8-те най-добри начина за използване на приложения на Google Workspace за управление на проекти

Много организации разчитат на Google Workspace като съвместен офис пакет. Те обаче не знаят, че същите приложения могат да бъдат полезни и за управление на проекти.

Като използвате приложенията на Google Workspace, можете да се възползвате максимално от тях и да пропуснете необходимостта от включване на допълнителни инструменти за управление на проекти. Тази статия ще разгледа подробно как можете да използвате напълно приложенията на Google Workspace за управление на проекти.

1. Сътрудничество и проследяване на задачи по проекта

Повечето проекти изискват сътрудничество между съотборниците. Дори ако имате разпределен екип, работещ по проект, базиран на облак Приложения Google Workspace може да ви помогне да си сътрудничите лесно. Можете да използвате Sheets, за да планирате проекта и да създавате диаграми на Гант за управление на задачи и срокове.

Членовете на екипа трябва редовно да актуализират напредъка си в електронната таблица. Така листът винаги съдържа актуална информация. Може също да функционира като инструмент за проследяване на задачи или време за екипа.

С Google Календар разберете за безплатните и ангажирани часове за всеки член на екипа. Споделяне на бележки със съотборници и поддържане на организация с помощта на a списък със задачи е възможно с Google Keep.

2. Екипна комуникация без усилия

Разбира се, Gmail е един от най-добрите доставчици на имейл услуги в света. Ако използвате Google Workspace, не е нужно да мислите два пъти за осигуряване на гъвкава и ясна комуникация между членовете на вашия екип. Gmail е тук, за да улесни безпроблемната комуникация в екипа.

Можете да създадете списък с имейли „Групи“ и да добавите всички членове на екипа в тази група. След това можете да използвате само един имейл адрес, за да споделяте информация, ресурси и актуализации с целия екип.

Хората, работещи по няколко проекта едновременно, могат да маркират имейли, свързани с различни проекти. Така имейлите с различни етикети ще се съхраняват в отделни папки. Можете също да маркирате със звезда важните имейли, за да ги намерите бързо.

3. Планиране на ресурсите на вашия екип за проекта

Ръководителите на проекти често срещат трудности при възлагането и планирането на задачи на членовете на екипа за нов проект, докато други проекти са в ход. Ако използват Google Workspace, приложението Календар може да предложи лесно решение на този проблем.

Членовете на екипа могат да маркират своите задачи и графици в споделен календар. Така всеки ще знае кой до коя дата е зает и съответно ще възложи нови задачи. Екипите могат да го използват, за да наблюдават крайните срокове и етапите и да получават напомняния.

Можете да създадете отделни екипни календари за проследяване на ваканции, срещи и тренировки.

4. Споделяйте и съхранявайте цифрови данни

Съвременните проекти се нуждаят от защитено съхранение за файлове и документи, съдържащи критични данни. В същото време членовете на проекта трябва да имат достъп до тях 24/7. Приложението Google Drive е тук, за да съхранява всичките ви файлове, документи, изображения и видеоклипове, свързани с проекти.

Това базирано в облак приложение за съхранение на файлове може сигурно да съхранява вашите файлове. Ако направите някакви промени във файловете, те се синхронизират незабавно. По този начин всеки друг член на екипа може да получи достъп до актуализираното съдържание.

Контролите за споделяне и достъп на Google Drive правят съвместната работа безпроблемна. Например, можете да споделите чернови на копие на файл с клиента за одобрение с разрешение само за преглед на документа.

Освен това можете да създадете отделни споделени дискове за различни екипи по проекти и да ги споделите с тях за бърз достъп.

5. Създавайте отчети и презентации

Търсите инструмент за създаване на привлекателни и обяснителни отчети? Искате ли да включите различни диаграми и графики в тези отчети? Google Таблици е приложението за вас. Помага ви да споделяте всякакъв тип цифрови данни в най-подходящия стил. Освен това ви позволява да работите съвместно по отчет.

Презентацията е друга важна част от проектите. В Google Презентации приложението е идеалният инструмент за създаване на презентации на Google Workspace. Можете да го използвате, за да споделите визията си, да опишете работата на екипа и да визуализирате жизненоважни данни.

Докато работите отдалечено, също така е възможно да споделяте презентациите на Google Slides по време на видеоконференции, като използвате функцията за споделяне на екрана на Google Meet.

6. Приемане на проекта онлайн

Сайтове е приложението Google Workspace, с което създавате висококачествени сайтове без познания по програмиране или дизайн. Можете да използвате Google Sites за проект, събитие или екип.

Можете да използвате Google Sites като център за съхранение на всички документи, актуализации, графики, календари и резултати. Това ще даде възможност на всички съотборници да имат достъп до цялата информация, свързана с проекта, от едно място.

7. Екипни срещи и разговори

Екипите, работещи по проект, трябва да поддържат връзка през цялото време. Освен имейли, те могат да използват Google Workspace Chat за незабавни съобщения и приложението за видео разговори Google Meet за виртуални срещи.

Освен директни съобщения до отделни членове, Google Chat поддържа и групови разговори, така че екипите да могат плавно да си сътрудничат от отдалечени места. Докато използвате чат, можете също да споделяте файлове с други хора и да работите по задача.

Google Meet поддържа както аудио, така и видео разговори, така че можете да се свържете с колегите си по всяко време. Винаги можете да работите върху документ един до друг, докато сте на среща в Google Meet – което извежда сътрудничеството на следващото ниво.

По време на среща можете също да използвате приложението Keep за водене на бележки и писане на протоколи. Можете лесно да споделяте тези бележки и да ги прикачите към други документи.

8. Управление на документи и сътрудничество

Екипите, работещи по проекти, трябва да управляват множество документи. Ситуацията става проблематична, когато те трябва да си сътрудничат по тези документи. Ръчното разпространение на документите и отделното им редактиране може да попречи на работата на екипа и да причини забавяне на проекта.

Свързани: Причини, поради които проектите се забавят и как да ги избегнем

Потребителите на Google Workspace могат да изпробват Документи и Таблици за управление на документи. Няколко души могат да имат достъп до тези документи и да работят върху тях едновременно. Без значение какви промени правите в документите и електронните таблици, те ще бъдат видими в реално време.

Възможно е също да коментирате и да предлагате обратна връзка за същите документи. С функцията за хронология на версиите можете лесно да проследите кой и кога е направил промените в документите.

Управлението на проекти става лесно с Google Workspace

Предприятията често използват множество приложения и инструменти за управление на различни аспекти на даден проект. Ако вече използвате приложенията на Google Workspace, те също могат да ви помогнат с управлението на проекти.

Сега, когато знаете как да използвате неговите приложения за управление на задачи, свързани с проекта, администрирането на проекта ще стане по-лесно. Въпреки това, освен Google, има и други доставчици на съоръжения за работно пространство, които може да искате да проверите.

6-те най-добри работни пространства, които не са от Google или Microsoft

Microsoft и Google не са единствените компании, които предоставят удобства за работни пространства. Ето някои от най-добрите алтернативи, които можете да проверите!

Прочетете Следващото

За автора