Как да използвате метода за инвентаризация на ангажиментите за оптимизиране на управлението на задачите

Чувствали ли сте се някога, че имате толкова много неща за вършене и нямате достатъчно време да го направите? Ако е така, вероятно сте в по-голямата част от населението. Независимо дали става въпрос за работа или домашни задължения, винаги има нещо, което трябва да се направи.

Може да сте изпробвали всякакви различни техники за производителност, за да надхвърлите работното си натоварване, но все пак сте се оказали неуспешни. Въпреки това, ако искате да подобрите управлението на времето и задачите си, инвентаризацията на ангажиментите може да бъде вашият отговор.

Как работи инвентаризацията на ангажиментите?

Инвентаризацията на ангажиментите е инструмент за управление на задачи, който ви позволява да управлявате времето си по-ефективно. Това е просто, въпреки че изисква малко планиране, за да работи. По същество вие създавате категоризиран опис на всичките си ангажименти и решавате колко време да разпределите за всяка част.

Инвентаризацията, която правите, може да е специфична за работата и в този случай ще запишете всички различни видове задачи, които изпълнявате като част от работата си. Това може да включва администрация, маркетинг, проект А, проект Б и срещи, като пример.

Идеята е да се изчисли колко време, в проценти, ви е необходимо, за да свършите работата във всяка категория с добър стандарт. Ако установите, че общият ви процент надвишава 100%, ще трябва да решите какво да премахнете от инвентара си.

Свързани: Причини, поради които трябва да използвате мисловни карти в ежедневието си

Инвентаризацията на ангажиментите ви показва къде точно трябва да отидете времето ви и защо не можете да свършите всичко. Помага ви да изчистите отговорностите си и ви позволява да се съсредоточите върху това, което е възможно и важно.

Създайте списък с ангажименти

За начало ще трябва да създадете списък с ангажименти, които трябва да са категории задачи, които изпълнявате. Това трябва да е изчерпателен списък и да включва всичко, което трябва да направите като част от работата си. Можете да създадете отделен опис за домашните задължения или да го комбинирате с служебния си.

Trello е отлично приложение за генериране на вашия списък, тъй като можете да създавате дъски с множество списъци и да ги разглеждате един до друг. За да започнете, изпълнете следните стъпки:

1. В Trello щракнете в горната част Създаване > Създаване на дъска.
2. Дайте име на вашата дъска и щракнете Създайте.
3. Щракнете върху Заглавие от първия си списък, въведете „Commitments“, за да го преименувате, и натиснете Въведете на вашата клавиатура.
4. Щракнете върху Добавете карта за създаване на нова категория, например администрация.
5. За всяка категория можете да пишете в Описание на картата какви задачи са включени в тази категория.

Сега, когато имате своя списък с ангажименти, можете да започнете да изчислявате процента време, което ще ви е необходимо за всеки от тях. Не бъдете ценни за общия процент в този момент; просто напишете до всеки ангажимент колко време разумно ще ви е необходимо, за да го изпълните добре.

Свързани: Съвети за управление на вашите дъски Trello

След като направите това, можете да добавите процентите и да намерите общата сума. Това е мястото, където повечето хора намират, че общият им брой надхвърля 100%.

Реалистично отношение към времето си

Законът за процентите диктува, че 100% от времето ви е максимумът, който можете да дадете. Ако ангажиментите ви изискват повече от това, има вероятност или да се представите зле, или просто няма да свършите нещата изобщо.

Като такъв, ще трябва да решите какво трябва да бъде премахнато от инвентара си, за да се представяте добре и да управлявате правилно времето си. Може да бъде предизвикателство да премахнете неща от този списък, особено ако това означава отпадане от проект или да кажете „не“ на хората. Въпреки това е необходимо да бъдете реалисти относно това, което е възможно във всеки един ден или седмица.

Може да искате да премахнете работни задачи, които:

• Можете лесно да делегирате.
• Това са допълнителни отговорности, за които нямате време, т.е. конкретни проекти.
• Не са необходими.

За да изтриете карти в Trello, задръжте курсора на мишката върху картата, щракнете върху редактиране икона и изберете Архив. Продължавайте да правите това, докато ангажиментите ви съставят 100% от времето ви.

Свързани: Как да спазим крайните срокове и да свършим задачите навреме

Използвайте своя инвентар за ангажименти за управление на задачите

След като вашият списък на ангажиментите е завършен и готов за работа, важно е да се придържате към сроковете, които сте определили за всеки ангажимент. Това може да стане лесно, като зададете задачи въз основа на всеки ангажимент.

Например, да приемем, че сте възложили 15% от времето си за администриране, което включва проверка на имейли, писане на бележки и записване на протоколи от срещи. Следователно времето на администратора трябва да заема само 15% от работното ви време, без да се включват почивките.

Можете да управлявате това безпроблемно в Trello, като използвате дъската, която вече сте направили. Можете да създадете списък със задачи на вашата дъска на Trello, като щракнете Добавете друг списък.За всяка задача (карта), която добавяте, можете да изберете Редактиране > Редактиране на етикети и изберете цвят, който да представя всеки ваш ангажимент. По този начин можете да проследите колко време отделяте за всеки от тях.

Ако ти планирайте задачите си в календара си, можете лесно да управлявате това, като настроите категории във вашия цифров календар. В Outlook можете да направите това, като изберете Категории на лентата и в Google Календар просто щракнете с десния бутон върху събитието си и изберете цвят, който да представлява тази категория. Това ще ви даде ясен преглед на вашата седмица и как тя се съпоставя с инвентара ви за ангажименти.

Свързани: Най-добрите безплатни шаблони за приоритизиране за вашите проекти

С течение на времето може да забележите, че трябва да коригирате процентите. Това може да се дължи на факта, че сте били твърде щедри с времето си или не сте достатъчно щедри. В този случай преоценете инвентара си и направете промени, ако е необходимо.

Задачи под контрол

С инвентаризация на ангажиментите ще имате много по-добра представа за това как управлявате работното си натоварване. Това ще ви помогне ефективно да приоритизирате отговорностите си. Лесно е да окажете натиск върху себе си да направите всичко, но реалността е, че никой не може да направи това. Вместо да се опитвате да натъпчете всичко, направете крачка назад и погледнете какво е пред вас.

Поставете граници през работната си седмица и ще можете да се справяте по-добре с най-важните отговорности. Не само това, но ще имате работещо доказателство за това къде е прекарано вашето време и ще можете да правите промени в него според нуждите.

Асана срещу Понеделник: Изберете идеалния инструмент за управление на проекти

Asana и понеделник са популярни инструменти за управление на проекти, но как се сравняват? Разберете кой е по-добър!

Прочетете Следващото

За автора