5 причини, поради които трябва да използвате Microsoft

Microsoft To Do е мощно приложение, което често се пренебрегва в полза на по-ярките решения за управление на задачи. To Do всъщност е стабилно приложение, което си струва да се обмисли, особено ако искате да увеличите производителността си, докато използвате Microsoft 365.

Използването на задачи ежедневно за приоритизиране на това, което трябва да свършите в този конкретен ден и като център за всичките ви задачи, са някои мощни начини да започнете да се възползвате от това приложение.

Какво трябва да прави Microsoft?

Microsoft To Do е диспечер на задачи, който е включен в Microsoft 365. Докато всичките му функции могат да запълнят пълно ръководство за начинаещи, най-важното с Microsoft To Do е, че можете да въвеждате задачи в уеб, настолни и мобилни приложения. Данните се синхронизират безпроблемно чрез вашия акаунт в Microsoft.

Можете да създавате групи и списъци със задачи. Това улеснява споделянето на списък със задачи по проекта с колеги, списък с хранителни стоки с членове на семейството и списък с екипировка за къмпинг с приятели, например. Приложението е достатъчно просто, за да може лесно да се използва от хора, които не владеят цифровите технологии.

Изтегли: Microsoft To Do for Android | iOS | Windows | Mac (Безплатно)

5 причини да използвате Microsoft To Do

1. Съберете заедно своя календар и списъци със задачи.

Много приложения за календари и списъци със задачи са отделни. Това може да причини главоболие. Какво се случва, когато зададете напомняне за задача за 19:00 часа и в същото време имате събитие в календара? Или ще пропуснете едно, или постоянно ще превключвате между календара си и приложението за задачи, за да проверите наличността на времето.

Microsoft To Do решава този проблем чрез тясната си интеграция с Календар в Microsoft 365.

• В настолното приложение на Outlook можете лесно да щракнете между Календар и Задачи, които са включени в лента със задачи.
• Мобилното приложение Outlook също включва календар и задачи. Ще видите задачи за изпълнение в раздел за търсене по-долу наскоро получени и изпратени файлове. Можете да щракнете върху To Do в Outlook и приложението ще се отвори.
• В мрежата можете да използвате изгледа на таблото на календара, за да видите задачи и календара един до друг.

2. Създавайте задачи от вашия имейл

Всичко от работни задачи до приятели, които искат услуга, много задачи пристигат по имейл. За щастие To Do и Outlook в мрежата са особено мощна комбинация за производителност.

Microsoft 365 ви позволява да изтеглите имейл от вашата входяща поща в To Do, което ще намерите под Моят ден бутон на лентата. Като просто пуснете имейла на Раздел „Да направя“., ще създадете нова задача.

Задачата е независима от имейла, който можете да изтриете или архивирате.

3. Следете задачите си в екипите

Microsoft насърчава потребителите да вършат възможно най-много работа в Teams. Ето защо Teams и To Do също получиха по-тясна интеграция. Можете да добавите задачи към приложението Teams, като направите следното:

1. Отидете на Microsoft Teams > Приложения.
2. Търсене > Задача.
3. Добавяне > Задачи от Планировчик и Задачи.
4. Щракнете върху Отвори.

Задачи от Planner и за изпълнение след това ще бъде добавен към странична лента в Teams. Можете да преглеждате и създавате задачи в Teams и те ще се показват в To Do и обратно.

• Интеграцията ви позволява да продължите да чатите с колеги, докато проверявате задачите си на едно и също място, което е отлично за управление на проекти.
• Ако колега ви информира чрез чат, че една от задачите в списъка ви със задачи е завършена, можете да я отбележите завършена направо в Teams.

Свързани: Как да използвате Microsoft Power Automate за наблюдение в Twitter

Задачите бързо ще се натрупват в To Do. Когато трябва бързо да намерите задача, защо да не пропуснете превъртането и евентуално да я пропуснете? Най-добре можете да направите това, като добавите хаштаг към заглавието на задачата си или в Добави бележка раздел.

След това можете просто да потърсите хештага и да видите всички свързани задачи. Това също е бърз начин да започнете да пренареждате задачите си, ако например се промени крайната дата на статия, която ви е възложено да напишете. Можете да изтеглите всичките си задачи с хаштаг #writing и да актуализирате, когато планирате да работите върху всяка от тях.

Възможността за използване на хештагове не е уникална сред инструментите за управление на задачи. Приложението Reminders на Apple и OmniFocus ги използват добре и те също са важна част от To Do.

Свързани: Как да използвате Microsoft Excel за анализ на настроенията

5. Фокусирайте се, като използвате списъка „Моят ден“.

Вероятно прекарвате поне известно време в началото на деня си в мислене какво трябва да направите. Ако сте като много хора, можете да напишете списък със задачи. Правите това, за да ги държите отделно от купчината други задачи, които трябва да свършите утре, следващата седмица и следващия месец.

To Do може да замени сутрешното ви драскане и интелигентно да ви помогне да се концентрирате върху това, което трябва да свършите днес.

• В Моят дневен списък е готов да влезе в To Do. Той ще предложи задачи, които може да искате да свършите днес. Те включват задачи, които сте създали както в To Do, така и в други свързани приложения като Календар, Outlook или Teams.
• Можете също така ръчно да плъзнете задачи в Моят дневен списък или въведете нови задачи, които трябва да свършите.
• Елементи, в които дърпате Моят ден остават в оригиналния им списък, като се уверите, че няма да загубите следа за нищо.
• В края на всеки ден задачи, които не са маркирани като завършени, автоматично отпадат Моят дневен списък. Функцията ви позволява да започвате всеки ден с чист лист, дори ако автоматизираните предложения ще бъдат там, за да ви помогнат да изградите деня си отново сутрин.

Както Microsoft казва за To Do: „Всеки ден е ново начало.“

Microsoft To Do е мощен център за задачи

Приложението To Do на Microsoft е по-мощно, отколкото много хора му приписват. Особено ако вече сте потопени в екосистемата на Microsoft 365, превръщането й в център за управление на задачи си заслужава усилията.

8-те най-добри приложения, които можете да използвате, за да приоритизирате задачите по време на работа

Искате да увеличите производителността си на работа и да направите повече, като се съсредоточите върху задачите си? Ето някои приложения, които могат да ви помогнат да направите това.

Прочетете Следващото

За автора