Как да създадете ресурс за споделяне на идеи по време на работа

Изследванията многократно показват, че две от основните причини служителите да напуснат работата си включват липса на признание от шефа и недостатъчна комуникация. За да разрешите това, сътрудничеството е от ключово значение.

Наличието на ефективен ресурс за споделяне на идеи на работното си място може да подобри ангажираността на служителите и да отвори полето за иновации. Тук разглеждаме как можете да създадете този вид ресурс и как да го накарате да работи на практика.

Защо трябва да създадете ресурс за споделяне на идеи

Независимо дали сте мениджър или не, наличието на централизирано пространство без преценки за насърчаване на споделянето на идеи означава, че хората са по-склонни да допринасят. Също така е полезно персоналът да знае, че е добре дошъл да прави предложения и се насърчава.

В много отношения ресурсът за споделяне на идеи, който се използва добре, има много предимства, като например:

• Той е лесен за използване и вечен.
• Помага на по-тихите колеги да правят предложения извън срещите на екипа.
instagram viewer
• Всеки може да го добави, независимо от времето на смяна.
• Можете да го направите анонимен.
• Предоставя исторически записи на неща, които вече са били представени.

Свързани: Най-добрите инструменти за създаване на визия табла

Въпреки това, за да работи това, ресурсът трябва да се управлява добре. Това включва адресиране на идеите на хората, събиране на информацията и тяхното действие, когато е необходимо. Служителите ще се хванат бързо, ако това се третира като упражнение за отметка и приносът на всеки бъде свален или игнориран.

Ако го направите правилно, ще имате интерактивна банка от идеи и обратна връзка, от която можете да се възползвате, за да направите подобрения. По същия начин вашите колеги ще се почувстват изслушани и може да подобрят увереността на екипа в ролята си.

Приложения за незабавни съобщения за лесна употреба

Един от най-простите начини за създаване на ресурс за споделяне на идеи е да използвате приложения или услуги за незабавни съобщения. Вероятно всеки вече използва едно от тези приложения на работа, така че има допълнителен бонус, че е готов за използване.

Някои добри примери за приложения, които може да използвате, включват Отслабване и Microsoft Teams. Можете да създадете специален канал, който се използва единствено за споделяне на идеи, и да поканите своя екип в него.

Тъй като и двете приложения ви позволяват да качвате и фиксирате файлове в канала, можете дори да добавите електронна таблица, за да събирате информацията и да я управлявате официално. Освен това, тъй като незабавните съобщения се случват в реално време, можете да го направите интерактивен, като представяте теми и инициирате дискусии.

Свързани: Съвети за производителност за работа в Slack

Използването на този подход обикновено е най-подходящо за по-малки екипи, които работят по едно и също време, например стандартна работа от девет до пет. Това се дължи единствено на начина, по който функционират незабавните съобщения и може да бъде идеален в този сценарий.

Недостатъците на използването на този метод обаче са:

• Може бързо да стане неуправляем, ако се използва често.
• Ще трябва да търсите в много текст за идеи.
• Потребителските имена на всички обикновено са видими, така че не е анонимно.
• Не можете лесно да го модерирате.
• Персоналът може да се почувства принуден да допринесе и може да се почувства изоставен, ако не участва.

Създайте табло за цифрови идеи

Цифровото табло предоставя онлайн пространство за всички ваши колеги, които да наблюдават и да добавят към тях в свободното си време. Мислете за това като за табло за обяви, което всеки може да види, когато минава.

Страхотно приложение за това е Падлет, тъй като предоставя няколко шаблона, от които можете да избирате, за да започнете вашата дъска за споделяне на идеи. Padlet е невероятно лесен за използване и е съвместим с почти всеки тип файл. Това е полезно, ако хората искат да предоставят изображения или документи в своите заявки или ако искат да използват гласови бележки.

С безплатен акаунт, просто създайте своя Padlet (борд), дайте му заглавие и добавете описание и е готов за работа. За да го споделите, щракнете върху Дял бутон в горния десен ъгъл на екрана. Копирайте връзката в клипборда и го изпратете на вашия екип. Можете да играете в настройките, за да правите приноси анонимни и да решите кой може да редактира дъската.

Свързани: Как Padlet може да направи планирането и сътрудничеството по-лесни

Когато служител иска да добави своята идея към него, той просто трябва да щракне върху Плюс това знак, който ще създаде нов щифт на дъската, в който могат да напишат и да щракнат Публикувайте. Padlet също така позволява на други да коментират всеки щифт и да поставят любими звезди, ако искате да добавите тази функция. Информацията ще бъде добавена в реално време и можете да я подредите според вашите предпочитания.

Въпреки това, това може да създаде някои проблеми, като например:

• Ще трябва да гарантирате, че хората оставят отметка в сайта или изтеглят приложението за непрекъсната употреба.
• Използването му с по-малки екипи може да означава, че изглежда рядко.
• Може да се почувства безличен и липсват елементи на дискусия.

Използвайте Google Files за организирано споделяне на идеи

Ако искате екипът ви да споделя идеи, но също така искате да сте сигурни, че той остава възможно най-организиран, не търсете повече от Google Документи и Таблици. В зависимост от това дали предпочитате електронна таблица или текстов документ, може да изглежда малко по-различно, но можете да го структурирате точно както искате.

Файловете на Google предлагат възможности за споделяне, които са ненадминати от никой друг и позволяват на потребителите да правят редакции едновременно с някой друг. Това означава, че Google Sheet или Doc са винаги отворени за работа и хората могат да избират дали да останат анонимни или да включат името си.

Свързани: Създайте и персонализирайте кръгова диаграма в Google Sheets

Най-голямото предимство на използването на този носител е, че можете да контролирате каква информация се добавя, като използвате специфични заглавки и падащи списъци. Например в Google Таблици заглавките на вашата таблица може да включват:

• име
• Зона за предложения (това може да има падащо меню със зони за обслужване).
• Каква е вашата идея или предложение?
• Причина за вашата идея или предложение.
• Отговор от ръководството.

След това можете да използвате ресурса си за споделяне на идеи, за да събирате данни, да изготвяте отчети и да информирате всички за напредъка на тяхната идея.

Недостатъците от използването на файлове от Google като ресурс за идея са:

• Електронните таблици и документите могат да се чувстват монотонни и като „друга отговорност“ за персонала.
• Той има ограничени дискусионни функции.
• Това води до подход отгоре надолу към иновациите.
• Служителите ще трябва да го маркират и да не забравят да го използват.

Споделянето на идеи стана лесно

С горните предложения за това как да създадете ресурс за споделяне на идеи между колеги, ще трябва да вземете решение кой подход отговаря на нуждите на вашия екип. Можете дори да изберете да използвате два от споменатите методи. Важното е, че трябва да се чувства като начинание, което си заслужава.

Това може да увеличи интереса на персонала към развитието на компанията и ще имате богата представа за това как нещата могат да бъдат подобрени. Вашият екип е най-големият ви ресурс, така че се уверете, че използвате техните знания и опит, като им предоставите пространство, за да го споделят.

6 лоши навика за отдалечена работа, които съсипват производителността ви, и как да ги поправите

Ежедневните ви навици оказват огромно влияние върху работния ви ден. Ето някои отдалечени навици, които съсипват вашата производителност, и как да ги коригирате!

Прочетете Следващото

За автора