5 инструмента, които можете да използвате, когато изоставате на работа

Претоварени ли сте от броя на задачите, които трябва да свършите за кратък период от време?

Ако да, тогава има вероятност да сте заседнали в положение, в което всичко е важно и всичко трябва да се направи сега. И може би сте започнали да мислите, че да живеете с кафе, да останете будни цяла нощ и да завършите работата е единствената останала опция.

За щастие не е така. Тук ще изброим първите пет неща, които трябва да направите, когато изоставате с работата; и превъзмогването на себе си не е едно от тях. И така, да започнем.

1. Общувайте открито и получавайте помощ от магия

Първото нещо, което трябва да направите е общуват открито с вашия шеф и колеги. Ако шефът ви продължава да ви възлага нови задачи, тогава е време да се срещнете с него и да обсъдите проблема, пред който сте изправени в момента.

Въпреки това, вместо да им кажете веднага, че имате много в чинията си и не можете да поемате повече работа, обсъдете с тях проектите, по които работите в момента. Помолете ги да ви помогнат да приоритизирате задачите, върху които искат първо да работите.

Знаейки това, вашият шеф ще разбере ситуацията. Шансовете са те да възложат новите задачи на някой друг. И ако имате късмет, може и да удължат сроковете за тези, върху които работите в момента. Освен това трябва да говорите с колегите си за натовареността си и те ще могат да излязат с план за действие, за да завършите работата навреме.

Най-накрая вземете помощ. Онлайн платформата Magic ви помага да намерите виртуален асистент, който ще трябва да плащате на база на минута. Можете да делегирате всички неща, които трябва да направите, на този асистент, но това не изисква вашия опит. Например, резервиране на срещи, проучване на нещо или дори поръчка на храна и кафе.

Освен това можете да наемете асистенти на много ниски цени от сайтове като Upwork или Fiverr за по-сложни задачи. Те могат да ви помогнат да изпълните някои от подзадачите на проекта, които можете лесно да делегирате – например редактиране или корекция на част от съдържание.

2. Дайте приоритет на задачите с Trello

Когато не разполагате с време и всичко изглежда спешно, приоритизирането е ключът.

Така, приоритизиране на задачите въз основа на крайните срокове и времето, необходимо за тяхното изпълнение. Например, ако ви остават четири дни, за да изпратите задача, която ще отнеме 4-5 часа и едноседмичен краен срок за друг проект, който може да ви отнеме 18-20 часа, за да завършите, приоритизирайте бивш. Можете също да разделите по-дългата задача на множество подзадачи, за да я улесните за вас.

След като приключите с приоритизирането, използвайте Trello, за да получите тези подзадачи и задачи в списъка си със задачи с краен срок, който сте задали за всяка от тях.

Платформата е безплатна за индивидуална употреба и ви позволява да създавате множество табла и карти и да изброявате вашите задачи под тях. Например, ако трябва да изпратите проект X до тази седмица и проект Y до следващата, помислете за създаване на две карти на канбан дъската на Trello и избройте всички подзадачи, които трябва да изпълните, с крайни дати преди окончателното ви подаване дата.

Можете също да добавите други членове на екипа към списъка. Споменете ги, задайте задачи и обсъдете нещата в секцията за коментари, ако е необходимо. Ако ти наемете виртуален асистент, можете директно да им възложите задачи от Trello и да знаете дали нещата се изпълняват навреме.

3. Възстановете мозъка си с ръководена медитация

Когато изоставате с работата, да останете будни късно през нощта, да поглъщате едно кафе след друго и да работите, докато очите ви просто не могат да се справят, може да ви заинтригува. Но помислете отново; мозъкът и тялото ни трябва да се заредят с гориво. Приемане на а цял нощен сън ще ви помогне да се освежите и да работите с най-добрата си скорост. От друга страна, ако не го направите, това може да доведе до посредствено представяне.

Въпреки това, когато изоставате с работата, стресът и невъзможността да спите изглеждат оправдани. Но можете да го поправите. Всичко, което трябва да направите, е да стигнете до офиса два часа по-рано на следващия ден, за да завършите висящата си задача. Освен това запазете няколко часа през уикендите, за да завършите работата.

Имайки това предвид, спането без никакво безпокойство е възможно. За да го направите по-лесно, изпълнете ръководена медитация. Изтеглете приложението Calm или запазете видеоклипа в YouTube по-долу и го пуснете, когато сте в леглото си.

Изтегли: Спокойно за Android | iOS (Налична е безплатна покупка в приложението)

4. Отлагайте продуктивно с FocusMe

Когато сте претоварени, вие отлагате. Това е най-лесното бягство от всички проблеми на света. Но идва с по-голяма цена. Но какво ще стане, ако можете да отлагате и все пак да можете да зачеркнете нещата от списъка си със задачи?

Просто преразгледайте как работи отлагането. Започнете с блокиране на ненужни неща, които могат да ви изкушат, докато отлагате, и работете върху по-малките подзадачи, които трябва да свършите. Платформата FocusMe може да помогне за блокиране на ненужни неща от вашия работен плот или Mac, а Trello може да помогне с изброяването на елементите, които трябва да направите за продуктивно отлагане.

По този начин ще бъдете продуктивни и ще свършите нещата, дори докато отлагате. Мотивацията идва от действието и никога не е обратното. По този начин, когато започнете да се чувствате малко странно, като работите върху задачи с нисък приоритет, ще почувствате сърбежа да се върнете към по-важните.

5. Правете продуктивни почивки

Освен да работите допълнителни часове и да отлагате, вземането на продуктивни почивки е също толкова важно. Можете или да помислите за почивка на всеки 90 минути работа или след като завършите една задача напълно.

По време на тези почивки помислете да хапнете нещо здравословно, да направите нещо, което ви успокоява, като слушане на музика или да се разходите.

Въпреки това, трябва да избягвате да губите тези паузи, като проверявате имейлите си или социалните медии. За да работи, помислете за отделяне на 20-30 минути в отговор на всеки необходим разговор, преди да започнете работа. След това изключете известията.

Освен това трябва да сте сигурни, че следите времето, докато сте на почивка. Така че, задайте таймер в обикновеното приложение за часовник на телефона си и се върнете на бюрото си веднага щом свободното ви време свърши.

Свързани: Как да настроите таймер за приложение на Android, за да контролирате времето на екрана си

Не се стресирайте заради изоставането на работа

Досега трябва да сте разбрали, че е възможно да завършите работата си, без да се претоварвате. Всичко, което трябва да направите, е да общувате открито, да приоритизирате задачите си, да осигурите правилен сън и почивки и да се възползвате от отлагането.

Това може да изглеждат малки съвети, но могат да направят чудеса, когато ги следвате правилно.

7-те най-добри приложения за по-бързо изпълнение на вашите проекти

Ако искате да ускорите работния си поток и да завършите проекти навреме, ето някои от най-добрите приложения, които можете да използвате.

Прочетете Следващото

За автора