10-те най-добри съвета, за да направите отчетите си за проекти открояващи се

В наши дни е невъзможно да се мисли за проект без отчет. Всъщност някои проекти се нуждаят от създаване на множество отчети по време на техния жизнен цикъл. Вашите проекти и клиенти може да се нуждаят от вас да генерирате различни видове отчети, но всички отчети трябва да са кратки и лесно разбираеми.

В тази статия ще научите как да направите ефективен отчет за завършен или текущ проект.

1. Ясни и кратки разписания

Отчетите за вашите проекти трябва да имат графики. Тя трябва да е кратка, но също така трябва да съдържа цялата необходима информация, така че получателите да могат лесно да я разберат с един поглед.

По-добре е да създадете седмичен график и ако е необходимо, можете да го направите двуседмично или месечно. Графиците трябва да включват име на ресурс, име на задача, дата, ден от седмицата, време за влизане, време за излизане и общо работно време.

Вместо да въвеждате ръчно всяка информация в електронна таблица, можете използвайте всяко приложение за график, като Timely. Тук можете да въведете вашето работно време, имена на задачи и т.н. След това инструментът автоматично ще генерира отчети за график.

2. Подробен отчет за разходите

Пълният отчет за разходите е важен не само за клиента. Също така е полезно за вашия екип да следи бюджета и действителните разходи по време на жизнения цикъл на проекта.

Отчетът за разходите трябва да включва артикула или услугата, неговото количество, стойност на артикула, прогнозен бюджет, разходи и баланс. Ако някой член на екипа иска да закупи услуга или продукт за проект, помолете го да изпрати подобен отчет за разходите.

Уверете се, че купуват този артикул само след вашето одобрение и ви представят сметката. По този начин можете да добавите данните към окончателния си отчет за разходите и да предотвратите превишаването на разходите в бюджета.

3. Изчерпателни статуси на проекта

Докато правите отчет за проект, той трябва изрично да предава състоянието на проекта. Състоянието на проекта не означава текущото състояние на напредъка на работата. То трябва да включва и други данни като разликата между планирания и действителния график, вариация между прогнозни и действителни разходи, оставащи задачи, отложен краен срок (ако има такъв), възможни рискове и проблеми и скоро.

Трябва да създадете изчерпателен отчет, съдържащ статус от всички възможни ъгли. Универсалното отчитане на Асана функцията може да помогне за изработването на отчети за състоянието на проекта в различни обхвати и ъгли.

4. Разпределение на ресурсите

Докато подготвяте отчет за разпределението на задачите, уверете се, че той помага на другите да проверяват наличността на ресурсите и да делегират задачи, когато е необходимо. Предоставете разбивка на това колко часа ще отдели всеки ресурс за всяка задача в такива отчети.

Това ще помогне на мениджърите и колегите да знаят кой член на екипа е зает и кой има малко свободно време. Можете лесно да компилирате данни и да ги използвате в отчета за бъдещо планиране с инструменти за планиране на ресурси като Сребърна кофа.

Свързани: Най-добрите инструменти и съвети за ефективно делегиране на задачи

5. Визуализирайте използването на капацитета

Вероятно ще включите отчет за използването на ресурсите на проекта. Трябва да отделите таксуваното използване от общото използване на ресурсите. Следователно е жизненоважно да създавате отделни колони за всяка информация.

Можете също да включите името на ресурсите и индивидуалното използване, заедно с екипно използване. По същия начин можете да отделите известно време, за да наградите и признаете успеха на най-добре представилите се по отношение на използването на ресурсите.

6. Очаквани и реални рискове

Оценката на риска е неразделна част от управлението на проекта. Следователно трябва точно да визуализирате данните за оценка на риска. Може да сте помислили за някои рискове, докато планирате проекта. Въпреки това, с напредването на проекта оценката на риска се променя. Посочете всички възприети и действителни рискове, когато създавате отчета за вашия проект.

Вашето отчитане на риска трябва да се състои от преглед на очакваните рискове, последван от всички рискове, които проектът е изпитал до датата на отчета. Също така е наложително да споменете всички промени в профила на риска, които вие или вашият екип сте идентифицирали по време на напредването на проекта.

7. Анализ на портфолиото на проекта

Ако управлявате повече от един проект в даден момент и трябва да изготвите отчет, за да анализирате портфолиото си, трябва да бъдете предпазливи. На първо място, отидете на табло за управление, където ще изброите всички имена на проекти с удебелен шрифт за лесна визуализация.

Таблото за управление трябва също да включва обобщение на проектите, като основни етапи, краен срок, текущ напредък, бюджет спрямо. разходи и разпределение на ресурсите. Можете също да използвате различни графики, за да визуализирате данните на едно място. По-късно можете да създадете отделни секции за всеки проект и да ги анализирате поотделно.

Има няколко стабилни инструменти за управление на портфолио от проекти налични на пазара. Можете да изберете някой от тези най-добри инструменти за създаване на професионални и изчерпателни отчети.

8. Конвенция за данни и етикетиране

Отчетите за вашите проекти трябва да съдържат стандартна конвенция за данни и етикети. Ако искате да създадете отчет за вашата организация, следвайте организационната конвенция. Ако създавате такъв за клиент, може да искате да обсъдите с него как биха искали информацията, представена в отчета.

Освен това използвайте кратки и точни етикети във вашия отчет, така че всеки да може да разбере без никакви затруднения. Освен това, опитайте се да следвате местните стандарти за час и дата. Ако работите за базирана в САЩ организация от Обединеното кралство, използването на конвенции за дата в САЩ би било идеално.

9. Интерактивни диаграми и графики

Без значение какъв тип отчет ще направите, аудиторията ще намери интерактивните диаграми за по-полезни. Редове и колони, пълни с цифрови данни, могат да направят хората незаинтересовани. Вместо това създайте диаграми и графики, които показват допълнителни данни, когато някой задържи курсора на мишката върху графиката.

Има различни графики и диаграми, които можете да използвате във вашите отчети. Сред тях най-често срещаните са кръговите диаграми, линейните графики и лентовидните графики. В зависимост от типа данни, трябва да изберете диаграма или диаграма за лесна визуализация.

10. Раздел за обратна връзка

Всеки доклад за проекта ще предизвика положителна или отрицателна обратна връзка. Всички отчети за проекти трябва да включват раздел, където клиентите или мениджърите могат да дадат своята обратна връзка. След като премине през докладите, публиката може да предложи своите отзиви и предложения в този раздел.

Така че не е нужно да искате обратна връзка отделно. Това също така ще покаже, че сте готови да знаете своите ограничения и да правите подобрения. По-късно можете да приложите предложенията в работния процес на вашия проект.

Започнете да създавате отчет за проекта

Успешното представяне зависи от това как създавате доклада за аудиторията. По време на подготовката на доклада, имайте предвид гореспоменатите точки, за да правите ефективни отчети за проекти.

Може също да искате да използвате стабилен инструмент за визуализация на данни, за да представите отчетите професионално, заедно с нотка на креативност.

8-те най-добри функции на Google Data Studio за анализ и визуализация на данни

Искате ли да впечатлите аудиторията си с полезна информация и завладяващи визуализации? Вижте тези функции на Google Data Studio.

Прочетете Следващото

За автора