Плюсовете и минусите на използването на комуникация само с текст на виртуалното работно място

Изпращането на текстови съобщения е модерно в социалните взаимодействия и постепенно набира скорост на работното място. Виртуалните екипи се отдалечават от телефонните обаждания, за да приемат комуникация само с текст, за да подобрят работния си процес. Но постигат ли желаните резултати?

Същността на комуникацията е погубена, ако съобщенията не се предават ефективно. Ако възнамерявате да приемете комуникация само с текст, трябва да прецените плюсовете и минусите, за да разберете в какво се забърквате.

В края на деня вие искате да предоставите на екипа си цялата информация, от която се нуждае, за да процъфтява. Прочетете, докато обсъждаме динамиката на комуникация само с текст между виртуалните екипи.

Какво представлява комуникацията само с текст?

Комуникацията само с текст е процесът на комуникация чрез писмени думи с помощта на мобилно устройство. Включва SMS, WhatsApp чатове и комуникация по имейл.

Ефективно общуване повишава мотивацията и ангажираността на служителите. Те са вдъхновени да дадат най-доброто от себе си в постигането на организационните цели. Ако изпращането на текстови съобщения ги поставя в това състояние на ума, това е добре дошло развитие.

Плюсове на комуникацията само с текст на виртуалното работно място

Популярността на виртуалното работно място нарасна експоненциално в последно време. Организациите не се спират на присъствието на членовете на екипа физически в офиса, а на способността им да свършат работата от всяко място.

В допълнение към различни инструменти за вътрешна комуникация за сътрудничество, те използват комуникация само с текст, за да извлекат максимума от своите виртуални екипи.

Комуникацията само с текст подобрява работния процес на отдалечените екипи по следните начини:

1. Създайте доверие

Доверието на работното място е ключово. Той улеснява ефективността на екипа, като създава благоприятна среда за сътрудничество на виртуалното работно място.

Изпращането на текст до колегите показва известно ниво на доверие в тяхната преценка. Това също така показва желанието ви да потърсите помощ, да споделяте обратна връзка и да обсъждате проблеми с колегите.

Комуникацията само с текст има значителен ефект върху работата на екипа. Може да се счита за нокът, който поддържа сътрудничеството между вас и вашия персонал заедно.

2. Спестете разходи

В световен мащаб лицата и организациите търсят по-евтини икономически варианти. Работата виртуално може да бъде натоварваща поради финансовите задължения и липсата на правилно управление на времето за ежедневните ви дейности.

Изпращането на текстови съобщения е евтино. Когато изпращате текстови съобщения с приложения като WhatsApp и SMS, за да предадете съобщенията си до колегите, разбирате, че е по-евтино и отнема по-малко време.

3. Създайте удобство

Гъвкавият график е един от съвети за ефективно управление на отдалечени екипи. Изпращането на текстови съобщения ви дава вид свобода, която обаждането не. Позволява ви да отговаряте на получените съобщения в най-удобния за вас момент.

С обажданията сте под натиск да отговаряте в реално време. Може да не дадете най-добрия отговор. Изпращането на текстови съобщения, от друга страна, ви дава достатъчно време да създадете добре обмислени отговори на получените съобщения.

4. Осигурете поверителност и по-голяма достъпност

Въпреки че работата бързо се превръща във виртуална афера, трябва да сте сигурни в поверителността си. Комуникацията само с текст гарантира, че вашата поверителност няма да бъде нарушена.

Фоновият шум прекъсва смисъла на съобщенията. Може да не чувате ясно другия човек или да пропуснете ключови моменти в съобщението му. Изпращането на текстови съобщения прави шума или лошото качество на звука без значение за взаимодействието.

Едно значително предимство на текстовите съобщения е, че е достъпно за хора с увреден слух.

Свързани: Най-добрите инструменти за вътрешна комуникация за вашето работно място

Недостатъци на комуникацията само с текст на виртуалното работно място

Комуникацията само с текст не е без някои притеснения. Тъй като се наслаждавате на предимствата, обсъдени по-горе, може да изпитате няколко препятствия по пътя. За някои организации тези пречки са разрушители, които правят комуникацията само с текст неблагоприятна. Нека да разгледаме.

1. Лоша комуникация

Персонализацията има значение, когато общувате, особено с колеги. Много цифрови инструменти помагат на виртуалните екипи да останат свързани. На някои от тези инструменти обаче липсва персонализирането на традиционните взаимодействия лице в лице на работното място.

В текстовата комуникация липсва език на тялото, тон и други невербални сигнали, на които може да се наложи да разчитате за успешен проект. Липсата на тези елементи увеличава вероятността от погрешно тълкуване.

Също така е известно, че някои хора са резервирани към използването на текстови цифрови канали поради отпечатъците, които оставя. Това прави много малко вероятно те да участват в срещи или да отговарят свободно на текстове.

2. Погрешно тълкуване

Когато се изпращат текстови съобщения, тълкуването на съобщението от получателя може да се различава от намерението на подателя. Съобщенията могат лесно да бъдат разбрани погрешно или извадени от контекста, тъй като подателят не е на разположение, за да изясни намерението си на място.

При разпределянето на задачите на виртуалното работно място, лидерите трябва да имат предвид негативите, които възникват, като неразбиране, предположения и нестандартни изводи. Когато членовете на екипа се чувстват атакувани от изпратените им съобщения, те се отдръпват по какъвто и да е начин и това се отразява на цялостното представяне.

3. Нежелание да се предприемат действия

Работната етика се различава между членовете на екипа. На виртуално работно място, където лидерите на екипи са ограничени в капацитета си да налагат инструкции, някои служители може да не приемат сериозно комуникацията само с текст. Хората могат да игнорират заявки за текстови съобщения или да забавят отговорите във виртуална обстановка.

Определете основата за комуникация между членовете на вашия екип. Задайте времеви ограничения за отговорите и отговорите, така че съобщенията да не се задържат твърде дълго.

4. Конфликт в предпочитанията на поколенията

Използването само на текст като средство за комуникация с виртуални екипи разкрива пропаст между начина, по който поколенията използват различни комуникационни инструменти. Докато по-старото поколение може да се чувства добре при комуникацията лице в лице, Millennials и Gen Z предпочитат да получат или изпратят текстово съобщение. Разликата в предпочитанията може да попречи на работния процес.

Опростете комуникацията си само с текст

Много проблеми с виртуалното работно място произтичат от комуникационни препятствия, дължащи се на екипи, работещи на отделни места. Това води до по-ниски нива на доверие и по-високи нива на конфликт, отколкото служителите, работещи заедно.

Като лидер трябва да останете бдителни при оценката на работата на членовете на екипа и предоставянето на постоянна обратна връзка за справяне с проблемите. Чудесен начин да направите това е като овладеете способността да общувате възможно най-просто. Не оставяйте място за неразбиране или предположения, когато пишете. Кажете го най-ясно, така че всеки да може да разбере посланието, без да си натоварва мозъка.

7 съвета и инструменти за комуникация с клиенти и екипи в реално време

Независимо дали сте на пълен работен ден или на свободна практика, знанието как да общувате по въпроси, свързани с работата, ви помага да поддържате баланс между професионалния и личния живот. Открийте повече!

Прочетете Следващото

За автора