Как да използвате Microsoft Teams, OneDrive и SharePoint заедно за съвместна работа

Напоследък може да видите нарастване на броя на приложенията за съвместно работно пространство. Ако имате план за Microsoft 365, нямате нужда от допълнителни инструменти за отдалечена работа. Всичко, от което се нуждаете, са Microsoft Teams, OneDrive и SharePoint за високопродуктивна и без разсейване съвместна работа у дома или офиса.

В тази статия ще обсъдим как Microsoft Teams, OneDrive и SharePoint могат да ви помогнат със задачи/управление на документи, дистанционно сътрудничество и разговори.

Microsoft Teams за съвместна работа

Microsoft Teams спазва 360-градусов подход за сътрудничество и комуникация. Вие и вашият екип можете просто да се погрижите за много аспекти на проекта направо от екипите. Можете да провеждате екипни срещи, индивидуални разговори, съобщения, достъп до файлове и да работите върху грешки.

Следните са жизненоважните съвместно ориентирани към работата функции на Microsoft Teams, които позволяват на отдалечени и хибридни екипи да работят в пълния си капацитет:

1. Обаждания, срещи и текстови съобщения

Microsoft Teams е стабилно приложение за екипни разговори и срещи. Можете да планирате срещи в Outlook Calendar за екипни срещи на конкретна група екипи.

Всеки член ще получава автоматични сигнали, така че никой да не пропусне важни срещи по проекта. Екипите също така позволяват на членовете на екипа от отдалечени места да присъстват на срещата чрез телефонни обаждания.

Microsoft Teams следва формата с нишки за групови текстове. Привлечете вниманието на членовете на екипа, като ги маркирате с @ подпишете по време на съобщение.

2. Споделяне на екрана

По време на екипни срещи щракнете върху Споделете съдържание бутон за споделяне на различни активи на вашия компютър. Microsoft Teams ви позволява да споделяте:

• Работен плот за безпроблемно сътрудничество с множество прозорци, изскачащи прозорци, известия и приложения.
• Конкретен прозорец, когато трябва да се съсредоточите върху едно конкретно съдържание и да запазите дейността на работния плот частна.
• Презентации на PowerPoint. Публиката може да се движи през слайдовете, ако иска.
• Microsoft Whiteboard за съвместно UI/UX проектиране, проектиране на продукти и много други.

3. Публични и частни екипи

Публичните екипни канали ви позволяват да си сътрудничите свободно с външни контакти. Например, създавайте публични групи за графични дизайнери, разработчици на приложения, когато си сътрудничите с разработчиците на клиента.

Когато работите по нещо извън проекта на клиента, по-добре е да създадете частен екипен канал за членовете на екипа. Можете да споделяте файлове, да обсъждате идеи и да взимате решения, които са извън обхвата на клиента.

OneDrive за съвместна работа

OneDrive е услуга за съхранение в облак на Microsoft с отлична сигурност на данните. Инструментът улеснява достъпа на членовете на екипа до проектни файлове и документи отвсякъде.

Когато настроите екип в Microsoft Teams, OneDrive става облачното хранилище по подразбиране. Можете да използвате следните функции за съвместна работа в екипа или между екипите:

1. Съхранение и синхронизиране на файлове

Можете да създадете споделена библиотека за всеки проект. След това добавете членовете на екипа, които трябва да работят по проекта. Сега всички членове имат достъп до всички файлове, които създавате или качвате в тази библиотека.

Приложенията на OneDrive синхронизират вашето устройство с облачната платформа и автоматично запазват най-новия файл в локалния диск. Следователно, вие и вашият екип можете да работите върху документи по проекта, дори ако интернет не е наличен за известно време. Въпреки това, всяко сътрудничество в реално време няма да е достъпно, когато устройството ви е офлайн.

2. Контролиране на споделяне и достъп

Вие имате пълен контрол върху данните си. Освен ако не споделяте файл в която и да е група на Microsoft Teams или споделена библиотека на OneDrive, вашият файл е напълно частен. Ако трябва спешно да споделите някакъв файл, просто плъзнете и пуснете файла в споделена библиотека или група на Teams.

Можете да зададете различни контроли за достъп за проектни файлове и документи. Да предположим, че работите върху блог за предстоящия ден на компютърната сигурност. Имате нужда от творчески принос от екипа.

Можете ръчно да споделите връзката към съдържанието с няколко членове на екипа и да не я споделяте ненужно с целия екип. След това можете да ограничите изтеглянето на съдържание, да предоставите достъп само за преглед и т.н.

3. Маркиране на сътрудник

Редакторите на съдържание, издателите, мениджърите на проекти могат да намалят натоварването на задачите си, като внедрят маркиране на документи. Ако редактирате чернова на блог и се нуждаете от писателя да добави някои исторически данни към съдържанието, можете просто да ги споменете в документа, като използвате @ знак.

Авторът или създателят на съдържание ще получи автоматичен имейл с връзка към файла и коментар. Няма нужда да преследвате създателя на съдържание чрез приложения за съобщения или гласови повиквания. Това спестява на вас и вашия екип много време.

4. Редактиране в реално време

Можете да намалите времето за създаване и одобрение на съдържанието, като преминете към редактиране в реално време. За проекти с голямо съдържание вашият екип трябва да възприеме този подход.

Вие и вашият екип по проекта можете да отворите един и същ файл на Excel, Word или PowerPoint в браузъра. Всички промени, които създателите на съдържание, редакторите и одобряващите правят, се показват на всички сътрудници.

SharePoint за съвместна работа

Можете да използвате Microsoft SharePoint като интранет портал по подразбиране за всеки проект. Можете безопасно да разгръщате задачи, отчети, работни потоци и резултати от всеки проект онлайн, без да управлявате бекенд сървър.

Ето списък с функции на SharePoint, които бихте искали да използвате за съвместна работа с напълно отдалечена или хибридна работна сила:

1. Управление на съдържанието

Можете да управлявате проектни данни като документи, файлове, изображения, дизайнерски активи, телефонни контакти, имейл контакти и видеоклипове без усилие в SharePoint. Можете да създадете отделни сегменти за всеки файл на сайт на SharePoint.

Можете да добавите програма за търсене, базирана на метаданни, така че членовете на екипа да имат лесен достъп до файлове отвсякъде. Потребителите могат също да имат достъп до файлове от мобилни устройства, тъй като SharePoint е мобилно адаптивно приложение.

2. Комуникационен сайт

Можете да използвате SharePoint за визуална комуникация. Например, създайте различни комуникационни сайтове във вашия интранет за аудитории като членове на екипа, клиенти, доставчици и т.н.

Сега можете да публикувате актуализации относно проект, продукт или услуга на гореспоменатите сайтове с едно щракване. Можете да използвате комуникационни сайтове в SharePoint, за да публикувате табла за състоянието на проекта и да събирате коментари от вашите клиенти.

Сайтовете на SharePoint също ви позволяват да добавяте с лекота събития в календара, времеви линии и задачи за управление на проекти.

3. Споделяне и контрол на разрешенията

Можете да зададете различни правила и нива за споделяне в SharePoint. Например, членовете на екипа могат да получат достъп за редактиране, външните сътрудници получават достъп за преглед, а клиентите получават пълен контрол върху сайт на проекта в SharePoint.

В сайтовете на SharePoint има различни контроли за разрешения, които можете да използвате за лесен достъп до съдържание с подходяща сигурност. Можете да избирате между пълен контрол, дизайн, редактиране, принос и четене.

Продуктивно и достъпно сътрудничество

Използването на всички тези функции за съвместна работа на Microsoft Teams, OneDrive и SharePoint е лесно.

Вече можете да започнете със задачи по проекти, управление на документи, бяла дъска в реално време и екипно сътрудничество отвсякъде.

9-те най-добри начина за управление на вашия екип в Microsoft Teams

С Microsoft Teams можете да формирате план, да организирате работа и безпроблемно да си сътрудничите като лидер на екип. Ето няколко съвета, които да ви помогнат да започнете!

Прочетете Следващото

За автора