Как да споделяте и защитавате своите Google Таблици

Google Sheets е мощен инструмент за сътрудничество с вашите колеги. Но какво ще стане, ако трябва да скриете чувствителна информация във файл на Google Sheet, като същевременно давате достъп на други потребители?

За щастие Google Sheets има стабилни функции за споделяне и поверителност, което ви позволява да споделяте конкретни листове във вашия файл, без да компрометирате поверителността на друга информация.

Ето как можете да направите това.

Как да споделите своя файл с Google Таблици

Ако планирате да работите с множество потребители, първо трябва да знаете основите на споделянето на вашия файл на Google Sheet. За да го споделите сигурно, първо трябва да запишете файла. Когато го направите, следвайте стъпките по-долу.

1. Кликнете върху Икона за споделяне в горния десен ъгъл на екрана.
2. А Споделяйте с хора и групи ще се появи прозорец. От там, в Добавете хора и групи поле, въведете имейл адреса на хората, с които искате да споделите файла.
3. След като въведете техните имейл адреси, a падащо меню
   instagram viewer
   менюто ще се появи точно до полето за имейл. Избирам Редактор така че хората, с които сте споделили файла, да могат да го редактират.
4. За допълнителна сигурност щракнете върху Икона за настройки в горния десен ъгъл на прозореца Споделяне.
5. Под Настройки за споделяне с хора, не забравяйте да премахнете отметката Редакторите могат да променят разрешенията и да споделят, и Зрителите и коментиращите могат да видят опцията за изтегляне, отпечатване и копиране.
6. След като сте готови, кликнете върху икона със стрелка назад за да се върнете към прозореца Споделяне с хора и групи.
7. Под полето за имейл адрес щракнете върху Уведомете хората поле за отметка, за да сте сигурни, че получават известие във входящата си кутия за файла. Можете също да добавите бележки или инструкции за тях в Съобщение поле.
8. След като сте доволни от всички настройки, щракнете върху Изпратете.

Това ще позволи на потребителите да виждат и редактират файла на Google Таблици. Все още обаче не трябва да правите това, ако все още не сте приключили с подготовката на файла си.

Свързани: Как да защитите с парола и да заключите вашите Google Таблици

Назначаване на редактори за отделни листове

След като сте подготвили отделни листове за различни потребители, вече можете да ги заключите за назначен потребител. По този начин не е нужно да се притеснявате, че потребителите ще бъркат във въвеждането на данни за други хора. Има стъпки за присвояване на уникални редактори на лист.

1. Кликнете с десния бутон в раздела, който искате да споделите с конкретен човек.
2. Кликнете върху Защитен лист.
3. Обади се страничен прозорец Защитени листове и диапазони ще отвори.
4. Можете да добавите вашите бележки за листа в опцията Въведете описание поле.
5. Под Лист раздел, уверете се, че правилният лист е избран в падащото меню.
6. От там щракнете върху Задайте разрешения.
7. В Разрешения за редактиране на диапазон ще се появи. В горната част на прозореца щракнете върху Ограничете кой може да редактира този диапазон радио бутон. В падащо меню при тази опция изберете Персонализиран.
8. Ако преди сте споделяли файла с други потребители, можете да премахнете отметката от потребителите, с които не искате да споделяте листа. В противен случай можете да добавите нови редактори в поле за имейл близо до долната част на прозореца.
9. След като завършите добавянето на всички необходими редактори, щракнете върху Свършен.
10. След като Google е запазил вашите предпочитания за споделяне и сте задали нов редактор, "Някой има нужда от достъп до файла„ще се появи прозорец.
11. Избери Споделяне с X човек: Редактиране бутон за избор, след което щракнете върху Дял.

След като завършите този процес, вече сте споделили конкретния лист с някой друг.

Сега, след като сте споделили някои от листовете с конкретни хора, може да искате да скриете други листове от всички останали. Тези листове могат да съдържат формули, бележки или други неща, които не искате да виждат. За щастие можете лесно да направите това с инструкциите по-долу.

1. Кликнете с десния бутон раздела, който искате да скриете.
2. Избирам Защитен лист.
3. В Защитете листове и диапазони страничен прозорец, уверете се, че е избран правилният лист.
4. Кликнете върху Задайте разрешения.
5. В Разрешения за редактиране на диапазон прозорец, щракнете върху Ограничете кой може да редактира този диапазон радио бутон. След това в падащото меню изберете Само ти.
6. Кликнете върху Свършен.
7. Когато се върнете във вашия файл на Google Sheet, щракнете с десния бутон отново върху раздела, който искате да скриете.
8. Този път щракнете върху Скрийте листа.
9. Листът, който искате да скриете, ще изчезне от изглед.
10. Ако искате да видите отново листа, щракнете върху икона на менюто за хамбургер (точно до плюс икона на лентата с раздели на листа). Трябва да видите всички скрити листове в сиво.
11. Щракнете върху на скрития лист, който искате да видите.
12. Скритият лист ще се появи отново в предишната си позиция в лентата с раздели на листа. Въпреки това, други потребители също могат да го видят.
13. За да го скриете отново, повторете стъпките по-горе.

С това вече можете да скриете листовете, които не искате да споделяте, без да е необходимо да създавате различен файл на Google Sheets.

Свързани: Луди формули на Google Sheets, които са изключително полезни

Премахване на защитата на листа

Понякога може да искате да премахнете защитата на лист, така че всички други потребители да могат да го видят. Ако случаят е такъв, това са стъпките, които трябва да следвате:

1. В лента с менюта, кликнете върху Данни> Защитете листове и диапазони.
2. В Защитени листове и диапазони страничен прозорец, трябва да видите списък на защитените елементи, които имате.
3. Щракнете върху върху името на листа, който искате да отключите.
4. След като щракнете върху свойствата на защитения лист, изберете Икона за кошче до Поле за описание.
5. Прозорец ще попита, Наистина ли искате да премахнете този защитен диапазон? Избирам Премахване.
6. Google Таблици ще ви върне към главния прозорец на електронна таблица и досега защитеният лист вече е достъпен за всички споделени потребители.

Споделяне само на необходимото

Тези функции за защита на листа гарантират, че можете да запазите целостта на вашите данни. По този начин сте сигурни, че само определеният потребител може да има достъп до листовете, от които се нуждаете.

Това също е добро решение за подреждане на вашите файлове. Това е така, защото не е необходимо да създавате отделни файлове за споделяне с различни потребители и можете лесно да свържете резултатите от всеки лист с основния лист, който можете да скриете от други потребители.

Можете да защитите данните си с тези функции от Google Таблици, без да се налага да плащате нито цент.

10-те най-добри бързи хакове на Google Sheets, които вероятно не сте знаели

Разберете как можете да изведете Google Таблици на следващото ниво и да добавите удобство към професионалния или личния си живот.

Прочетете Следващото

За автора