Как да си водите бележки по време на срещи в Zoom като професионалист

Независимо дали става дума за екипна среща или клиентско обаждане, срещите на Zoom се превърнаха в съществена част от живота на всеки отдалечен работник. Повечето хора обаче забравят дискусията след края на срещата. Ако не помните най-важните моменти от срещата, това може да ви направи неефективни, което може да доведе до непродуктивност. И така, как оставате в течение на всичките си онлайн срещи?

Въведете бележки от срещата. Въпреки че това не е нова концепция, много хора нямат подходяща система за водене на бележки, която да им помогне да бъдат в крак с обажданията си. Но как си водите бележки по време на срещи в Zoom? Нека разберем.

Бележки от срещата vs. Минути: Каква е разликата?

През повечето време хората използват бележки от срещи и протоколи от срещи взаимозаменяемо. Те обаче не са едни и същи неща и разбирането на техните различия може да помогне за повишаване на ефективността.

Бележките и протоколите са действия, които записват съществени точки, обсъждани на среща, но са насочени към различни неща. Бележките от срещата са кратка информация за идеи, планове, цели, действия, крайни срокове, споменати в срещата. Можете да променяте съдържанието в зависимост от вашата цел и намерение.

От друга страна, протоколите от заседанията са формални подробности, които могат да служат като правна документация на срещата, която одиторите и съдилищата могат да видят. По същество протоколите улавят информация като присъстващи и отсъстващи срещи, обсъждани теми, начален и краен час на срещата, взети решения и др. Минутите следват определена структура, за разлика от бележките, които могат да се променят.

Свързани:Най-добрите шаблони за протоколи за срещи за професионалисти

Как да си водите бележки в среща в Zoom

Освен лична употреба, бележките от срещи могат да послужат и като ресурс, който вашите колеги да използват, особено ако сте готови да споделите вашите. Тъй като те имат цялата жизненоважна информация, обсъдена на среща, това може да помогне за повишаване на производителността на вашия екип.

Въпреки това, вашите бележки от срещата трябва да имат структура. Иначе никой няма да ги разбере. Ето как можете да водите бележки от срещи като професионалист:

1. Запознайте се с основите на воденето на бележки

Когато си водите бележки, има няколко теми, които трябва да покриете. По-долу са нещата, които трябва да включите:

ПРЕДВАРИТЕЛНА СРЕЩА: Преди да започне срещата, запишете подробностите, които вече са ви достъпни, за да не губите време. ето ги:

• Дата и час: Това ще ви помогне да организирате и сортирате добре бележките си.
• Участници и вид на срещата: Обаждане на клиент ли е или среща на екип? Кой присъства?
• дневен ред: Резюме за какво е срещата.
• Идеи: Имате ли нещо, което бихте искали да споделите по време на срещата? Запишете ги, за да не ги забравите.

ПО ВРЕМЕ НА СРЕЩАТА: След като срещата започне, можете да съсредоточите своите бележки върху важни неща, споменати по време на срещата, като например:

• Елементи за действие: Ако има някакви планове, обсъдени по време на срещата, запишете ги. Предоставете споменатите подробности, като участващите хора, назначение и отговорности, график и срок.
• Факти: Всички важни факти, посочени по време на срещата.
• Въпрос и отговор: Запишете въпросите, зададени в срещата, и техните отговори, за да можете да се обърнете към тях, ако е необходимо.

Свързани: Съвети за водене на по-добри бележки с Microsoft OneNote

2. Не записвайте всичко, което чуете

Воденето на бележки не е за заснемане на всичко, което се споменава по време на Zoom среща. Записването на цялата среща е подход от старата школа; професионалистите вече не правят това. Ако опитате стария метод, най-вероятно ще се провалите. Това е така, защото целият процес отнема време и побеждава основната цел на воденето на бележки. Освен това ще обърка вас или всеки, който ще го прочете, тъй като ще съдържа излишна информация, която е ненужна.

Вместо това записвайте само ключови думи и елементи за действие. По принцип, вие хващате ключови думи и създавате обобщение на точката и всичко, което трябва да се направи с нея. Можете да разгледате основите на воденето на бележки, за да поддържате бележките си кратки и лесни за разбиране.

3. Създайте шаблон

За да направите целия процес на водене на бележки по-бърз, трябва да създадете шаблон. Това ви спестява време да мислите кой детайл къде отива. В същото време не е нужно да отделяте повече време за редактирането му след срещата, тъй като вече е форматирана.

Можете да създадете шаблон, който отговаря на вашите нужди, или можете също да следвате различни стратегии за водене на бележки. Например, можете да опитате метода квадранти и да разделите бележките си на четири секции: въпроси, задачи, назначени и бележки. Ако сте визуален човек, мисловната карта може да бъде идеален шаблон.

Освен стратегии, можете също да използвате приложения за водене на бележки за да ви е по-лесно да организирате всичко. Някои приложения вече имат готов шаблон, който можете да използвате, така че не е нужно да мислите за създаване или намиране на такъв.

Свързани: Чисти и лесни приложения за водене на бележки, които работят офлайн

4. Определете Вашата цел

Ако искате да сте успешни в писането на бележки за срещи в Zoom, най-важното нещо, което трябва да вземете предвид, е вашата цел. Запитайте се: Защо пишете бележки? Искате ли да използвате това, за да бъдете ефективни и да напреднете в кариерата си? Пишете ли бележки като част от работата си? Искате ли да ги споделите? Правите ли го, за да сте по-организирани? Какво искаш да извлечеш от него?

Определянето на целта ви за водене на бележки ви позволява да бъдете по-мотивирани да го правите по-добре. Ако знаете какво искате да постигнете, писането на бележки от срещи се превръща в разходка в парка, тъй като ще имате по-ясно разбиране за желания резултат. Не забравяйте, че вашите бележки от срещи трябва да ви помогнат да станете по-добри в кариерата си. Това не е просто нещо, което правите; може значително да ви помогне да напреднете и да станете много по-ефективни в работата.

Практично ли е винаги да си водите бележки по време на срещи в Zoom?

Не винаги е нужно да си водите бележки по време на срещи. Трябва обаче да се научите да оценявате важността на всяко обаждане, което предприемате. Например, ако това е просто повикване за подравняване и няма споменати важни подробности, можете да пропуснете бележките и да се съсредоточите върху самото обаждане.

Все пак воденето на бележки е основно умение, което трябва да научите, за да напреднете в кариерата си. Освен че подпомага ефективността, може да доведе до по-добро задържане, което може да подобри дългосрочната ви памет. Той също така изгражда отчетност и повишава ефективността на вашите съотборници, като им позволява да станат по-наясно какво трябва да правят. И накрая, дава посока, така че да знаете къде да насочите вниманието си.

Цифров срещу Бележки на хартия: Кои трябва да използвате?

Вашите навици за водене на бележки могат да бъдат сърцето на вашата производителност. Обичате ли да ходите в старо училище с хартиени бележки или предпочитате дигитални приложения за водене на бележки?

Прочетете Следващото

За автора