Как да напишете професионален имейл отговор извън офиса

Когато става въпрос за имейли, може да бъде предизвикателство да се установят професионални граници. В крайна сметка много компании приемат, че стига да имате интернет, вие сте свободни да отговаряте на всякакви съобщения.

Макар че имаше време, в което се очакваше професионалистите винаги да са на повикване, времената бавно се променят. В наши дни става все по-често хората да са офлайн в почивните си дни и с основателна причина.

Ако отивате на почивка, отделяте отпуск за здравия си разум или трябва да сте далеч от офиса по някаква друга причина, ето няколко съвета как да напишете професионален отговор на имейл извън офиса.

1. Изчистване на заглавката на тема „Извън офиса“.

Един от най-лесните начини да кажете на хората, че сте извън офиса, е да промените заглавката на темата за отговор на имейла. Вместо просто да пишете „Извън офиса“, можете също да включите вида на отпуска, който ползвате, ако ви е удобно да го споделите.

Ето някои примери за заглавки на тема на имейли извън офиса:

• Извън офиса – ваканционен отпуск (25 декември – 4 януари)
instagram viewer
• [Извън офиса] Медицински отпуск
• Извън офиса | Отпуск по бащинство
• *Извън офиса* Спешен отпуск
• Извън офиса (Отпуск при тежка загуба)
• Извън офиса | Отпуск по майчинство
• Извън офис ~ Работа на терен
• [Извън офиса] Празничен отпуск (Коледен ден)
• Извън офиса – отпуск по болест
• Извън офиса – женитба!

2. Споменете какъв вид отпуск приемате

За някои хора е обичайно да се приема, че всеки имейл извън офиса е за развлекателни цели. Това обаче не винаги е така за всички.

Някои хора също използват имейли извън офиса, когато работят, но нямат достъп до имейла си през целия ден. Например, търговски представители или тези, които се подлагат на работа на терен, може да се наложи да пътуват до райони без интернет връзка.

Освен това е възможно също да си вземете отпуск за лични въпроси като посещения в болница, погребения или за възстановяване от заболяване. С това може да е неудобно да отговорите на „Надявам се, че сте имали добра почивка“.

Свързани: Начини да направите ваканциите по-забавни с помощта на технологии

За да избегнете това, можете вместо това да вмъкнете подробностите за отпуска си в тялото на имейла си. Не е нужно да сте честни за ситуацията си, ако ви кара да се чувствате неудобно, но честността с вашия шеф, съотборници или клиенти може да помогне за изграждането на съпричастност.

Например, ако сте претърпели автомобилна катастрофа и имате нужда от известно време, за да се възстановите от нараняванията си, оставете вашите контакти знаят, че им помага да управляват очакванията си относно вашия забавен изход и очакван връщане.

3. Избягвайте ненужните извинения

За много работохолици е обичайно да включват извинения в имейли извън офиса, като „Съжалявам, че не мога да отговоря веднага!“ Важно е обаче да разберете, че не трябва да се извинявате за отсъствието от работа, особено ако е завинаги причина.

Вместо да казвате извинение, ето някои термини, които можете да използвате вместо това:

• „Благодаря, че се обърнахте!”
• „Благодаря ви за имейла.“
• „Този ​​имейл е получен.“

Вместо да се извините, можете учтиво да потвърдите, че съобщението им е получено официално. С това можете да изберете език, който се фокусира върху това да им благодарите за отделеното време и усилия.

4. Не гарантирайте дата на отговор

За много хора може да е непосилно да видят огромен брой имейли, след като се върнат в офиса след дълго отсъствие. Всъщност тревожността може дори да се удвои, когато използвате фрази като „Ще отговоря веднага щом се върна в офиса“.

Това не само може да добави много ненужен натиск, за да гарантира отговор в първия ден от завръщането ви, но също така задава погрешни очаквания за хората, които се опитват да се свържат с вас.

Свързани: Съвети как да накарате хората да отварят и четат вашите имейли

Въпреки че е правилно да се потвърди получаването на имейл, не е необходимо да гарантираме отговор на него веднага. За да избегнете прекомерно ангажиране, когато сте на разположение за отговор, най-добре е вместо това да се придържате към широк отговор или общ диапазон.

Ето някои примери за изречения, които можете да използвате:

• Ще отговоря, след като съм свободен след празниците.
• Моля, очаквайте отговор от мен до края на _______.
• Ако не е спешно, моля, очаквайте отговор до ________.

Не забравяйте, че ако имейлът е критичен, хората или ще положат усилия да се обадят, или ще се свържат с вас след известно време. С това е важно да поставите буфери, за да не позволите на хората да се надяват на бърз отговор.

За някои роли е обичайно да имате резервни контакти, които да поемат натоварването, когато отсъствате. Въпреки това, преди да назначите шеф, колега или член на екипа да поеме тежестта, когато не сте на разположение, е важно да получите съгласие.

Тъй като много хора вече са затрупани със собствената си работа, може да бъде стресиращо да поемате отговорности на други хора, дори ако това е само за кратък период от време. Освен това може да не им е удобно да предоставят на клиенти или клиенти достъп до определени имейл адреси или лични телефонни номера.

Поради тази причина, преди да добавите нечии данни за контакт към имейла си извън офиса, уверете се, че сте го попитали дали е добре да го направите и какви подробности са удобни да бъдат споделени.

6. Създайте различни имейли извън офиса за вътрешни или външни страни

В зависимост от това кой ще получи имейла, количеството информация, което може да сте готови да споделите в отговора си по имейл извън офиса, може да варира. В края на краищата, все още трябва да вземете предпазни мерки за поверителност, особено когато сте на почивка.

Например, докато се чувствате комфортно да споделяте къде пътувате с колегите си от офиса, може да не искате да го правите със случайни хора.

Използвайки системи за управление на имейл, можете да зададете различен отговор извън офиса в зависимост от това кой ще го получи. С това можете да дадете на хората точния контекст за ситуацията ви извън офиса.

Създайте по-добри работни граници с вашите отговори извън офиса

В свят, в който се очаква винаги да сме на разположение, имейлът извън офиса, който показва граници, може да направи разлика. Като държите твърдо в личното си свободно време, можете да научите хората около себе си и на стойността на личния си живот.

Освен това, като помолите другите да уважават вашето време, можете също да насърчите другите да правят същото. Въпреки че това не звучи толкова голяма работа, може да означава всичко за екипите, когато в офиса се поставят здравословни стандарти.

Как да напишете съобщение извън офиса в LinkedIn

Искате ли да кажете на вашата LinkedIn мрежа, че сте далеч от офиса? Ето как да напишете съобщение извън офиса в LinkedIn.

Прочетете Следващото

За автора