6 разширени функции на Microsoft Excel, които трябва да знаете

Въпреки че Microsoft Excel съществува от най-дълго време, той има много функции, за които вероятно не знаете нищо. Дори експертите на Microsoft могат да ви кажат, че всеки ден е ден за обучение с Excel.

И така, кои са някои от тези прекрасни разширени функции, които сте пропуснали? В тази статия ще разгледаме шест разширени функции на Excel, които трябва да знаете, и как те могат да помогнат за повишаване на производителността ви.

1. Размито съвпадение

Размито съвпадение е a Функция за производителност на Microsoft Excel което ви позволява да проверявате свързани елементи в различни списъци и да ги обедините, ако са приблизително сходни.

Например, ако провеждате анкета и някои записи имат грешки при въвеждане, размито съвпадение ще ги преброи заедно с правилно изписаните записи, стига правописът да остане възможно най-близък до правилния един.

Свързани: Как да си направим мисловна карта в Excel

За да направите вашите записи още по-точни, можете да зададете предпочитаното от вас ниво на праг на сходство към вашето размито съвпадение. Трябва обаче да знаете, че функцията за размито съвпадение ще работи само върху текстови колони. Ето как да получите своето размито съвпадение:

1. Първо, уверете се, че сте инсталирали и активирали Fuzzy Lookup в Excel.
2. Следващата стъпка е да превърнете списъка си в таблица. Ще постигнете това, като маркирате списъка си и натиснете Ctrl + T.
3. След като направите това, ще видите Инструмент за размито търсене се появяват в лентата на задачите.
4. Сега изберете коя от преобразуваните таблици искате да сравните.
5. След това ще видите изскачащ прозорец с молба да изберете Праг на сходство искате за сравнението - праг от 0,85 не е толкова лош.
6. И накрая, изберете клетка, където Размита таблица за търсене ще бъде вмъкнат и щракнете Отивам на Инструмент за търсене за да завършите сравнението си.

2. Нов прозорец и подреждане

Ако работата ви изисква да работите с множество работни листове, това е функция, която ще ви бъде полезна. Microsoft Excel ви позволява да отваряте различни прозорци и да ги подреждате както желаете за лесен достъп.

С отворени всички необходими раздели и във вашия изглед можете да си спестите време и караница от разбъркване между няколко прозореца. Освен това ще измине дълъг път за минимизиране на грешките и объркването.

Свързани: Как да увиете текст в Excel

За да използвате функцията за подреждане, ето стъпките, които трябва да следвате:

1. Отворете желаните от вас работни книги, след което щракнете върху работните листове, които искате да отворите.
2. Кликнете върху Преглед раздел, тогава Подредете всички.
3. Изберете опцията, която ви подхожда най-добре в диалоговия прозорец, който се показва.
4. Щракнете върху Добре.

3. Текст в колони

Така че правите промени в работния си лист, когато изведнъж трябва да разделите данните от една колона на различни. Да речем, че искате да имате първото и второто име в две отделни колони. Изглежда забързано, нали? За щастие, не е нужно да копирате и поставяте вашите данни клетка по клетка с функцията за текст в колона.

Свързани: Най-добрите онлайн курсове за овладяване на Advanced Excel

Позволява ви да разделяте текстовете във вашите колони, като използвате ограничена ширина или разделител, като запетая, тире или интервал. Така че, ако записи във вашата колона имат някое от тях, функцията ще ви позволи да преместите част от нейните данни към нова колона.

Ето как да използвате функцията текст към колони:

1. Щракнете върху колоната, която съдържа предвидения от вас текст.
2. Кликнете върху Данни, след това изберете Текст в колони.
3. Ще се появи диалогов прозорец, показващ Съветник за преобразуване на текст в колони. Кликнете върху Разграничени > Следващия.
4. Избери Разграничители които се отнасят за вашите данни. Това може да бъде Космос или запетая.
5. След като сте готови, кликнете върху Следващия и изберете данните Дестинация на вашия работен лист.
6. След това кликнете върху завършек.

Трябва да отбележите, че тази функция е практична и за други данни, като дати или серийни номера. Ключът е да се уверите, че всичките ви разделители са на правилното място, преди да се опитате да разделите данните.

4. Импортиране на статистически данни от уебсайтове

Прехвърлянето на данни от конкретен уебсайт към вашия Excel лист също може да бъде болезнена точка, но вече не. С функцията за импортиране на статистически данни всичко е толкова просто. Ето какво трябва да направите, за да стартирате тази функция.

Първо, трябва да отворите листа на Excel, в който искате да импортирате данни.

1. Кликнете върху файл, и от падащото меню изберете Отвори. След това изберете Добавете място. След като направите това, се появява диалогов прозорец, който ви пита кои файлове искате да импортирате в Excel.
2. Слезте до лентата с въпроси, добавете URL адреса на сайта, от който искате да импортирате данни, и щракнете Отвори. Ще отнеме секунда или две и след това ще се отвори друг диалогов прозорец, който ви подканва да въведете своя ключ за защита на Windows. Това ще се случи, ако компютърът, който използвате, има парола за влизане, когато стартирате Windows.
3. Затова въведете вашето потребителско име за Windows, паролата за вход и щракнете добре.

5. Функция за премахване на дубликати

Последното нещо, което искате, когато работите с данни, е излишък. За съжаление, след като прехвърлите данни от една колона в друга или от различен сайт, може да рискувате нещата да бъдат репликирани. За да избегнете това, можете да използвате функцията Премахване на дубликати в Excel.

1. Изберете таблицата, след което преминете към Раздел „Данни“, за да направите това.
2. Тук щракнете върху Премахнете дубликатите. Това ще подкани да се отвори прозорец. Изскачащият прозорец ще попита кои колони и редове искате да сканирате за дубликати. Въведете необходимите колони и редове и Excel ще изчисти вашите копия.

6. Персонализирани списъци

Персонализираните списъци са ефективен начин за избягване на досадното въвеждане на данни и риска от грешки. Създаването на персонализиран списък преди време ви позволява добавете падаща селекция или използвайте функцията за автоматично попълване на Excel, като по този начин ви спестява време.

Свързани: Формули на Excel, които ще ви помогнат да решите проблеми от реалния живот

Няколко примера включват персонализиран списък с продукти, служители или местоположения. Можете също да използвате персонализираните списъци на Excel, като дните от седмицата или месеците от годината. За да използвате функцията за автоматично попълване на Excel, можете просто да въведете една дума и да плъзнете манипулатора за попълване, за да завършите останалото.

Excel ви позволява да използвате вашите персонализирани списъци във всяка електронна таблица или работна книга на Excel като щракнете върху Раздел „Файл“. > Настроики > Разширено > Редактиране на персонализирани списъци на Windows и Excel > Предпочитания > Персонализирани списъци на Mac.

Използвайте тези нови трикове, за да притежавате своя Microsoft Excel

Ако сте голям фен на Microsoft Excel, има добри новини за вас; не можете да изчерпите прекрасните му характеристики! Въпреки че това може да звучи обезсърчително, не забравяйте, че всички те съществуват, за да направят работата ви по-лесна и по-продуктивна. Нещо повече, не е нужно да ги научавате всички за един ден.

Просто не забравяйте да практикувате всеки ден и да се възползвате максимално от функциите в тази статия. Ако ги използвате често, ще ги имате на една ръка разстояние за нула време!

Как да използвате Проследяване на промените в Microsoft Excel

Можете да използвате опцията Проследяване на промените на Excel, за да следите промените в работен лист, който трябва да бъде актуализиран или прегледан от други. Ето как!

Прочетете Следващото

За автора