Как да проведем успешна среща за стартиране на проекта

Срещите за стартиране на проекта са идеалната възможност да съберете всички членове на екипа на една и съща страница и да работите за постигане на обща цел. Ето защо те трябва да бъдат добре подготвени и обмислени, тъй като ще ви помогнат да извлечете максимума от дискусията си с клиента.

В тази статия ще споделим някои съвети и инструменти, които да ви помогнат да проведете успешна начална среща с вашия екип.

Какво е начална среща на проекта?

Начална среща на проекта е мястото, където мениджърът на проекта се среща с екипа, а понякога и с клиента, за да представи целите на проекта, да обясни как ще бъдат постигнати и да прегледа ролите на всички. Обикновено се провежда в самото начало на нов проект, въпреки че може да е подходящо да има такъв по-късно в процеса, ако възникнат нови пречки или въпроси.

Този тип среща ви помага да започнете новия си проект на солидна основа, като ясно съобщавате какво се очаква, как ще се измерва напредъкът и какви клопки могат да предстоят. Като цяло, това определя курса за гладко сътрудничество по проекта с всички заинтересовани страни.

Предимства от провеждането на среща за стартиране на проекта

Както бе споменато по-горе, срещите за стартиране на проекта са възможност всички да се съгласуват с визията на вашия проект и техните роли в него. Следват някои други забележителни предимства от успешната начална среща:

• Проектите работят по-ефективно, когато всички членове на екипа разбират своите отговорности.
• Началните срещи ви показват колко далеч е вашият екип в разбирането какво ще включва проектът. Това може да ви помогне да идентифицирате всички потенциални проблеми, които могат да възникнат по пътя.
• Началните срещи помагат за изграждането на връзка между вас и вашия клиент, като привеждате всички в равни условия в началото на процеса.
• Планирането на всичко рано намалява вероятността от промени, които могат да причинят потенциални забавяния по-късно по време на проекта.
• Вашият клиент ще има възможност да предостави ценна обратна връзка и идеи, преди да отиде твърде далеч в жизнения цикъл на проекта.
• Успешната среща за стартиране на проекта увеличава вероятността да останете в рамките на бюджета и по график.

5 съвета за провеждане на успешна среща за стартиране на проекта

Следват някои основни стъпки, които трябва да предприемете, когато се подготвяте за среща за стартиране на проекта:

1. Създайте своя дневен ред

Вашият дневен ред дава на срещата ясна посока, която да следва, и затова е от решаващо значение да създадете такава и да я разпространите преди началната среща. Предварителното планиране на дневен ред ще ви помогне да останете фокусирани и върху задачата.

Можете да използвате приложение за водене на бележки като Evernote да създадете план за среща, до който всички членове имат достъп. Можете да започнете от нулата или да спестите време, като използвате един от неговите шаблони за срещи.

Добавете всички уместни подробности за проекта, след като се справите с основите, включително продължителността на срещата и председателя (ръководителя на проекта). Въпреки че те ще зависят от конкретния проект, върху който работите, ето някои общи идеи, които трябва да имате предвид:

• Поздрави и въведение
• Ясно обяснение какво планирате да постигнете по време на началната среща
• Целта на проекта
• Обхват на проекта
• Ограничения, свързани с времето и бюджета
• Текущи известни рискове
• Списък на продуктите
• Отворена дискусия и въпроси.

2. Поканете правилните хора

На този етап искате да се съсредоточите върху поканата на всички ключови заинтересовани страни. Въпреки това, в нетърпението си да задействате топката, може да се изкушите да поканите всички, които имат нещо, дори отдалечено свързано с проекта. Това може да повлияе на вашата среща, тъй като управлението на голяма тълпа ще бъде по-предизвикателно. Трябва да включвате само членове на екипа, които имат роля в проекта (и могат да дадат ценен принос).

Можете да поканите присъстващите на срещата по имейл или още по-добре чрез инструмент за вътрешна комуникация като Отслабване. Можете да използвате този инструмент, за да създадете канал (група), който ще използвате за споделяне на дневния ред на срещата и други подходящи документи, така че всеки да може да премине през тях преди срещата.

3. Направете срещата интерактивна

Поддържайте началната си среща интерактивна, като предоставите отворена платформа за изразяване на идеи или предложения. Целта тук е да се гарантира, че всички участват активно по време на срещата. Ето няколко идеи какво бихте могли да направите:

• Групови мозъчни бури: Това работи най-добре, ако няколко членове на екипа имат подобна област на опит. от мозъчна атака заедно, можете бързо да надграждате взаимно познанията си и да разработвате креативни решения, които проправят пътя към успеха.
• Редувайте се да председателствате срещата: Въпреки че е идеално ръководителят на проекта да подпомага началната среща, можете да сменяте председателите, за да избегнете загуба на вниманието на хората. Позволява на всеки да се заеме с ръководене на конкретни аспекти от дневния ред на срещата или представяне на презентации, което също може да помогне на екипа да се почувства по-ангажиран в проекта.
• Поискайте обратна връзка: Всеки път, когато представяте нещо ново, попитайте присъстващите дали имат някакви въпроси относно това, така че всеки да каже думата си в срещата. Можете също така да се възползвате от тази възможност, за да откриете други мисли или притеснения, които може да имат че несигурността не се натрупва с течение на времето – основна причина за неудовлетвореност сред хората, участващи в а проект.

Тези интерактивни техники ще гарантират, че всички ваши заинтересовани страни са активно ангажирани в началната среща.

4. Изяснете ролите и отговорностите

Ако приемем, че всеки разбира целия проект и как се вписва в него, следващата стъпка би била да се определят ролите и отговорностите им. Използвайте тази възможност, за да повторите предишните дискусии за това какво всички очакват един от друг. Можете да използвате онлайн инструмент като асана да създават контролни списъци, така че всеки да може да види за кои задачи отговаря.

Можете да започнете, като зададете елементи за действие, които трябва да бъдат завършени с договорен краен срок, след което ги разпределите между членовете на екипа. Подредете тези дейности по приоритет, като най-важните задачи са изброени първи. По този начин можете да гарантирате, че сроковете са спазени, без да се налага да разтягате хората твърде много.

5. Добавете резюме на срещата към вашата вътрешна Wiki

След като срещата приключи, превърнете бележките си в добре организиран документ, за да улесните бъдещите справки. Можете да използвате вашия вътрешно уики като онлайн хранилище, до което всеки в проекта има лесен достъп.

По този начин винаги можете да се справите с бележките от срещите, когато има въпроси относно нещо, обхванато по време на началната сесия. Можете също да използвате вашето уики, за да добавяте актуализации, докато напредвате в жизнения цикъл на проекта.

Задайте правилния тон за целия проект с начална среща

Началната среща е жизненоважна стъпка във всеки проект, тъй като задава тон за целия жизнен цикъл на проекта и насочва всички участници в същата посока.

Можете да използвате горните съвети и инструменти, за да привлечете всички свои заинтересовани страни на една и съща страница и да проправите пътя за продуктивен работен процес.

6 лесни начина да направите срещите си по-продуктивни

Ако искате да знаете как да проведете успешна екипна среща, вижте тези 6 основни съвета, които трябва да следвате.

Прочетете Следващото

За автора