Твърде много електронни таблици? Организирайте се с тези съвети

Електронните таблици са фантастичен инструмент, който ви помага да организирате данни и да проследявате различни форми на информация на работното място, особено с помощта на формули и отчитане. Въпреки това, прекомерното използване на електронни таблици може да бъде неефективно и да навреди на вашата производителност.

Те са добри за някои неща, но не непременно за други. Независимо дали сте получили планини от електронни таблици, наложени от работата ви, или просто обичате добър лист с данни, може би е време да разгледате начини за управлението им.

1. Потвърдете прекомерната употреба на електронна таблица

Или сте тук, защото ви е писнало от настояването на работното ви място да използвате електронни таблици за всичко, или ви харесва да работите с данни и се чудите дали това се отнася за вас. В действителност е добра практика да обмислите как използвате софтуер като Microsoft Excel и Google Sheets, за да можете да извлечете максимума от работата си.

Полезно е да преброите колко електронни таблици използвате на дневна или седмична база. Ако това число надвишава шест, можете да приемете това като знак, че може да работите в неизгодно положение и може да причини проблеми, като например:

• Трудности с управлението на времето.
• Неефективност с процесите.
• Лоша организация на информацията.
• Комуникационни бариери в цялата компания.

Свързани: Съвети за форматиране на Google Таблици за създаване на професионално изглеждащи електронни таблици

Идентифицирането на степента, до която електронните таблици се използват за информиране на вашата работа, може да отвори възможности за нови, по-продуктивни начини на работа. Нека разгледаме някои начини, по които можете да управлявате тази прекомерна употреба и да постигнете по-добри резултати в дългосрочен план.

2. Оптимизирайте данните чрез обединяване и препроектиране на електронни таблици

Често причината за наличието на твърде много електронни таблици е, че те не се използват интуитивно. Ще разберете, че това се случва, ако се налага да използвате два отделни листа за една единствена задача; например имате един за годишен отпуск и един за покриване на смяна.

В този конкретен случай можете лесно да ги комбинирате в един, всеобхватен работен лист. Можете да направите това, като ги разделите на различни раздели.

Като алтернатива можете да включите и двете като таблици на един лист и да изпълните следните стъпки, за да актуализирате автоматично таблицата с пропуските в смяната с данни от тази за годишния отпуск:

1. Във втората си таблица, където ще записвате пропуски в смяната, въведете формулата =АКО(Изберете клетка, "GAP", "FULL")
2. Където формулата по-горе гласи Изберете клетка, въведете номера на клетката, която съдържа дати за годишен отпуск, например B2.
3. Когато въведете дата в избраната клетка, това автоматично ще попълни думата „GAP“, където въвеждате формулата.
4. Ако няма дата, той автоматично ще попълни думата „ПЪЛЕН“, където въвеждате формулата.

Тази формула може да се използва за всичко, независимо от стойността на клетката, и може да бъде полезен начин за управление на подобни части от информация между таблиците.

Свързани: Как да свържете данните на Excel с вашата презентация на PowerPoint

Комбинирането на листове и части от данни на едно място намалява броя на файловете, необходими за конкретни задачи, и ви позволява да организирате работата си по-ефективно. Проверете списъка си с електронни таблици, за да видите дали някоя от тях може да бъде комбинирана, за да бъде работата ясна и лесна за следване.

Понякога не е възможно да се обединят електронни таблици, тъй като данните не корелират директно. Все пак може да се наложи да имате достъп до множество листа за по-сложни процеси, които включват повече от една задача.

В тези случаи може да си струва да добавите хипервръзки към вашия работен лист, за да ви даде бърз достъп до друг. Това също служи като полезно напомняне за пълния процес. Например, ако въвеждате данни за клиенти, можете да включите хипервръзка към лист с обратна връзка с клиенти.

Свързани: Видове диаграми и графики в Excel и кога да ги използвате

Това може да се направи лесно в Excel и Google Sheets чрез едновременно натискане CTRL + K на вашата клавиатура. Това ще доведе до a Хипервръзка прозорец, където можете Търсене за файла и име текста, който искате да се появи в клетката.

Можете дори да създадете раздел, който включва хипервръзки към всичките ви други електронни таблици, с информация кога да ги използвате. Това е страхотна идея, ако искате да сте сигурни, че вие ​​и вашите колеги сте на една и съща страница и работите с едни и същи файлове, а не с остарели.

4. Помислете за алтернативен софтуер

Електронните таблици могат да направят толкова много и ако страдате от прекомерна употреба, това може да е просто защото имате нужда от специален софтуер, за да се справите с натоварването. Например, наистина ли имате нужда от електронна таблица за годишен отпуск, ако това се проследява за вас в HR система?

Често, когато бизнесът се разширява, той надхвърля електронните таблици и започва да изисква софтуер за управление на масите от информация. асана е фантастично приложение за управление на проекти и има много алтернативи на софтуера за управление на проекти който може да се справи с ръчните работни процеси вместо вас.

Вместо да се мъчите да сте в крак с постоянно нарастващите изисквания на компанията, потърсете други начини за съхраняване и управление на информация. Това ще спести време на вас и вашите колеги и ще автоматизира много задачи, които обикновено изискват допълнителен надзор.

Свързани: Асана срещу Jira: Кое е по-добро в Agile методологията?

5. Прегледайте своите процеси и премахнете дублирането

Прекомерната употреба на електронни таблици може да се случи в резултат на опит за организиране, но това понякога може да отиде твърде далеч. В тези сценарии всъщност можете да завършите микроуправлението на себе си или на колегите си, докато в действителност това отнема време от важни задачи.

Проследяването на информацията по време на работа е от съществено значение за гладкото функциониране, но понякога може да се опитате да проследите твърде много ненужни неща. Помислете за текущите си процеси и помислете дали наистина имате нужда от електронна таблица за тях.

По същия начин използването на електронна таблица за запис на данни, които вече се съхраняват на друго място, създава ненужно дублиране на работа и е силно неефективно. Оставете съответните електронни таблици и работете от източника.

Електронните таблици могат да работят срещу вас

С горните съвети ще имате много начини да изчистите папката си с електронни таблици и да започнете да работите по-ефективно. Следвайте инстинктите си за това кои части от работата заслужават специални данни и кои от тях могат да се управляват по различен начин.

Ако все още не сте сигурни, обърнете специално внимание на това как работите през следващите няколко седмици. Може да започнете да забелязвате къде нещата могат да бъдат рационализирани и можете да създадете по-ефективно и организирано във времето цифрово пространство.

8-те най-добри начина за използване на приложения на Google Workspace за управление на проекти

Приложенията на Google Workspace могат да отговорят на повечето от нуждите ви за управление на проекти. Ето някои от най-добрите начини да ги използвате.

Прочетете Следващото

За автора