Как да използвате комуникация само с текст за подобряване на ефективността на виртуалната работа

Виртуалните екипи нямат свободата да общуват лице в лице като техните колеги в офиса. Те разчитат на различни инструменти, за да комуникират помежду си от отдалечените си места.

Поради разликите в местоположенията и часовите зони, телефонните обаждания не винаги са най-добрите. Изпращането на текстови съобщения е по-добра алтернатива, тъй като членовете на екипа могат да изпращат съобщения по всяко време, без да си създават неудобства. Но комуникацията само с текст също не е перфектна. Пропуска целта, ако някои фактори не се вземат предвид.

В тази статия обсъждаме как виртуалните екипи могат да използват по-ефективно комуникация само с текст.

Как изпращането на текстови съобщения подобрява комуникационните умения

Изпращането на текстови съобщения внася различно усещане в комуникационната маса. Има два основни начина, по които текстовата комуникация подобрява комуникацията. Нека да ги разгледаме.

Има два основни начина, по които текстовата комуникация подобрява комуникацията.

1. Подобрете уменията за четене и писане

Използването на стенография и емоджи е тенденцията в текстовите съобщения, особено за неформални чатове. Този метод на изпращане на текстови съобщения ви отдръпва от използването на правилен английски.

Когато общувате с вашия шеф, колега или бизнес сътрудник, вие не общувате с тях, както бихте направили с вашите приятели или значим човек. От вас се изисква да пишете на правилен английски, което изисква пълно препрочитане и преструктуриране. Това също помага да се поддържа по-официален тон в комуникацията.

2. Насърчавайте ясна комуникация

Комуникацията само с текст също създава ясни комуникационни умения. Когато общувате чрез текст, вие сте принудени да останете в крак с вашите комуникации. Тъй като намерението ви е за бизнес цели, няма място за прекомерни думи или изречения.

7-те съвета за използване на комуникация само с текст за виртуална работа

Тъй като изпращането на текстови съобщения е жизненоважна част от отдалечената работа, е важно да разберете как да го направите още по-ефективно. Ако се направи по грешен начин, вашият екип търпи пропуски в комуникацията, които нарушават работния ви процес. Ето няколко съвета, които да ви помогнат да направите съобщенията си прости и изчерпателни.

1. Избягвайте използването на стенография

Без значение колко близки сте с вашите бизнес партньори или колеги, комуникацията с тях не трябва да бъде неформална. Използването на ненужни съкращения или стенография във вашите съобщения изобразява непрофесионална перспектива.

Не е нужно да сте изключително строги с съобщенията си, но използването на съкращения като „U“ вместо „You“ в разговор, свързан с работата, е неетично. Това може да бъде голямо отблъскване за повечето хора, които очакват унифицирани и структурирани текстови съобщения.

2. Използвайте капачки по подходящ начин

Главните букви са подходящи за определени цели в писмена форма. Използването на главни букви в изречение е едно от клопки, които трябва да избягвате при изпращане на текстови съобщения. Тъй като сме свикнали да четем текст с малки букви, не е лесно да четем целия текст с главни букви.

Текстът с главни букви също придава яростен оттенък на вашето съобщение. Изглежда, че си ядосан или крещиш на слушалката. Ако искате да публикувате в социалните медии, писането на вашия текст с главни букви ви кара да изглеждате като търсещ внимание.

3. Направете добро време

Комуникацията само с текст ви дава привилегията да отговорите на съобщение в удобно за вас време. Това обаче не трябва да е за сметка на вашия приемник.

Например, не е подходящо да изпращате текстово съобщение посред нощ или в ранния час на сутринта, освен ако не ви кажат изрично, че това не е проблем. Не трябва да очаквате бърз отговор на такъв тип съобщение. Най-добре е да изпращате всички съобщения, свързани с работата, в работно време.

4. Избягвайте дългите изречения

Най-добре написаната граматика става скучна, ако е прекалено дълга, без да нарушава абзаци. Обхватът на вниманието на хората може да бъде по-нисък от този на златната рибка. Обемно текстово съобщение може да ги накара да прегледат съдържанието, вместо да го четат.

Снимането може да ги накара да пропуснат важни детайли в съобщението, променяйки намерението ви като подател.

5. Използвайте емоджи само когато е необходимо

Емоджитата не са лоши. В интерес на истината, те имат повлия положително на начина, по който общуваме. Емоджитата ви помагат да изразявате правилно определени емоции.

Когато изпращате текст, свързан с работата, не е нужно да премахвате напълно използването на емоджи в текста си. Вместо това трябва да знаете кога е подходящо да ги използвате, за да не създавате погрешно впечатление. Ако не сте сигурни кога да ги използвате, оставете ги.

6. Не правете предположения

При изпращането на текстови съобщения има тенденция да се предполага кога и как получателят ще отговори на вашето съобщение. Това може да повлияе негативно на настроението ви, защото реакцията им може да бъде напълно различна.

Без значение колко късно приема вашият получател, за да отговори, никога не предполагайте какво мисли. Изчакайте, докато чуете от тях. Можете да изпратите напомняне, ако е спешно.

7. Прочетете своето съобщение

Не бързайте да натиснете „изпрати“, без да коригирате съобщението си. Много е лесно да не забележите малки грешки в написаното, така че отделете време, за да уловите и коригирате правописни и граматически грешки.

Отнема повече време за разрешаване на проблемите, причинени от лошо написан SMS, чат или имейл, отколкото да се оправят от първия път. Омръзна ли ви да четете ръчно съобщенията си? Граматично е много полезен в това отношение.

3-те най-добри инструмента за комуникация само с текст, които можете да използвате

Нарастващата популярност на отдалечената работа доведе до въвеждането на няколко инструмента за работния процес през последните години. Някои от тези инструменти вършат страхотна работа, като дават на виртуалните екипи възможност да процъфтяват в работата си с комуникация само с текст. Нека да разгледаме няколко от тях.

Основно приложение за съобщения за бизнеса, Slack позволява на членовете на екипа да се събират под един покрив за работни цели. Предлага възможност за комуникация един на един между двама членове, както и групова комуникация с трима или повече членове.

Ако работите по проекти с няколко избрани, можете да ограничите комуникацията между тези хора в специално пространство, наречено канали. Членовете в стаята могат да общуват свободно, без да се притесняват, че другите членове на екипа ще имат достъп до техните съобщения.

Microsoft Teams е инструмент за бизнес комуникации, базиран на чат. Подходящ за виртуални екипи, той позволява на членовете на екипа да си сътрудничат по задачи с възможност за споделяне на работни файлове и документи.

Обслужвайки различните комуникационни нужди на виртуалните екипи, членовете на екипа могат да чатят помежду си поотделно, а също и да разговарят в група, когато си сътрудничат по проекти. Различни нива на достъп могат да бъдат предоставени на членовете на екипа въз основа на тяхното участие в проекти.

Basecamp е онлайн инструмент за комуникация и работен процес. Добър избор за виртуални екипи, позволява екипно сътрудничество, използвайки комуникация само с текст.

Можете да делегирате задачи на конкретни работници и да общувате с тях индивидуално. В същия дух членовете на екипа могат да си сътрудничат по задачи и да общуват открито с всеки, който е в кръга на случващото се. Той също така предлага напомняния за задачи, които карат съотборниците да спазват крайните срокове.

Съсредоточете се върху важна информация с комуникация само с текст

Отговарянето на многобройни телефонни обаждания, свързани с работата, изяжда времето ви повече, отколкото си мислите. В крайна сметка говорите за непродуктивни неща дълго след като съобщението е било предадено.

При комуникация само с текст вие пишете само важните подробности, които са необходими. Всеки получава информацията, от която се нуждае, за да бъде ефективен в работата. Има малко или никакво място за недоразумение, тъй като думите са ясно изписани, за да могат всички да го видят.

Плюсовете и минусите на използването само на текстова комуникация на виртуалното работно място

Инструментите за комуникация само с текст ли са правилното решение за вашето работно място? Ето някои плюсове и минуси, които трябва да вземете предвид.

Прочетете Следващото

За автора