5 ефективни съвета за управление на припокриващи се задачи

Прекарали сте толкова много време в работа по конкретна задача. Докато минавате през работата си, въздъхвате с облекчение. Времето и усилията си заслужаваха. Не можете да бъдете по-доволни от резултата.

Но моментът ви на добро настроение е краткотраен, тъй като откривате, че някой друг от вашия екип току-що е приключил работата по същата задача. Става още по-лошо, когато осъзнаете, че вашият съотборник също е свършил добра работа. Имате две страхотни произведения пред вас, но можете да използвате само едно. Времето, усилията и ресурсите, изразходвани за един от тях, са пълна загуба.

Какво представляват припокриващите се задачи?

Припокриващите се задачи са задачи, които се изпълняват едновременно или последователно. Те обикновено се появяват, ако повече от един човек работи по един проект, създавайки множество версии, когато е необходима само една версия.

Припокриването не е изключително за задачите; среща се и във вашите графици. Можете да определите две различни срещи едновременно. И за съжаление, не можете да се разделите на две, за да бъдете на различни места едновременно. Така че трябва да се откажете от една от срещите.

Защо задачите се припокриват?

Задачите не се припокриват по подразбиране. Има вратички във вашите операции, които позволяват дублирането да остане незабелязано. И докато не бъдат разрешени, задачите ще продължат да се припокриват, което води до загуба на ресурси.

Нека да разгледаме някои причини, поради които задачите се припокриват.

1. Неефективен работен поток

Как възлагате задачи на членовете на екипа? Ако нямате подходяща структура за делегиране на задачи, има вероятност да възложите една и съща задача на няколко души.

Кръгът продължава, ако съотборниците изберат задачите, върху които искат да работят, без кръстосана проверка, ако някой друг вече работи по същия проект.

2. Липса на екипно сътрудничество

Като ръководител на екип, ваша отговорност е да изградите екипен дух във вашия екип, така че членовете да могат да си сътрудничат за постигане на обща цел.

Липсата на сътрудничество създава сиви зони. Множество души могат да работят върху една задача независимо, без да са наясно с това. Дори когато си сътрудничат по последователни задачи, те правят каквото си искат, без да проверяват с други съотборници.

3. Претоварване на работа

Ефективността и претоварването на работата не се смесват добре. Ако искате служителите да ви дадат най-доброто от себе си, въздържайте се да им възлагате твърде много работа.

Кога умората се появява от претоварване на работа, работният процес има тенденция да се променя. Вместо да следват надлежния процес, за да се уверят, че не дублират задача, те продължават със следващата налична.

5-те най-добри съвета за управление на припокриващи се задачи

Наличието на продуктивен екип е свързано с ефективно управление. Може да имате стотици служители и пак да сте непродуктивни, ако не ги координирате правилно. Припокриващите се задачи могат да попречат на производителността ви, ако не бъдат отметнати.

Нека да разгледаме как да го направим.

1. Бъдете отворени за задачите

Една от основните ценности на най-силните екипи на работното място е прозрачността. Ако имате достатъчно доверие на членовете на вашия екип, за да работите с тях, трябва да сте отворени за работата, която те трябва да изпълняват.

Всеки служител трябва да има информация за работата. Поставянето на всички карти на масата ги информира за задачите, по които работят, и с кого работят. Когато има дисбаланс в знанията за работата, съотборниците могат да работят по едни и същи задачи, без да са наясно с това.

Хората са овластени да изпълняват задачите по-бързо, когато имат предварителни познания за тях. Ще има малко или никакво място за припокриване на задачи, когато има баланс в знанията.

2. Измерете напредъка

Какъв по-добър начин да разберете как служителите се справят със задачите от това да измервате техния напредък? Ако делегирате задачи и си тръгнете, не се изненадвайте, ако те не бъдат изпълнени навреме или ефективно.

Като проверите как върви работата, можете да видите кога задачите се дублират. Откриването на излишъка достатъчно рано ви помага да го спрете, преди време и ресурси да бъдат пропилени за него.

Ръчното проследяване на работата на служителите е изискващо. Трябва да изоставите собствените си отговорности и да наблюдавате внимателно всяка стъпка, която предприемат. Но благодарение на инструментите за работния процес можете да автоматизирате процеса. Можете да видите как членовете на вашия екип се ангажират със задачите си във всяка точка. Инструменти като Асана ви помага да повишите производителността си и предотвратяване на припокриване на задачи.

3. Култивирайте ефективна комуникация

Ефективната комуникация гарантира, че съобщенията се предават ясно, без шумови смущения за промяна на значенията.

Припокриването на задачи често се случва поради липса на информация или неправилна комуникация. Когато служителите не разбират ясно инструкциите, дадени им, те работят въз основа на това, което смятат, че трябва да правят.

Култивирането на ефективна комуникация не е само в изречените или написани думи. Това също включва предоставяне правилните инструменти за комуникация. Работните инструкции трябва да се предават на екипа бързо, без забавяне. Когато възникнат нови разработки, не забравяйте да информирате незабавно членовете на екипа за тях.

4. Назначаване на ръководители на проекти

В зависимост от размера на вашия екип, може да се нуждаете от допълнителни ръце, за да помогнете при надзора на задачите.

Да държите под око всички не е възможно, ако екипът ви е голям. Ще ви трябват ръководители на проекти, за да общувате с вашите работници на индивидуално ниво. Мениджърът на проекта е напълно потопен в задачите, като си отбелязва какво работи и какво не.

Ако някой има въпроси относно задачите си, може лесно да зададе на супервайзера. Трудно е задачите да бъдат дублирани на часовника на ръководителя на проекта, тъй като те са наясно с всички аспекти на проекта.

5. Автоматизиране на работния процес

По-лесно е задачите да се припокриват, когато се управляват ръчно. Колкото и да се опитвате да бъдете внимателни при възлагането и управлението на задачи, за да предотвратите дублирането, нещата може да се промъкнат през пукнатините.

Приемането на инструменти за автоматизация за делегиране на задачи гарантира, че нито една задача не се изпълнява два пъти. След като член на екипа работи върху него, работата се маркира от списъка.

Автоматизацията е ефективна и за последователни задачи. Системата е конфигурирана по такъв начин, че по-ранната задача е завършена, преди да можете да преминете към следващата.

Направете всяко усилие от значение

Последиците от припокриването на задачи са дългосрочни. Времето и ресурсите, изразходвани за дублиране на усилия, може да изглеждат незначителни на повърхността. Но когато се компилира с течение на времето, разбирате, че сте загубили толкова много.

Това, че двама души вършат страхотна работа по две версии на задача, когато всичко, от което се нуждаете, е една версия, не прави нито една версия по-добра. Другият човек би могъл да положи всички тези усилия в друга дейност, за да ви даде две страхотни произведения, които са полезни.

Какво представлява теорията на потока? Как да го приложите, за да подобрите производителността си

Искате да сте в зоната и да подобрите производителността си? Ето как да използвате теорията на потока, за да подобрите своята ангажираност и удоволствие.

Прочетете Следващото

За автора