Как да напиша проектно предложение

Може да сте служител, който иска ръководството да действа според вашите идеи, собственик на малък бизнес, който се опитва да помогне на вашия клиент по определени начини, или стартираща компания, която желае да събере пари от инвеститори.

Едно нещо, което трябва да направите в процеса, е да напишете проектно предложение, за да получите одобрение за по-добра кауза. Така получавате основните ресурси, инструменти или бюджет, за да превърнете идеята си в нещо забележително.

И така, нека разберем как да напишем проектно предложение, което хората, вземащи решения, харесват и одобряват.

Какъв е идеалният формат на проектно предложение?

Преди да влезем в същността на писането на проектно предложение, нека първо хвърлим малко светлина върху неговата дефиниция.

Документ, който използвате, за да предложите проект и да обясните неговата цел, резултати и плана стъпка по стъпка за постигане на тази цел, се нарича проектно предложение.

Ето формата на проектното предложение, който трябва да следвате, докато го подавате на по-висши органи.

1. Заглавна страница

Първото нещо, от което се нуждаете, е заглавен лист, за да напишете заглавието на вашия проект. Следва го съдържанието на следващата страница, за да улесни сканирането на документа.

2. Резюме

Второто нещо във вашето проектно предложение трябва да бъде резюмето. Трябва да включите най-важните точки, които ръководството би искало да знае за вашия проект. Например:

• Проблемът, който ще решите.
• Предложеното от вас решение на този проблем.
• Очертанията на вашия план.
• Резултатът от този проект.

След това завършете всичко в заключение в края на вашето резюме.

3. Описание на проекта

Това ще бъде най-големият раздел от вашето проектно предложение, където ще обсъдите всичко.

Заден план: В този раздел вие говорите за проектите, които сте правили в миналото, резултатите, които сте постигнали и защо сте правилният човек или екип, който да работи по този проект. За да подчертаете вашата гледна точка, можете да добавите как можете направи проекта успешен въз основа на уроците, които сте научили от предишните задачи, по които сте работили.

Работен план по проекта: Тук можете да опишете стъпка по стъпка процеса на това как възнамерявате да разрешите конкретния проблем, който се занимавате.

Свързани: Най-добрите съвети, за да откроите отчетите си за проекти

Изисквания на проекта: В този раздел описвате бюджета, ресурсите или инструментите, които ще ви трябват, за да завършите проекта. Ако е възможно, можете също да опишете къде ще отидат парите или какви ресурси или инструменти ще ви трябват за коя задача.

Упълномощаване/ Мониторинг на проекта: Това е мястото, където описвате кой ще взема решенията за проекта и как вашата организация или екип ще наблюдава всичко.

4. Прикачени файлове

И накрая, това е мястото да включите допълнителния материал, който не е включен в предложението. Това може да са важни данни или други подробности, които ръководството може да използва, за да разбере повече за вашия проект и неговите изисквания.

Как да напишете добро предложение за проект

Колкото и да е важно да знаете как да направите предложение в правилния формат с правилна информация, то трябва също така да бъде убедително, за да бъде одобрено. И така, ето някои точки, които трябва да обмислите, за да започнете с вашето проектно предложение.

• Преди да напишете нещо, уверете се, че познавате аудиторията си. Разберете с какви термини резонират, какъв тип тон би бил по-добър за тях, след което напишете нещата съответно.
• Фокусирайте се върху доставката. Уверете се, че предавате всичко убедително с яснота и простота.
• За да предотвратите объркване, избягвайте да използвате креативността си във формата. Вместо това, следвайте конвенционалния метод. Въпреки че, ако ръководството ви вече ви е дало формат, уверете се, че го спазвате стриктно.
• накрая, редактирайте и коригирайте вашето проектно предложение за предотвратяване на всякакви печатни или граматически грешки.

Кои са седемте части в едно проектно предложение?

Сега, когато обсъдихме какъв формат трябва да следвате, докато пишете своето проектно предложение, и различни начини да го направите убедително. Нека разберем какви части трябва да включите в предложението си за проект.

1. проблем

В този раздел описвате проблема, с който се занимавате, или целта на вашето проектно предложение.

Въпреки че, когато го пишете, имайте предвид, че хората, с които се обръщате, са заети. Така че, уверете се, че представяте всичко ясно, кратко и въз основа на солидни факти. Ако е възможно, избягвайте да добавяте вашите мнения и да увеличавате дължината на раздела.

2. Решение

Във вашия раздел за решение, вместо да посочвате очевидното, направете го да се откроява, като кажете как точно ще се справите с този проблем и защо ще успеете.

За да го направите по-въздействащо, фокусирайте се върху гледната точка на вземащите решения (или вашите читатели). Обмислете какво трябва да мислят, докато го четат, какво биха искали да знаят по-нататък или какъв въпрос могат да повдигнат, след като прочетат тази подробност или тази точка. След това можете да го напишете допълнително въз основа на това, което научите.

Освен това, подкрепете всичко с факти и изследвания.

3. Цели

Когато се справяте с проблем или очаквате с нетърпение да постигнете определени резултати, вие гарантирате успех, като излагате целите. И това е, което ще направите в този раздел – задайте ИНТЕЛЛЕКТНИ (специфични, измерими, постижими, реалистични и навременни) цели.

Не забравяйте, че вашите цели трябва да подчертават качеството на вашето предложение. В крайна сметка, те са начин да убедите ръководството си, че това е изпълнимо и може да реши проблема, с който се занимавате.

4. Резултати

Резултатите са критерии за успех, които описват на ръководството какво ще бъде постигнато от този проект и как ще бъде успешен. Не забравяйте да ги направите навреме, точно като целите си. Например, X% повече продажби през този празничен сезон.

5. План и стратегии

След това описвате какъв подход ще предприемете, за да постигнете целите и да постигнете тези резултати. Включете стъпка по стъпка процес и обсъдете подробно стратегиите, които ще приложите тук.

В допълнение, покажете защо този подход ще бъде уместен и ефективен.

6. Бюджет на проекта

Опишете цената на целия проект. Колко финансиране ще ви трябва, какви ресурси и инструменти ще ви трябват? Не забравяйте да обсъдите всички подробности.

7. Заключение

И накрая, обгърнете всичко – проблема, решението, вашите идеи, предимствата на проекта и всичко останало в този раздел. Не забравяйте да наблегнете на фактите, за да получите одобрението на вашето проектно предложение.

Какви са различните видове проектни предложения?

Официално поискано

Когато клиентът ви направи писмена или официална заявка за проект, вие подавате официално поискано предложение. Това предложение е най-лесно за написване, тъй като знаете точно какво търси потенциалният клиент в проекта, какво да включи и кой формат да следва.

Неофициално поискано

Това проектно предложение е сравнително трудно, тъй като за разлика от предишното, направеното тук искане е устно или задължително неформално. Нямате спецификация какво да доставите, така че може да се наложи да направите малко проучване.

Непоискано

Тези проектни предложения са най-трудни за писане. Те са като студено подаване. Вие ги изпращате, когато намерите клиент, който може да се нуждае от решаване на някакъв проблем.

Ако работите по този тип проектно предложение, трябва да направите много изследвания и убедителност.

Продължение

Предложенията за продължаване на проекта са написани като актуализация на вече одобрен проект. Тук споменавате стъпките, бюджета и всяко изискване и ги молите да одобрят продължаването на плана.

Ако вашият клиент се нуждае от големи промени в проекта, това е моментът, в който ще направи това искане.

Допълнителен

Ако работите по проект и установите, че може да се нуждаете от повече ресурси, отколкото сте преценили, пишете и изпращате допълнително предложение за проект. Включва заявката за добавени ресурси, обяснявайки точно защо имате нужда от тях и колко време ще отнеме завършването на проекта.

Подновяване

Ако сте завършили успешно някои проекти за клиент и сега искате повече подкрепа, за да ги продължите, пишете предложение за проект за подновяване.

Предложението за проект става по-лесно

Писането на проектно предложение може да изглежда като смущаваща задача, но ако имате правилната информация, започва по-лесно.

И сега, когато знаете как да напишете предложение с правилния формат, включвания и качество, за да получите одобрение, сте готови! Продължете и напишете първото си предложение за проект.

8-те най-добри вида отчети за управление на проекти, които трябва да знаете

Независимо дали сте мениджър на проекти или част от екип за управление на проекти, трябва да знаете за най-често срещаните типове отчети. Ето някои от тях!

Прочетете Следващото

За автора