Най-доброто използване на полето за търсене на Microsoft 365

Полето за търсене на Microsoft е по-мощно, отколкото си мислите. Можете да го използвате, за да намерите бързо специфична за контекста информация, файлове и съвети в приложението Microsoft 365, в което вече работите.

Има няколко функции на полето за търсене, споделени между приложенията на Microsoft 365. Други функции са по-уникални за отделните приложения. Разбирането на най-добрите функции може само да ускори работния ви процес, както ще обсъдим днес.

Какво представлява полето за търсене на Microsoft?

Благодарение на интернет количеството информация на една ръка разстояние е неограничено. Всичко, което трябва да направите, е да намерите това, което искате. Именно този принцип прави полето за търсене на Microsoft толкова полезно.

Полето за търсене ви отвежда до информацията, файл, снимка или човек, който искате, по-бързо и с по-малко превключване между приложения и папки.

Полето за търсене е достъпно в приложенията на Microsoft 365. Ще намерите полето над панделка, с думата Търсене кани те да влезеш. Някои потребители може да видят само a

лупа което се разширява в полето при щракване в зависимост от вашите настройки. В зависимост от вашата версия на Microsoft 365, полето за търсене може да бъде извикано Кажи ми и имат a крушка вместо лупата.

Щракнете в полето за търсене и последните търсения и предложения ще се попълват в падащо меню. Въведете една буква и предложенията ще бъдат попълнени съответно.

Най-добрият начин да използвате полето за търсене е да въведете една дума или фраза. Например обобщена таблица в Excel или изглед в Word. Това ще попълни по-подходящи резултати.

Ако не виждате това, което търсите, кликнете върху Още резултати от търсенето. Вероятно там ще видите това, което искате.

Свързани: Как да индексирате Windows 11 за по-бързи резултати от търсене

Защо да използвате полето за търсене на Microsoft?

Отхвърляте ли тази способност? Само с няколко докосвания можете да щракнете до съответната папка и да отворите желания файл. По същия начин, няколко докосвания могат да отворят необходимата ви информация от търсачка, базирана на браузър.

Може би това е вярно.

Но кога за последен път си помислихте колко време ви е необходимо, за да стигнете до файл или информация? Колко секунди или колко щраквания? Колко време отнема търсенето на файлове или информация фокусирана работа в и без това разсейваща работна среда?

Вероятно е повече време, отколкото си мислехте първоначално, особено когато можете да използвате много достъпна алтернатива: да скочите в полето за търсене, да докоснете с една-две думи и да намерите това, от което се нуждаете.

Търсачката на Microsoft 365 е част от по-широката тенденция към компютри, които използват по-добре това, което знаят за вас. Възможностите за търсене в Microsoft 365 и Google Workspace вече са толкова силни, че повече от плитко ниво на папки за съхранение на файлове може да изглежда старомодно.

Свързани: Как да покажете скрити файлове и папки в Windows 11

Функции на полето за търсене на Microsoft

Полето за търсене има няколко основни функции, които работят последователно в приложенията на Microsoft 365.

1. Местоположение. Ще намерите полето за търсене в горната част на приложението, над панделка, въпреки че може да бъде сведен до минимум под формата на лупа, в зависимост от вашите настройки. Клавишната комбинация на Windows е Alt+Q.
2. Думи или фрази. Можете да въведете една дума или фраза в полето за търсене и да получите набор от специфични за контекста резултати. Например, когато сте в Outlook, полето ще показва имейли преди документи на Word.
3. Памет. Полето за търсене ще научи вашето поведение и по-интелигентно ще изведе информация за вас. Последните ви търсения се запазват, така че можете бързо да получите достъп до тях отново.
4. Съвети. Ако трябва да потърсите как да изпълните конкретна задача в приложение, просто въведете дума, свързана със задачата, в полето. Ще намерите помощен документ или видеоклип, който да ви помогне.
5. Търсене в мрежата. Ако искате да направите повече изследвания по дадена тема, въведете я в полето за търсене и основната информация ще се попълни в приложението, заедно с резултатите от търсенето в Bing, които ще се отворят в браузъра при щракване.
6. Определения. Трябва бързо да вземете определението на дума? Просто го въведете и ще получите отговор.
7. Достъп до файлове. Въведете името на файл и вашето устройство ще го намери. Можете да вмъкнете файла, където и да работите в момента, или да изберете информация от него, в която копирате.
8. Споделяне. Тип Споделяне в полето за търсене и ще можете да споделите връзка към текущия си файл със сътрудници.
9. Предложени действия. Тези специфични за контекста преки пътища ви помагат да извършвате препоръчани действия по-бързо. Те се появяват, когато щракнете в полето за търсене.
10. Бърз достъп до настройките. Просто въведете буква в полето за търсене и можете бързо да стигнете до настройка или инструмент, който в противен случай може да прекарате твърде много секунди в търсене. Например, искате ли да стигнете до настройките на абзаца в Word, но не помните къде точно се намират? Поставете P и Настройки на абзаца ще изскочи.

Функции на полето за търсене на Microsoft по приложение

Полето за търсене има някои уникални функции във всяко от приложенията на Microsoft 365. По-долу са дадени няколко примера, които да ви помогнат да започнете.

Outlook

• BCC. Искате бързо да добавите BCC към имейл? Ако не сте активирали тази възможност да бъде винаги включена, въведете BCC в полето за търсене. Ред за BCC ще бъде добавен към имейла.
• Бързи стъпки. Настроили ли сте бързи стъпки за по-добро управление на входящата си поща? Въведете буквата Q в полето за търсене и ще се появят опциите за бърза стъпка.
• Вмъкване на анкета. Имате нужда от бърза анкета на група колеги? Отворете нов имейл, въведете Vote в полето за търсене, използвайте бутона за гласуване и изберете предпочитания от вас стил на анкета.

дума

• Използвайте повторно съдържание. Възможността за повторно използване на съдържание от конкретен файл наистина се откроява в Word. Докато работите в един документ, може да искате да вмъкнете малко текст от друг. Използвайте полето за търсене, за да намерите файла и да го отворите в прозореца за търсене. Щракнете върху трите точки отдясно на файла, преди да натиснете Използвайте повторно съдържание. След това копирайте и поставете текста, от който се нуждаете, в текущия си документ.
• Изгледи. Можете бързо да промените изгледите. Въведете „Преглед“ в полето за търсене и ще видите опции за Изглед на мрежа, Цяла страница, Преглед на решетъчните линии, Преглед на решетъчните линии на таблицата, и Преглед на контура.

Excel

• Охладители. Въведете F в полето за търсене > Охладители. Ще запазите избраните в момента редове и колони видими, докато останалата част от листа се превърта.
• говори. Въведете Speak и ще получите опции за изговаряне на клетките по редове или колони.

PowerPoint

• Треньор на говорители. Въведете „Треньор“ и ще видите действие за преминаване към сесия с Коуч на говорители, който може да подобри вашите презентационни умения.
• Slide Master. Въведете S в полето за търсене > Slide Master и сте готови да започнете да редактирате главните слайдове, прословуто трудна функция за намиране за нередовни потребители на PowerPoint.

Използвайте полето за търсене на Microsoft, за да работите по-бързо

Спестете си време и спрете да търкате лентата за правилната настройка или да търсите в папки за конкретни файлове. Вместо това останете в приложението Microsoft 365, в което работите, и въведете няколко думи в полето за търсене на Microsoft за конкретни резултати. Ще намерите това, което търсите много по-бързо.

Как да намерите изгубени или изгубени файлове и документи в Windows

Когато случайно загубите или поставите файл, документ или каквото и да е друго, ето няколко решения, които можете да опитате!

Прочетете Следващото

За автора