9-те най-добри съвета за форматиране на таблици в Google за създаване на професионално изглеждащи електронни таблици

Има толкова много начини да накарате Google Таблици да изглеждат красиви, за да впечатлите с визуализацията на вашите данни. Повечето приложения за електронни таблици се фокусират върху изчислителната част, оставяйки визуализацията и форматирането на данните на потребителя.

Следователно, ако не форматирате внимателно електронната си таблица, публиката може да я намери за скучна, тъй като обикновените и прости данни не са интересни. Същото важи и за Google Sheets.

Ето няколко съвета за форматиране, които можете да използвате, за да помогнете при проектирането на вашия работен лист в Google Таблици, така че публиката да го намери за професионален и да го разбере незабавно.

1. Изберете правилния шрифт за четливост

Шрифтът е жизненоважен за вашия работен лист, тъй като четливостта, професионалният вид и дължината на клетката зависят от него. За Google Таблици, не можете да сбъркате, ако изберете шрифт без засечки.

Шрифтовете без засечки увеличават яснотата и естетиката на работния лист. Също така трябва да ограничите използването на шрифта до два различни шрифта. Можете да запазите единия шрифт за текстовете на заглавките на колоните (Roboto), а другия за действителните данни (Roboto Mono) в редове.

За по-добро разбиране можете използвайте инструмента за сдвояване на шрифтове на Google.

2. Включете достатъчно бяло пространство

Важно е да оставите достатъчно празно място около таблици, диаграми, изображения, чертежи и централни таблици. Вашата публика ще предпочете изобилно бяло пространство на вашия работен лист. Бялото пространство увеличава яснотата на текстовете и числата във всяка електронна таблица.

Можете да премахнете Линии на мрежата и използвайте стратегически Граници според плана за визуализация на данни, тъй като това допълнително ще увеличи бялото пространство в работния лист. Можете също да потърсите обхвати за използване на цели числа вместо десетични числа.

3. Следвайте единен стил на подравняване на данните

Хоризонталното подравняване играе важна роля в насочването на вашата аудитория през данните. Ако използвате твърде много вариации в подравняването, особено за дълги данни, публиката ще намери за трудно да свърже заглавката и колоната с данни. Може да искате да следвате тези основни правила:

1. Наляво Хоризонтално подравняване за колоната с данни, която съдържа текст или елементи, третирани като текстове.
2. правилно Хоризонтално подравняване за колоната, която ще съдържа числа. Можете също да направите това за числа с десетични знаци.
3. Заглавките на колоните трябва да имат подобни Хоризонтално подравняване като колоната под тях.

Можете също да използвате Обвиване на текст, за подходящо визуализиране на дълги текстове в колоните или редовете.

4. Използвайте контрастни нюанси за редуващи се редове

Публиката лесно ще схване данните, ако въведете редуваща се схема за оцветяване за всеки ред. Сдвояването на светло сиво и бяло или светло синьо и бяло работи перфектно. Не е необходимо да правите това ръчно за всеки ред.

Можете да използвате Редуващи се цветове команда в Google Таблици. Достъп до Форматиране опция в лентата с инструменти и изберете Редуващи се цветове за да активирате функцията. В десния панел можете да персонализирате нюансите, цвета на горната част, цвета на долния колонтитул и т.н.

5. Преоразмерете решетъчните линии, за да увеличите четливостта

Google Таблици предлагат организирана структура за големи парчета данни като текстове, имейли, URL адреси и цифрови данни. Поради това много практикуващи данни използват Sheets за съхраняване или представяне на данни.

Клетките на Google Sheets обаче предлагат пространство до 100 × 21 пиксела по подразбиране. Това не означава, че част от дълги текстове или имейли ще трябва да останат скрити. Можете ръчно да регулирате ширината и височината на клетката. Можете да опитате следното:

1. Натиснете Ctrl + A за да изберете целия лист.
2. Щракнете двукратно върху границата на две Писма от колона. Например между буквите на колона A и B.
3. Работният лист автоматично ще коригира ширината на клетката в зависимост от данните.
4. Можете също да щракнете двукратно върху границата на две Букви на ред за автоматично регулиране на височината на клетката.

6. Добавете условно форматиране

Условното форматиране ви позволява да подчертавате данните автоматично и да спестявате време при ръчно форматиране. Ако данните в клетка отговарят на някое предварително зададено условие, Таблици автоматично ще форматират съдържанието на тази клетка.

Ще намерите до 18 условия в менюто за условно форматиране на Google Таблици. Но можете също да създадете персонализирано условие. Няколко предварително дефинирани условия са: Текстът съдържа, Дата е, По-голямо от, По-малко от и т.н.

Изображението по-горе показва автоматично идентифициране на резултати под 80% чрез използване на Условно форматиране команда под Форматиране меню на лентата с инструменти на Google Таблици.

Свързани: Луди формули на Google Sheets, които са изключително полезни

7. Използвайте подходящи заглавки за таблици

Можете да направите таблиците си с данни да изглеждат професионално с подходящи заглавки. Заглавните текстове също помагат на аудиторията да получи предварително разбиране на данните.

Можете да използвате удебелен шрифт за текста на заглавката на таблицата, където всички букви трябва да са главни. Можете да използвате главни букви за вторични заглавки във вашата таблица, но не използвайте a Удебелен тегло на шрифта.

За мерни единици ги напишете с малки букви и ги задръжте в скоби. Не забравяйте да добавите контраст Цвят на запълване и Цвят на текста за заглавния ред.

Използвай Формат за боядисване команда за експортиране на форматиране в различни заглавки на таблицата. Кликнете веднъж върху Формат за боядисване за да приложите форматиране в една клетка или диапазон от клетки.

8. Замразете редове и колони според нуждите

За дълги и големи набори от данни превъртането може да бъде проблем. Тъй като заглавката се превърта, публиката може скоро да забрави заглавките на колоните. За да помогнете на зрителите, можете да замразите определени колони и редове, така че заглавките да останат на мястото си и можете лесно да превъртате през дълги набори от данни.

За да фиксирате набор от редове или колони, опитайте следното:

1. Щракнете върху клетката, където искате да замразите редове и колони.
2. След това щракнете Преглед на лентата с инструменти и след това задръжте курсора върху Замразете.
3. Сега изберете броя на редовете за замразяване от върха.
4. Като алтернатива изберете До колона за закрепване на колоната.

9. Създавайте цветни диаграми

Просто изберете диапазона от данни, които искате да включите в диаграмата, и преминете към Вмъкване раздел в лентата с инструменти. Сега кликнете върху диаграма за да вмъкнете един автоматично. За по-добра видимост може да искате да персонализирате цветовете на диаграмата.

Щракнете двукратно върху всяко бяло пространство в диаграмата, за да изведете Редактор на диаграми панел от дясната страна. Сега можете да персонализирате много опции като Стил на диаграмата, Серия, Легенда, и така нататък.

Свързани: Как да направите 3D карта в Excel

Електронните таблици не трябва да са скучни

Следвайки гореспоменатите ръководства за стил/форматиране, ще можете да персонализирате работните си листове в Google Sheets бързо и лесно. Можете също да създадете празен шаблон с тези идеи за форматиране за редовни задачи, изпълнявани в Таблици.

Освен това създайте макроси за стилизиране/форматиране и ги използвайте всеки път, когато създавате нов лист в същия работен лист.

Предимствата и ограниченията на използването на макроси в Google Sheets

Научете плюсовете и минусите на макросите на Google Таблици, за да извлечете максимума от тях.

Прочетете Следващото

За автора