Как да архивирате елементи в Notion

Може да сте забелязали, че Notion, за разлика от друг софтуер за управление на проекти, не разполага с опция за архивиране. Това обаче не означава, че не можете да го направите.

Всъщност има много начини, по които можете да съхранявате предишни задачи и проекти, без да се налага да преминавате към друг софтуер. В тази статия ще ви преведем през три опции, но първо ще обсъдим защо архивирането е важно.

Защо може да искате да архивирате елементи в Notion

Някои обичат да използват минималистичния подход към управлението на проекти и задачи и да изтриват елементи, докато ги завършват. Други обичат да задържат бележки за всеки проект, който някога са докоснали.

И двата подхода са добри. Въпреки това, мнозина вероятно ще се съгласят, че е по-лесно да се работи със софтуер без претрупване.

От друга страна, търсенето на стари бележки за проекти само за да разберете, че сте ги изтрили, никога не е забавно. Това е мястото, където архивирането идва по-удобно.

Когато архивирате елемент, вие се освобождавате от неща, които вече не са актуални, но все още имате достъп до тях, в случай че имате нужда от тях по-късно.

Ако се чудите защо някой може да иска да запази стара информация, бележките и данните от предишни проекти могат да бъдат изключително полезни за планирането на следващите ви проекти. Можете също да го използвате, за да отстраните неизправности, ако възникне проблем или да споделите подробности с други, които биха могли да имат въпроси относно процеса или резултата по-късно.

Свързани: Как да започнете с Notion: Основни съвети и трикове

Освен това, воденето на записи на вашата работа може да ви помогне в други области като поставяне на цели, писане на казуси или представяне на работата ви в преглед на изпълнението.

1. Архивирайте вашите елементи в Notion чрез изтриване

Един от начините, в който можете да архивирате вашите артикули Понятие е да ги изтриете. Въпреки че това може да звучи постоянно, всичко, което изтриете в приложението, отива в кошчето, преди да решите да се отървете от него завинаги.

За да намерите елементи в кошчето, отворете го, като щракнете върху иконата в долния ляв ъгъл. Ще се появи панел, където можете да използвате лентата за търсене в горната част или да превъртите списъка, за да намерите това, което търсите.

Имайте предвид, че този метод може да работи по-добре за някой, който не прави много архивиране.

Един от основните недостатъци на този метод е, че елементите и страниците ще бъдат трудни за намиране, ако имате няколко с едно и също име. Там също отива всичко, а не само важните неща, така че ще имате много за пресяване, ако не си спомняте точно името.

Нещо повече, не можете да пренареждате или организирате кошчето си за боклук, освен да превключвате между тях всички страници и в текущата страница. Това обаче е най-бързият начин за архивиране на елементи, ако търсите незабавно решение.

Ако сте загрижени за случайно изтриване на всичко в кошчето си, Notion ви позволява да изтривате само един елемент в даден момент. Освен това, той ви пита дали сте сигурни, преди да завършите действието.

2. Създайте обща архивна страница в Notion

Ако предпочитате да не изпращате артикулите си в кошчето, можете да създадете обща архивна страница, която да действа като универсална. Това ще запази всичко, което искате да запазите за по-късно, независимо от темата.

За да направите такъв, щракнете Нова страница в долния ляв ъгъл и наименувайте архива си съответно. След това намерете елемента или страницата, които искате да изпратите там, и изберете трите точки, за да изведете меню с опции.

Изберете Преместете се в в менюто с опции и изберете вашата архивна страница от списъка. Елементът ще изчезне и сега ще го намерите във вашия архив.

Тъй като Notion не поставя тези елементи вместо вас, ще трябва да ги плъзнете и пуснете там, където искате да отидат. За да намерите по-бързо архивираните си елементи, опитайте да поставите някои заглавки в страницата и да ги организирате съответно.

Ако това помага, можете да кодирате цветно заглавията си и изброените страници, за да ги намерите още по-бързо. Всичко, което трябва да направите, е да изберете един или няколко, задържайки клавиша shift, щракнете с десния бутон, изберете цвят и изберете кой оттенък искате от списъка.

Огромните възможности на Notion за персонализиране, наред с другото причини, направете го един от най-добрите. Имайте предвид, че няма правилно или грешно, когато става въпрос за организиране на вашата страница, стига да работи за вас.

3. Архив в рамките на страница в понятие

Ако има страница, която използвате широко, може да искате да създадете архив на страницата, който ще ви помогне да следите старите елементи. По този начин можете просто да плъзнете и пуснете елементите, които искате да запазите за по-късно, и всички те ще бъдат свързани с една и съща тема.

За да направите това, поставете курсора си до името на страницата в страничната лента и изберете иконата плюс, за да добавите бързо нова страница в долната част на текущата.

В противен случай можете да натиснете наклонената черта на клавиатурата си, за да изведете командите и да добавите нова страница. Използването на команди ще ви отведе направо в новата страница, така че да можете добавете шаблон или започнете да го персонализирате.

Сега всичко, което трябва да направите, е да плъзнете и пуснете елементи във вашия архив, като щракнете върху тях с курсора и ги издърпате отгоре на страницата на архива. Ще разберете, че ще влезе, когато блокът на страницата подчертае различен цвят.

Подобно на Преместете се в опция, нещата, които премествате, няма да са наред, след като ги пуснете. Въпреки това е бързо да организирате елементи под заглавки, където можете да групирате подобни проекти.

Свързани: Полезни функции за навигация в Notion, за да сте организирани

Други предложения за организиране на старите ви данни могат да бъдат по азбучен ред или по дата. Можете дори да опитате да го сортирате в таблица вместо в списък. Всичко се свежда до типа данни, с които работите и кое работи най-добре за вас.

Останете организирани в идея с архивиране

Сега, когато имате някои опции за архивиране в Notion, е време да започнете да почиствате страниците си или да ровите в кошчето си за важни данни, които може да искате да съхранявате другаде. Скривайки проекти и задачи, които в момента не са уместни, ще можете да намерите елементите, които търсите, по-бързо, като същевременно ограничавате разсейването.

Notion е чудесно място за организиране на всички ваши лични и свързани с работата задачи и проекти, благодарение на лесното си персонализиране и обширните функции. Въпреки че няма вградена система за архивиране, неговата гъвкавост ви улеснява да създадете свое собствено решение.

100+ клавишни комбинации Notion за Windows и Mac

Notion е отлично работно пространство всичко в едно. Научете как да навигирате и да го използвате като професионалист с тези удобни клавишни комбинации.

Прочетете Следващото

За автора