5 предимства за спестяване на време от използването на софтуер за управление на проекти

Работата в екип кара мечтата да работи – освен когато става въпрос за недоразумения. Когато обсъждате нов проект, прекаленото общуване, недостатъчно общуване и недоразуменията могат да отнеме много време.

Вероятно сте прекарали известно време в търсене на части от информация или файлове, които живеят в нашите пощенски кутии, мигновени съобщения или лепящи бележки от срещи и телефонни обаждания.

Ако можете да се свържете, може да се възползвате от използването на софтуер за управление на проекти. В тази статия ще ви преведем през списък със спестяващи време предимства, които този тип софтуер предлага, с примери от ClickUp, Notion и Asana. Дори ако работите самостоятелно, може да намерите някои неща за вкъщи.

1. Няма повече изпращане и търсене чрез имейли

Благодарение на софтуера за управление на проекти можете да се откажете от изпращането на имейли със задачи.

Вместо това можете да използвате колоната за правоприемник във вашия ClickUp табла за проекти. Това ви позволява да прехвърлите собствеността върху проект на някой друг.

След като добавите описанието на проекта, крайната дата и всички други подробности, които искате да включите, просто добавете своя колега към тази колона и той ще получи известие или ще го види в своите задачи списък.

Ако искате повече от едно лице да поеме собствеността върху проекта, можете да активирате колона с множество възложители, като използвате ClickApps на ClickUp.

Имате опцията да активирате това, когато създавате работното си пространство. Ако обаче трябва да го добавите по-късно, преминете към аватара на вашия профил в долния ляв ъгъл и щракнете върху него, за да намерите ClickApps в менюто.

Оттам превъртете през опциите, за да намерите Множество правоприемници, включете го и го отметнете за работното пространство, в което искате да го използвате.

Колоната на правомощия е за тези, които предприемат действия по проект. Ако искате да CC някой в ​​проекта, добавете го като наблюдател, като щракнете върху символа за око в горния десен ъгъл на картата със задача.

Свързани: Понятие срещу Evernote: Кой е подходящ за вас?

Сега възложителите и наблюдателите са на линия за по-късни актуализации, включително лицето, създало задачата – и никой не трябва да превърта през имейл с дължина 50 нишки за подробности.

2. По-малко ненужни срещи

Ако някога сте чували някой да казва, че срещата може да е имейл - може да е и страница в Notion.

Вместо да се събирате или провеждате мозъчна атака за по-малки проекти и идеи, създайте нова страница и си сътрудничете.

Ако сте нов в Notion, Екипни задачи шаблонът ще ви помогне да започнете. За да създадете нова страница в изглед на дъската от този шаблон, щракнете върху бутона за добавяне в долната част на колоната. Ако предпочиташ изглед на списък, просто добавете нов ред към списъка си.

Преди да добавите съотборниците си, попълнете свойствата като крайна дата и приоритет, както и подробностите и идеите, които имате. Включете подкана за вашите колеги да добавят своите мисли и предложения и след това ги добавете като назначени.

Можете също да наречете този имот съотборници, ако предпочитате нещо по-неутрално.

Примерното изображение използва допълнително описание, за да изпъкне целта на страницата. По-долу всеки може да добави информация, използвайки текст, заглавки, изображения, прикачени файлове, връзки и много други удобни команди.

Освен това, ако вие или ваш колега случайно изтриете нещо смислено, можете да видите предишни версии на страницата, като щракнете върху иконата на часовник в горния десен ъгъл.

3. Няма нужда да обяснявате проекта многократно

Не се нуждаете от твърде много колони или свойства, за да сте сигурни, че подробностите за заданието ви са ясни и последователни. Всъщност вероятно можете да се измъкнете с използването само на правоприемник, срок и приоритет.

Свързани: Творчески начини да извлечете максимума от асана

Преди да добавите вашите колеги като възложители или сътрудници към задача в управлението на вашия проект софтуер, попълнете информацията във всяка колона и отворете картата или страницата със задачата, за да попълните описание.

Ето как изглежда това с помощта на просто оформление безплатната версия на Asana.

Благодарение на ясното оформление и етикети, всеки ще знае кой е възложител или сътрудник, след като ги добавите. Те също така ще имат ясни инструкции за това кога е крайната дата, нивото на приоритет на задачата и за кой проект или раздел допринася задачата, в допълнение към подробностите.

4. Избягвате да отговаряте на същия въпрос при повторение

Ако някой поиска разяснение чрез Slack или имейл, не всеки има достъп до отговора. Ако попитат в секцията за коментари на съответната задача във вашия софтуер за управление на проекти, всички ще го видят.

Ето пример за използване на ClickUp.

Това, което е отлично в коментарите на ClickUp, е, че всеки създава нова нишка. Ако получите два въпроса, можете да отговорите на тях поотделно, като изберете отговор под коментара. Можете също да назначите някой на въпроса, ако смятате, че може да има по-добър отговор.

Публичният въпрос и отговор трябва да предотвратяват възникването на едни и същи въпроси. Но ако отново получите въпроса и това не е бърз отговор, можете да насочите колегата си в правилната посока, като им присвоите и отговора.

5. Далеч по-малко преследване на други за тяхната работа или търсене на файлове

Тъй като софтуерът за управление на проекти насърчава сътрудничеството, имате много инструменти за комуникация с вашите колеги. Ако искате бърза актуализация на състоянието, всичко, което трябва да направите, е да ги маркирате в коментар – в Notion. Можете да направите това с помощта на по знак (@) и издърпване на името им в лентата за търсене.

Също така няма да е необходимо да преглеждате имейли или да молите колегите си да ви изпратят документ по имейл, тъй като те могат да ги добавят направо в копието на страницата на проекта. Въпреки това, ако искате документите да се показват на едно и също място всеки път, можете да добавите колона за документи към вашия страница на таблото на проекта.

Колоната с документи прави чудеса, ако имате съотборник, известен с това, че ви моли да изпратите отново файл всеки път, когато загубят следите му. Можете любезно да им кажете, че е там в таблото на проекта, ако отново го изгубят.

Увеличете своята производителност със софтуер за управление на проекти

Работата в екип е забавна, особено когато проектът работи гладко. Като управлявате задачите си в софтуера за управление на проекти, можете да помогнете за намаляване на триенето и да спестите на вас и вашите колеги много време, като държите всичко организирано на едно място.

Дори и да работите сами, пак ще се възползвате от това къде да намерите всички подробности и документи, от които се нуждаете. Кой софтуер ще изберете зависи от вас. С много налични отлични опции е повече от вероятно да намерите такъв, който работи за вас и вашия екип.

Notion, ClickUp и Asana са чудесен избор, ако търсите някои предложения, за да започнете.

ClickUp срещу Асана: Кое е по-добро за управление на проекти?

Има много опции за софтуер за управление на проекти, ето няколко съвета, които да ви помогнат да изберете между Asana и ClickUp.

Прочетете Следващото

За автора