Как лесно да планирате проект с помощта на Dropbox Paper

Планирането на проекти може да бъде досадно и непосилно, особено когато изисква целият ви екип да си сътрудничи по отделни задачи, сесии за мозъчна атака и др.

За щастие има технически инструменти, които могат да опростят процеса на планиране на проекта. И най-хубавото е, че някои от тях са безплатни. Dropbox Paper е безплатен инструмент за създаване и редактиране на документи, предлаган чрез Dropbox. Всичко, от което се нуждаете, е акаунт в Dropbox.

Планиране на проекти с Dropbox хартия

Хартия Dropbox разполага с всички необходими инструменти за лесно и бързо планиране на проекти. Например, можете да използвате инструмента за времева линия, за да зададете дати за задачи и до визуализирайте целия си проект.

Можете също да създавате списъци със задачи и да маркирате конкретни членове на екипа, които отговарят за всяка задача. Най-добрата част? Можете да направите всичко това в един документ, което улеснява проследяването на всички подробности.

Dropbox Paper е подходяща за мозъчна атака

Преди да се потопим, искаме да споделим това: Не е нужно да измисляте целия си проект, преди да използвате тези инструменти. Освен това може да искате

научете повече за това какво всъщност представлява Dropbox Paper.

Лесно е да си сътрудничите с екипа си, за да обмисляте проекти, докато ги планирате. Всички членове на вашия екип могат да преглеждат и редактират документи на Dropbox Paper едновременно.

Разработване на срокове с помощта на времевата линия на проекта

Първо, нека създадем основна времева линия на проекта. Отворете нов документ на Dropbox Paper и го наименувайте според вашия проект. След това изпълнете следните стъпки:

1. В долната част на документа си ще видите лентата с инструменти Dropbox Paper. Изберете иконата на времевата линия, която изглежда като миниатюрен календар.
2. Ще се появи вашата времева линия. След това изберете стрелката до Две седмици за да изберете дължината на вашия проект.

Поставяне на важни етапи

Следващата стъпка е да зададете етапите на проекта, които искате вашият екип да завърши в хода на проекта. За да направите това:

1. Задръжте курсора на мишката върху датата и a Икона на флаг ще се появи. Изберете го.
2. Назовете своя крайъгълен камък.

Ако въведете важен етап неправилно или просто искате да премахнете такъв, щракнете върху етапа във времевата линия и изберете иконата на кошчето.

Добавяне в Задачи

След като всичките ви етапи са въведени, сега ще искате да преминете през и да добавите конкретни задачи до крайната дата. Това са задачите, които трябва да изпълните, за да достигнете до всеки етап.

1. Задръжте курсора на мишката върху празното пространство под всяка дата, за да се появи сива зона. Изберете го, за да отворите Прозорец за нов артикул.
2. Въведете името на задачата си и добавете описание на задачата, ако е необходимо.
3. Задайте задачата, като изберете Икона за присвояване (тялото с кръг около него).

Ако искате да привлечете вниманието към конкретни задачи, можете да ги кодирате с цвят, като изберете Икона на палитра в горния десен ъгъл на прозореца. Например, можете да оцветите задачи с висок приоритет в червено.

Организиране на задачи с помощта на списъка със задачи

Ако искате да се откажете от времевата линия, можете да използвате инструмента за списък със задачи. Или можете да използвате списъка със задачи с инструмента Timeline, за да организирате допълнително задачите на проекта.

Например, можете да поставите ключови етапи във времевата линия и вашите задачи с дати в списъка със задачи. Когато задачите са завършени, просто поставяте отметка в квадратчето до задачата.

За да настроите списък със задачи:

1. Изберете Икона на списък със задачи (което изглежда като отметка) в лентата с инструменти в долната част на екрана.
2. Въведете името на вашата задача.
3. Изберете датата и въведете дата.
4. Ако искате да възложите задачата на някой от вашия екип, изберете Икона за присвояване и въведете тяхното име или имейл.

Това е! Ако искате да коментирате конкретни задачи, можете да го направите, като изберете Икона за коментар (който изглежда като балон за реч) до задачата.

Допълнителни функции за планиране на проекти

След като попълните графика на проекта и списъка си със задачи, вие сте на път да планирате перфектния проект. Ако искате да продължите с планирането на проекта си, ето някои допълнителни функции, които може да са полезни.

Маркиране на документи

Имате ли няколко документа за всеки проект, по който работите? Това може бързо да стане объркващо и разочароващо за вашия екип. Най-простият начин да организирате документите си по проекта е чрез маркиране.

Маркирането (#) ви позволява да поставите маркер върху вашите документи и файлове, така че да можете лесно да ги намерите при търсене. За да маркирате вашите документи:

1. Намерете документа или файла, който искате да маркирате, в Dropbox и го изберете.
2. В прозореца вдясно добавете маркер в Добавете етикет кутия.
3. Използвайте етикети, които са описателни за вашия проект. Например, #March2022MarketingCampaign ще работи в този пример.

Когато искате да намерите документи с вашите тагове, въведете маркера в лентата за търсене на Dropbox.

Шаблон за планиране на проекта

Не искате да създавате проект в Dropbox от нулата? Dropbox го улеснява с шаблона за планиране на проекти, който можете да намерите тук.

Просто изберете Използвайте шаблон, и шаблонът ще се отвори във вашия акаунт в Dropbox Paper. Този шаблон включва както списък със задачи, така и времева линия, както и друга информация, като информация за проекта.

Попълнете информацията си и ще бъдете готови. Освен това е напълно редактируем, така че можете да правите промени, за да отговарят на вашите специфични нужди.

Друг чудесен начин да запазите вашите проекти заедно е да свържете тези файлове с основния си проектен документ.

За да използвате тази функция, отворете документа си за планиране на проекта. След това изпълнете следните стъпки:

1. В лентата с инструменти изберете Вмъкване на икона на Dropbox Files, която изглежда като отворена кутия.
2. С помощта на лентата за търсене намерете файла, който искате да вмъкнете във вашия документ. Това може да бъде всичко - от договори до презентации. Можете също да качвате документи, като изберете Качване на файлове.
3. Маркирайте документа и изберете Избирам.
4. Файлът, документът или изображението ще бъдат вмъкнати във вашия документ. Можете също да кликнете върху файла, за да го отворите допълнително и да го видите на цял екран.

Какво друго можете да правите с вашия Dropbox акаунт?

Dropbox Paper е чудесен инструмент за всичко - от планиране на проекти до създаване на документи, пълни с визуализации. И така, какво друго можете да правите с вашия Dropbox акаунт? Небето е границата.

3 уникални и креативни употреби на Dropbox акаунти

Профилите в Dropbox имат различни уникални приложения, на които можете да се насладите с инструменти за споделяне и инструменти на трети страни. Ето няколко, които да опитате...

Прочетете Следващото

За автора