8-те най-добри начина да използвате Google Sheets като професионалист

Google Sheets е идеална програма за електронни таблици, ако искате простота и бързи резултати. Създаването на висококачествени и точни диаграми, графики или таблици е доста лесно в това приложение за производителност от Google.

Можете да увеличите потребителско ниво на Google Таблици до професионалист, като научите няколко лесни стъпки. Те също така ще стимулират изпълнението на задачите с бързи и последователни темпове. Тази статия ви представя тайната рецепта, която опитните потребители на Google Таблици прилагат, за да свършат нещата!

1. Събирайте автоматични данни с помощта на Google Forms

Google Forms е мощен инструмент за събиране на данни на Google Таблици. Можете да създадете въпросник или пазарно проучване с интуитивни действия. Винаги можете да промените броя на въпросите, формата на отговорите и дори кой може да взаимодейства с формуляра.

Можете да добавите формуляр към вашия работен лист, като следвате тези стъпки:

1. В лентата с инструменти щракнете върху Инструменти и след това изберете Създайте нов формуляр.
instagram viewer
2. Кликнете върху Добавете въпроси тук банер за изграждане на формата.
3. Данните от формуляра ще се появят на Отговори на формуляр 1 лист. Можете да персонализирате това име.
4. От Инструменти меню, щракнете върху Управление на формуляра за достъп до жизненоважни действия на Google Формуляри в Google Таблици като Изпратете формуляр, Формуляр за прекратяване на връзката, и така нататък.

Сега можете бързо създавайте невероятни Google Формуляри в Google Таблици и събирайте жизненоважни данни за работата си, без да разчитате на някой друг.

Свързани: Най-добрите бързи хакове на Google Sheets, които вероятно не сте знаели

2. Минимизирайте взаимодействията на потребителския интерфейс с преки пътища

Можете да навигирате по-бързо в Google Таблици с помощта на преки пътища. Потребителите на Google Pro запомнят много преки пътища, за да избегнат мишката. Натиснете Ctrl + / за да видите списък с удобни преки пътища на Google Таблици на екрана си.

Можете да създавате ръчни таблици със съдържание, връзки към съдържание, връзки към уебсайтове и да пренасочвате към друг лист с помощта на хипервръзки в Google Sheets. Опитайте следните стъпки, за да създадете хипервръзки:

1. Щракнете с десния бутон върху клетка и след това изберете Вмъкване на връзка.
2. Можете да поставите URL адрес от уебсайт в полето за търсене.
3. Можете да изберете автоматичните предложения под полето за търсене.
4. Можете също да кликнете върху Листове и именувани диапазони за връзка към всеки елемент от съществуващия работен лист.

3. Вграждане на данни от листове в документи или слайдове

Импортирайте бързо данни в Документи или Презентации от Таблици. Хакът спестява време и ви представя като професионалист пред публиката. Изпробвайте тези стъпки за импортиране/експортиране на данни в Документи или Презентации от Таблици:

1. В целевия файл с документи щракнете върху Вмъкване и след това изберете диаграма.
2. Ще видите опция От Таблици. Кликнете върху това.
3. Изберете всички листове, които имат диаграми, за да видите визуализация.
4. Изберете един и кликнете върху Импортиране.
5. Като алтернатива копирайте диаграмата от Таблици и я поставете във файла с документи. Този метод работи и за таблични данни.
6. Изберете Връзка към електронна таблица за графика на живо, или Поставяне на прекратена връзка за офлайн диаграма.

В Google Презентации можете да следвате същите стъпки, споменати по-горе, за да импортирате данни от Таблици.

4. Заключване на клетки за съвместни работни листове

Ако губите време да проверявате целостта на формулите, е време да използвате функцията за заключване на клетките. Това е удобно за листове за сътрудничество, където специфичните диапазони от клетки трябва да останат непроменени.

За да заключите диапазон от клетки или листове, следвайте тези бързи стъпки:

1. Маркирайте диапазон от клетки или една клетка.
2. Кликнете върху Данни в лентата с инструменти и след това изберете Защитете листове и диапазони.
3. В десния панел превключвайте между Обхват или Лист.
4. Направете своя избор и след това щракнете върху Задайте разрешения.
5. Променете настройките на разрешенията и щракнете върху Свършен.

Заключващите клетки ви помагат да защитите ръководствата за стил на работния лист, формулите и правилата за въвеждане на данни.

5. Добавете стойност към вашите данни чрез изображения

Изображенията са страхотни елементи, които трансформират скучните таблични данни в живи отчети. Има много начини да вмъкнете изображения във вашия работен лист.

Има и много причини, като например създаване на инвентаризация на ИТ устройства, препращане към съдържанието на уебсайта или създаване на смислени блок-схеми. Можете да започнете, като следвате тези инструкции:

1. От лентата с инструменти щракнете върху Вмъкване и след това изберете Образ. Можете да избирате между Вмъкване на изображение в клетка или Вмъкване на изображение върху клетки. От шестте източника, които виждате, изберете всеки като URL, Снимки, Google Диск и т.н.
2. Използвай изображение („URL“) формула в импортиране на изображения в клетки директно от уебсайтове.
3. От Вмъкване лентата с инструменти, можете също да изберете Рисуване за създаване на ръчни блок-схеми и работни потоци. Чертожната дъска има елементи като линии, форми, изображения и текстови полета.

6. Шаблони за управление на данни

Шаблоните ви позволяват да изпълнявате задачите си още по-бързо. Google Таблици ви предлагат удобни шаблони, които перфектно пасват на различни реални работни сценарии. Освен това тези шаблони са безплатни, за разлика от други приложения за електронни таблици, които таксуват за шаблони.

Ще намерите организирани шаблони според техните функционалности като лично, работно и управление на проекти. Ако имате нужда от помощ при обработката на данни, можете да опитате шаблони като списък със задачи, Google Finance Investment Tracker, списък на екипа, седмичен график, отчет за разходите и т.н.

Можете лесно да получите достъп до горните шаблони, като следвате тези стъпки:

1. От отворен работен лист щракнете върху Файл и задръжте курсора върху Нов.
2. Ще видите От галерията с шаблони. Кликнете върху него, за да получите достъп до библиотеката с шаблони.

7. Проверете данните във вашия работен лист

Често ли изтегляте неправилни имейл формати или URL адреси от базата данни на вашите работен лист за клиенти, клиенти или абонати на бюлетин? Можете да спрете това, като потвърдите съществуващите данни в Таблици с помощта на различни формули като ARRAYFORMULA(ISEMAIL(диапазон от клетки)).

Например, горната формула потвърждава куп имейл адреси или URL адреси за правилния формат. Формулата не може да ви каже дали имейлът е активен или не. Но можете да избегнете прости грешки като пропускане на знака @ или имена на домейни.

8. Автоматизиране на Google Таблици с помощта на макроси

Можеш използвайте макроси за автоматизиране на повтарящи се стъпки на листове. Те могат да бъдат персонализиране на цвета на клетката, филтриране, сортиране, създаване на формула, коригиране на размера на шрифта и т.н. Ще изпитате по-бързо изпълнение на задачата с докосването на няколко бутона на клавиатурата.

Нека помислим, че трябва да получите подробности за продукта като рейтинг, обеми на прегледи, цена и т.н. от сайтове за онлайн пазаруване. След това ги филтрирате според цена или рейтинг и препращате данните на друг член на екипа за по-нататъшна работа.

Изтеглете данните от проучването на вашите продукти от сайтове за пазаруване. След това започнете да записвате макрос, като изберете Запис на макрос в Макроси в рамките на Разширения лента с инструменти. Продължавам с Относителни препратки и изпълнете стъпките, които обикновено правите. Сега запазете макроса и задайте пряк път към него.

За следващия продукт просто натиснете клавишната комбинация за този макрос, за да анализирате автоматично данните след стъпката за въвеждане на данни.

Станете професионален потребител на Google Таблици без усилие

Можете да опитате горните стъпки следващия път, когато трябва да създадете месечен бюджет за лични разходи, фактура или няколко графики за вашата работа. Ще изпитате работа на професионално ниво с минимални усилия.

Има още трикове, които можете да научите и приложите в Google Таблици, като луди формули и визуализация на данни.

6 луди формули на Google Sheets, които са изключително полезни

Научете за най-важните и усъвършенствани формули на Google Sheets по възможно най-простия начин.

Прочетете Следващото

За автора