12-те най-добри функции на Microsoft Access за управление на бази данни

Управлението на базата данни може да бъде повтарящо се и забързано, ако не използвате правилния инструмент. С Microsoft Access поддържането на база данни за връзки става лесно.

Прочетете, за да научите повече за Microsoft Access и неговите основни елементи и функции.

Какво представлява Microsoft Access?

Microsoft Access е стабилен инструмент за производителност, който идва с пакета Microsoft 365. В тази база данни можете да записвате, преглеждате, редактирате и проследявате данни. Можете дори да установите връзка между данните.

Освен съхраняването на огромно количество информация, той улеснява лесното извличане и използване на данни на различни платформи. Microsoft Access също така поддържа интеграция с други инструменти за безпроблемна синхронизация на данни. Някои от основните му компоненти са таблици, формуляри, отчети и заявки.

1. Изглед зад кулисите

Изгледът на Microsoft Access Backstage е това, което виждате, когато стартирате софтуера на Access, но не отваряте база данни. С изгледа на Microsoft Access Backstage потребителите могат да изпълняват множество задачи за управление на база данни, включително отваряне на съществуваща база данни и създаване на нова.

Неговият панел с менюта съдържа команди, които можете да приложите към файл с база данни. От лентата на файла можете да избирате от шаблоните му, за да създадете нов файл.

2. База данни

Microsoft Access е система за управление на бази данни (СУБД), която ви позволява да създавате и управлявате големи бази данни. Базата данни ви помага да съхранявате информацията по организиран начин.

Файл с база данни, създаден в Microsoft Access 2007 или по-нови версии, идва с разширението на файла, наречено ACCDB, докато базите данни, създадени в по-ранни версии на Access, са известни като MDB.

Обикновено всички таблици на база данни на Access, заедно с други обекти, като формуляри, отчети, макроси и модули, се съхраняват в един файл.

3. Взаимоотношения

Чрез установяване на връзки можете да създадете връзка между две различни таблици. Връзката включва полета от две таблици, съдържащи съответни данни.

Свързани: Как да създадете връзки между множество таблици, използвайки модел на данни в Excel

Например, полето Student ID в таблицата с данни за студента може да бъде свързано с поле със същото име в таблицата Резултати от студента. Връзките помагат за предотвратяване на липсващи данни и бързо определяне на резултатите от заявка.

4. Първични ключове

Когато става въпрос за асоцииране и смислено комбиниране на данни от множество таблици в Microsoft Access, трябва да използвате полето за първичен ключ. Първичният ключ на една таблица е външният ключ в друга таблица. Човек може да добави полето за първичен ключ в други таблици, за да се обърне към таблицата източник на първичен ключ.

5. таблици

Таблиците за достъп изглеждат подобно на електронна таблица на Excel, съдържаща редове и колони. Но в Microsoft Access редовете и колоните се наричат ​​записи и полета.

Освен това той съхранява данните по различен начин от електронната таблица. Трябва да създадете една таблица за проследяване на всеки вид информация. Този процес се нарича нормализиране. Той ви помага да избегнете излишъци и прави базата данни гъвкава.

6. Форми

Формулярите на Microsoft Access ви позволяват да преглеждате, въвеждате и редактирате данни на един ред в даден момент. Формулярът обикновено съдържа командни бутони и контроли за изпълнение на други задачи, като изпращане на данни към друг инструмент.

С помощта на формуляри можете да контролирате как някой взаимодейства с информацията от базата данни. Можете да намерите инструменти за създаване на формуляри на Създайте раздел на менюто на лентата за достъп. Тук можете да проектирате свой собствен формуляр, като проектирате празен формуляр. Но най-добрият вариант е да преминете през съветника за формуляри.

7. Доклади

Можете да използвате отчетите на Access за форматиране, компилиране и представяне на данни. По принцип съдържа отговори на конкретен въпрос. Изпълнете отчет по всяко време, за да получите актуализираната информация за базата данни.

Възможно е също така да форматирате отчет, за да представите данните по най-ефективния начин. Можете да го форматирате за преглед, отпечатване, експортиране или изпращане като прикачен имейл.

Свързани: Какво е Microsoft SharePoint? Характеристики и предимства от използването му

8. Запитвания

Функцията на заявката е да извлича данни, които отговарят на специфични условия от таблици. Можете също да го използвате за извършване на някои предварително дефинирани изчисления. В настолното приложение на Access можете да използвате заявки за актуализиране или изтриване на няколко записа едновременно.

Заявките могат да бъдат от два типа: заявки за избор и заявки за действие. Докато заявката за избор позволява на потребителите да преглеждат, копират и отпечатват извлечените данни, заявката за действие може да изпълни задача с данните.

9. Макроси

Макросът е инструмент, който автоматизира задачите и добавя функционалност към различни части на базата данни, включително формуляри, отчети и контроли. Това е програма за автоматизиране на ръчни задачи като отваряне на отчет, изпълнение на заявка, копиране и форматиране на таблицата в Access, които правите редовно.

Например, като прикачите макрос към команден бутон, можете да гарантирате, че макросът се изпълнява, когато щракнете върху този бутон.

Свързани: Как да започнете да използвате макроси в Word

10. модули

Модулът е набор от декларации и процедури, които добавят функционалност към вашата база данни. Тези твърдения са събрани като единица. Трябва да използвате езика VBA, за да пишете модули.

Може да има клас модули или стандартни модули. Модулите на класа са свързани с формуляри и отчети, докато стандартните не са прикачени към никакъв обект.

11. Маски за въвеждане

Маските за въвеждане показват валидния формат на вашата входна стойност в поле. Тази функция обаче е достъпна само за настолни бази данни на Access.

Маските за въвеждане могат да осигурят последователност на въведената стойност, особено в чувствителни към стойност полета като телефонни номера и пощенски кодове. Той съдържа една задължителна и две незадължителни части, всяка разделена с точка и запетая.

12. Правила за валидиране

Можете да използвате тези правила, за да потвърдите данните, които въвеждате в база данни. Създателят на изрази може да ви помогне да форматирате правилно правилото. Microsoft Access има два типа правила за валидиране:

Правило за валидиране на полето

Ако зададете правило за валидиране за поле, Access ви пречи да напуснете това поле, освен ако не въведете валидна стойност. Да предположим, че добавяте >=#12/01/2021# в имота на Правило за валидиране на полето за дата. В този случай трябва да въведете дати само на и след 1 декември 2021 г.

Правило за валидиране на запис

Можете да го използвате, за да контролирате кога можете да запазите запис. Това правило разглежда други полета в същата таблица и сравнява техните стойности.

Microsoft Access за управление на релационна база данни

Когато става въпрос за управление на релационна база данни, Microsoft Access предлага безпроблемно решение за бизнес потребители. Тази статия обсъди основните функции на Microsoft Access, като прочетете които ще имате основна представа за инструмента.

Ако се интересувате да научите как да създадете проста база данни с помощта на Microsoft Access, вижте следната статия.

Как да създадете база данни в Microsoft Access: Ръководство стъпка по стъпка

Искате ли да създадете проста база данни в Microsoft Access, за да подобрите уменията си за база данни? Ето ръководство стъпка по стъпка как да го направите.

Прочетете Следващото

За автора