Как да създадете база данни в Microsoft Access: Ръководство стъпка по стъпка

Microsoft Access е базирано на GUI приложение за преден край на база данни, което носи силата на инструментите за разработка на софтуер и Microsoft Jet Database Engine в една платформа без код и нисък код. Следователно създаването на релационна база данни в Access е лесно.

Тази статия ще ви покаже лесните стъпки за създаване на настолна база данни на Access с помощта на шаблон. Той също така ще обясни стъпките за създаване на база данни на Access от нулата чрез изграждане на свои собствени формуляри, таблици, отчети и други обекти.

Използване на шаблони за създаване на база данни в Microsoft Access

Microsoft ви дава достъп до няколко готови шаблона за база данни на Access. Можете да използвате тези шаблони без модификация или да ги персонализирате малко за брандиране.

Шаблонът за база данни на Access идва с всички необходими обекти, от които се нуждае функционалната база данни. Например, ще намерите таблици, заявки, макроси, отчети и формуляри във всеки шаблон, който изберете.

Можете да изберете всеки шаблон за база данни, за да започнете с Microsoft Access база данни. Ето как:

1. Отворете Microsoft Access на вашия лаптоп или настолен компютър.
2. Трябва да видите изгледа на началния екран на Access.
3. Кликнете върху Нов на левия панел.
4. Трябва да видите много шаблони на база данни на Access.
5. Използвайте полето за търсене, за да потърсите онлайн шаблони, ако не намерите това, което търсите.
6. Прозорецът за преглед на шаблона ще се отвори, след като изберете шаблон.
7. Тук можете да промените Име на файл и път на файла.
8. Щракнете върху Създайте за изграждане на базата данни. Ще се отвори автоматично.
9. Ще видите екрана за добре дошли. Кликнете върху Първи стъпки да използвате базата данни.
10. Левият навигационен панел ви показва всички обекти на базата данни като таблици, заявки, формуляри и т.н.
11. Можете да започнете да въвеждате задачи на проекта, като щракнете върху Нова задача във формуляра със списък със задачи.
12. Можете да щракнете двукратно върху Задачи под менюто Таблици от лявата страна, за да прегледате необработената база данни.
13. Кликнете върху Затваряне (X) бутон в горния десен ъгъл под лентата, за да затворите всички отворени обекти на базата данни.

Как да създадете база данни в Microsoft Access от нулата

Въпреки че шаблоните на база данни на Access ви спестяват известно време, това не ви позволява да се потопите дълбоко в работата на база данни. Трябва да създадете база данни от празен файл на Access, като използвате свои собствени данни, таблица, формуляри и други части. Изтеглете това примерна база данни на Access да започнете да изграждате свой собствен.

Свързани: Как да научите Microsoft Access: безплатни онлайн ресурси

Можете да започнете да създавате своя собствена база данни на Access, като следвате тези лесни стъпки:

1. В менюто на лентата за достъп щракнете върху Файл раздел.
2. ще видите Празна база данни опция. Кликнете върху това.
3. Променете името и пътя в Празен преглед на базата данни прозорец.
4. Кликнете върху Създайте бутон за изграждане и отваряне на празната база данни.

Празната база данни е основата. Трябва да добавите данни и части от базата данни, за да я направите функционална база данни. Следните раздели ще покажат стъпките за добавяне на основни части от базата данни на Access:

1. Добавете таблица

Празната база данни автоматично ще добави таблица, Маса 1. Таблицата в изгледа на лист с данни наподобява работен лист на Excel. Въпреки това Access използва термина поле за колони и запис за редове.

Ако искате да добавите нова таблица към вашата база данни:

1. Кликнете върху Създайте раздел на менюто на лентата.
2. Ще видите шест секции от части на базата данни като приложение, таблица, заявка, формуляр, отчет и макрос.
3. Просто кликнете върху Таблица да създам Таблица 2.

Свързани: Как да създадете връзки между множество таблици, използвайки модел на данни в Excel

2. Добавяне на данни към таблици

Въпреки че базата данни на Access изглежда доста подобна на Excel, добавянето на данни е различно. Ето стъпките, които трябва да опитате да добавите данни към таблица:

1. Първото поле ще се покаже като ID. Щракнете двукратно върху него, за да го преименувате ID на записа.
2. Сега кликнете върху Кликнете, за да добавите и изберете типа данни. Типът данни позволява на Access да знае какъв вид записи ще съхранявате в това поле.
3. Избирам Кратък текст за полета като Име, Фамилия, Адрес и др.
4. За да добавите полета и типове данни по-бързо, щракнете върху Изглед на дизайна икона в долния десен ъгъл.
5. Можете да добавите Име на полето и Тип данни един до друг.
6. Сега е време да добавите записи. След като добавите запис отдолу Първо име, Access ще присвои Първичен ключ 1 в клетката по-долу ID на записа.
7. Първичните ключове са уникални за всеки запис. Access го използва за изграждане на релации на таблици.

3. Добавете формуляр

Формулярите помагат на вас и членовете на вашия екип да добавяте бързо данни. Освен това улеснява въвеждането на данни. Повторете следното стъпки за изграждане на формуляр:

1. Изберете таблица на база данни за изграждане на формуляри.
2. Кликнете върху Създайте раздел в менюто на лентата.
3. Кликнете върху Формуляр.
4. Access автоматично ще създаде формуляр въз основа на данните от таблицата.
5. Формулярът също така ще показва данни от други свързани таблици.
6. Кликнете върху Нов (празен) запис бутон в долната част на формуляра, за да въведете нови данни за клиента.
7. Сега, ако се опитате да затворите формуляра, Access ще ви помоли да запазите и преименувате формуляра.

4. Добавете и стартирайте заявка

Изпълнението на заявка и извличането на данни е жизненоважна задача, която можете да изпълнявате във вашата база данни на Access. Може да искате да опитате тези стъпки:

1. От Създайте раздел в менюто на лентата, щракнете върху Дизайн на заявка.
2. Щракнете двукратно върху таблиците, от които искате да извлечете данни чрез заявки.
3. Щракнете двукратно върху полетата, които искате да включите във вашата заявка от всяка таблица.
4. Можете също да добавите критерии за всяко поле, за да покажете конкретни данни.
5. Добавете критерии за Поръчката е изпълнена като въведете знак за равенство (=) следван от да.
6. Превключването на базата данни към изглед на лист с данни ще изпълни заявката и ще извлече клиентски данни за изпълнени поръчки.

5. Добавете отчет

Можете да създавате структурирани отчети за вашата база данни на Access. Надолу по линията отчетите предлагат жизненоважна информация за проекта или работния процес. Лесни стъпки за създаване на отчет:

1. Изберете таблицата, за която искате да изградите отчет.
2. Кликнете върху Докладвай от Създайте раздел на менюто на лентата.
3. Щракнете с десния бутон върху поле и изберете Изтриване на колона за да премахнете всички полета.
4. В долния десен ъгъл щракнете върху Преглед преди печат за да визуализирате отчета си.
5. Затворете отчета и Access ще ви даде възможност да го запазите.

Използвайте Microsoft Access за мощни бази данни

Можете да създадете напълно функционална база данни в Microsoft Access, като следвате гореспоменатите стъпки. След това използвайте вашата база данни, за да управлявате много неща, свързани с работата, като клиенти, данни за проекти, данни за приходите, история на съдържанието и т.н.

Въпреки че има малко крива на обучение, вашите усилия със сигурност ще ви донесат по-добри възможности. Можете да импровизирате работния си процес със систематична база данни. Или можете да поставите умението в автобиографията си, за да търсите високоплатена работа в реномирани технологични компании.

10 забележителни технологични компании, които ви позволяват да работите отдалечено

Компаниите стават все по-отворени към идеята за дистанционна работа. Но кои технологични предприятия ви позволяват да работите извън офиса?

Прочетете Следващото

За автора