Как да форматирате стойности в Google Sheets

Може да се наложи да форматирате всички отрицателни записи в Google Sheet, за да ги направите по-видими при навигация в обширни електронни таблици. Това ги прави открояващи се от другите записи и става по-лесно да ги намерите.

В Google Sheets има два начина за форматиране на числа, включително условно форматиране и персонализирано форматиране на числа. Нека да видим как работят тези методи за уникално форматиране на набор от данни в Google Sheets.

Промяна на формата на отрицателните числа с помощта на условно форматиране

Като ви позволява да прилагате различни правила към набора от данни, условното форматиране опростява процеса на форматиране. Въпреки това, въпреки че ви предоставя голяма гъвкавост за форматиране на клетки с различни формули и условия, може да се наложи да добавяте правила няколко пъти, за да постигнете желания резултат.

Нека приложим условното форматиране към набор от данни, за да направим разбирането ясно. Помислете за следния списък с печалба от продажби за седем седмици:

Помислете за случая, когато искате цветът на всички отрицателни записи да бъде променен на червен. Следвайте стъпките по-долу, за да видите как можете да постигнете това в дадения набор от данни:

1. Изберете диапазона от клетки, в който искате да форматирате отрицателни записи.
2. Навигирайте до Форматиране опция в менюто и щракнете върху Условно форматиране в списъка.
3. Това ще отвори Правила за условен формат прозорец, където трябва да приложите правилата за форматиране.
4. В този прозорец намерете Форматирайте клетки, ако... падащо меню и изберете По-малко от опция от списъка.
5. Въведете "0" в Стойност или формула кутия.
6. В Стил на форматиране, Цвят на запълване ще бъде избран по подразбиране, което ще промени цвета на клетките (със стойности по-малки от 0) с избрания там.
7. Навигирайте до Цвят на запълване и щракнете върху Цвят на темата бял. (Това ще направи цвета на запълването бял, правейки го да изглежда сякаш форматирането е изчистено)
8. Сега щракнете върху Цвят на текста опция точно преди Цвят на запълванеи изберете червения цвят от списъка.
9. Удари Свършен.

Форматиране на набор от данни с множество правила

Като добавите друго правило, можете условно да форматирате други стойности в набора от данни, например, като промените положителните стойности в синьо. Ето как го правите:

1. Изберете същия набор от данни, който искате да форматирате с друго правило.
2. Навигирайте до Формат > Условно форматиране.
3. Кликнете върху Добавете друго правило.
4. Изберете по-голям от в Форматирайте клетки, ако... и влезте "1" в Стойност или формула кутия.
5. Изчистете Цвят на запълване формат, както сте направили по-горе.
6. Променете Цвят на текста до синьо.
7. След като прегледате форматирането, натиснете Свършен.

Ето как можете да използвате условно форматиране в Google Sheets, за да форматирате конкретни стойности в набора от данни, за да ги откроите. Сега нека проучим как да използваме персонализирано форматиране на числата, за да постигнем същата цел.

СВЪРЗАНИ: Как да използвате функциите COUNTIF и COUNTIFS в Google Sheets

Промяна на формата на отрицателните числа с помощта на персонализирано форматиране на числа

Персонализираното форматиране на числа дава същите резултати като условното форматиране, но включва форматиране на стойности в набори от данни с помощта на лесно достъпни различни стилове на форматиране или персонализирани формули.

Следните стъпки ще ви покажат как да форматирате отрицателни числа с помощта на персонализирано форматиране на числа:

1. Помислете за същия набор от данни като по-горе.
2. Изберете диапазона от клетки, които искате да форматирате.
3. Навигирайте до Формат > Номер > Персонализиран формат на числото.
4. Въведете тази формула в полето: „Генерал;[червен]генерал; Общ;@"

Горният код ще форматира числата в избрания от вас диапазон, както е показано в визуализацията по-долу. Щракнете върху Приложи когато сте доволни от формата.

Как работи персонализираното форматиране на номера?

Нека да разгледаме как работи горният код в персонализирано числово форматиране:

генерал;[червен]генерал; Общ;@

Четирите типа данни (стойности) съществуват по подразбиране в Google Sheet, а именно „Положителни“, „Отрицателни“, „Нула“ и „Текст“. Последователността остава същата при смяна на формати чрез прилагане на формули.

Можете да промените цвета на всяка стойност чрез поставяне [цвят] преди Общ (което означава стойност по подразбиране) в кода. В ";" се използва за разделяне на всички видове формати, докато "@" се използва за запазване на текстовите стойности непокътнати. Въпреки това, можете също да промените цвета на текста по същия начин.

В този пример възнамеряваме да променим само цвета на отрицателното число, което се намира на второ място в кода. Затова сме поставили [Червен] преди него. По този начин, ако желаете да промените цвета на положителните стойности, можете да го направите с една стъпка. По същия начин можете да промените цвета както на нулевите, така и на текстовите стойности.

Едно ограничение на персонализираното форматиране на числата е, че можете да промените само цвета на текста, а не на цялата клетка, което може лесно да се направи с условно форматиране.

Персонализираното форматиране на числа има едно предимство пред условното форматиране, тъй като можете да промените форматирането за всичките четири типа стойности наведнъж. За разлика от тях, трябва да приложите всяко правило отделно с условно форматиране.

Динамични ли са тези типове форматиране?

Да, и двата типа форматиране правят вашия набор от данни динамичен. Следователно форматът ще се прилага автоматично всеки път, когато промените стойност в целия набор от данни (където е използвано форматирането).

СВЪРЗАНИ: Как да споделяте и защитавате своите Google Таблици

Дори ако премахнете стойност от клетка, където е приложено форматирането, тази клетка ще запази форматирането си. Той форматира нови стойности въз основа на правилата, които задавате следващия път, когато ги добавите.

Освен това копирането на данните от клетки в други клетки в същите или различни листове ще носи със себе си правилата за форматиране. По този начин, след като приложите формата, можете да продължите да променяте данните във вашия набор от данни.

Как да изчистите форматирането в Google Sheets

Следвайте стъпките по-долу, за да изчистите форматирането в Google Таблици.

1. Изберете набора от данни, за който искате да изчистите форматирането.
2. Навигирайте до Формат > Изчистване на форматирането.

При изчистване на формата на конкретен набор от данни се премахват само условните формати, заедно с подравняването и други приложени формати. За да премахнете персонализирани числови формати, ще трябва да изчистите приложената формула.

Лесно форматирайте стойностите в Google Sheets

Форматирането на стойностите по различен начин в набора от данни опростява навигацията по данни. Промяната на отрицателните числа в червено или друг цвят, например, улеснява тяхното забелязване в набора от данни.

Въпреки че и двата вида форматиране работят добре, те имат своите недостатъци. Условното форматиране изисква прилагане на правила няколко пъти, докато персонализираното форматиране на числа може да е по-податливо на грешки, ако не знаете формулата или кода. Можете да изберете този, който най-добре отговаря на вашите нужди.

Трудно ли ви е да накарате електронните си таблици да изглеждат по-професионално? Възможно е да ги накарате да се откроят, като следвате прости съвети. Това включва използването на правилния шрифт и разстояние в листа до използване на заглавки и линии на мрежата, за да се улесни четенето на информацията.

9-те най-добри съвета за форматиране на таблици в Google за създаване на професионално изглеждащи електронни таблици

Искате ли вашите Google Таблици да изглеждат професионално и да се открояват? Ето няколко съвета, които трябва да следвате.

Прочетете Следващото

За автора