането на горните решения.

Използвайки възможно най-добрите цифрови решения и стратегии за сътрудничество за вашия бизнес, вие приемате голяма стъпка към това да станете по-продуктивни, да спестите пари в дългосрочен план и да подобрите цялостната производителност.

Докато се разраствате и вашият бизнес става все по-взискателен, винаги можете да преразгледате процесите си, за да отговорите на променящите се нужди.

Как да повишите производителността на работното си място с споделяне на знания

Споделянето на знания на работното място може да бъде мощно, но само ако създадете среда, която го насърчава. Ето някои инструменти и съвети, които да ви помогнат.

Прочетете Следващото

За автора