6 страхотни идеи за създаване на ефективен седмичен работен план

Началото на нова седмица е и вие сте развълнувани от страхотната работа, която ще свършите. Но вашето вълнение е краткотрайно, тъй като си спомняте модела от предишните седмици.

Винаги в крайна сметка не постигате толкова, колкото искате. Ако сте имали своя начин, бихте увеличили броя на часовете на ден, само за да можете да бъдете по-продуктивни. Но това не е възможно.

Не се притеснявайте - можете да промените разказа към по-добро, като създадете седмичен работен план. Чудите ли се как? Предстои ви да разберете.

Какво е седмичен работен план?

Седмичният работен план е списък със задачи за вашите работни дейности през цялата седмица. Той служи като визуална карта, която ви напътства как да се ориентирате в многобройните задачи на бюрото си по подреден начин.

Същността на създаването на план е да бъдете проактивни. Вместо да чакате да дойде седмицата, преди да започнете да измисляте какво да правите и как да го направите, вие очертавате всичко предварително.

Въпреки че целта е да планирате цялата си седмица, трябва да се приближавате към нея ден по ден. Ако сте продуктивни всеки ден, ще бъдете продуктивни и през цялата седмица.

Какви са ползите от седмичния работен план?

Седмичен работен план води до положителни промени в професионалния ви живот. Той ви дава силата да определяте траекторията на вашата работа, вместо да позволявате на други хора и неща да решават.

Нека да разгледаме някои предимства от наличието на седмичен работен план.

1. Подобрен баланс между професионалния и личния живот

Липсата на седмичен работен план ви кара да жонглираш със задачите си наведнъж. Чувствате се задължени да направите всичко, което трябва да бъде направено.

Да бъдеш продуктивен не означава да работиш денонощно, а да работиш интелигентно.

Със седмичен работен план можете да планирате работното си време, времето за почивка и дори почивните дни, ако имате свободата да го направите.

2. Постоянен работен поток

Всички имаме моменти, когато сме в настроение за работа. Когато сте в това умствено пространство, вие постигате много работа за кратко време. Докато изпълнявате задача, познаването на следващата по ред ви помага да поддържате инерцията.

При липса на работен план нямате представа какво да правите по-нататък и прекарвате време в мислене за това. Преди да се усетите, губите мотивацията да продължите да работите и намирате причина да напуснете работата си.

3. Повишена ефективност

Противно на общоприетото схващане, многозадачността пречи на производителността. Фокусирането върху една дейност в даден момент ви помага да вършите повече работа.

Наличието на седмичен работен план ви позволява да приоритизирате най-важните задачи във всеки момент. Докато изпълнявате задача, преминавате към следващата важна. До края на седмицата трябва да сте изпълнили няколко задачи, които са ключови за вашия напредък.

Как да създадете ефективен седмичен работен план

Неефективният седмичен работен план има малко или никакво въздействие. Моделът да нямате достатъчно време за многобройните задачи в ръцете ви ще продължи.

За да се възползвате максимално от него, трябва да вземете предвид следните фактори.

1. Определете основните си цели

Вашите основни цели са тези цели, които използвате за измерване на успеха си до края на седмицата.

В зависимост от естеството на вашата работа или бизнес, целите ви могат да включват по-малките задачи за проследяване на вашите потенциални клиенти или по-големите задачи за сключване на сделка. Какво трябва да направите, за да постигнете тези?

Идентифицирайте действията, които трябва да предприемете, и създайте график за тях.

2. Дайте приоритет на задачите си

Всеки елемент от вашия списък със задачи трябва да е важен, в противен случай те няма да бъдат в списъка. Някои задачи обаче са по-важни от други. Вие сте по-продуктивни през седмицата, когато сте подредете правилно задачите си.

Разбирате работата си повече от всеки друг. Някои задачи може да са важни, но не и спешни. Съсредоточете се повече върху тези, които не могат да чакат, така че ще ги свършите навреме, без да сте под напрежение.

3. Създайте списък с елементи за действие

Елементите за действие са задължения, които трябва да изпълните, за да поддържате работния си процес гладко.

Понякога елемент за действие може да бъде нещо толкова основно като „Обадете се на г-н А, за да ми изпрати файла преди края на работата днес“. Вашият неуспехът да извършите обаждането може да доведе до сериозни затруднения, тъй като няма да разполагате с информацията, която ви е необходима, когато имате нужда то.

4. Подгответе се за срещите си предварително

Случвало ли ви се е да влизате в среща, сякаш сте били информирани за нея преди няколко минути? Това често се случва, когато не се подготвите предварително.

Лесно е да забравите насрочените срещи, когато имате безпорядък от работа на бюрото си. Избягвайте това, като направите необходимите приготовления няколко дни по-рано. Задайте напомняне няколко часа преди срещата, за да се освежите, преди да влезете.

5. Помислете за вашите енергийни нива

Хубаво е да мислите, че ще сте в приповдигнато настроение, за да свършите толкова много работа през седмицата, но това едва ли е така.

В някои дни ще бъдете по-разпалени от други. Това не е нещо, над което да се преборите, тъй като се случва на всеки.

Създайте баланс в графика си. Например, ако се мотаете с приятели в сряда вечер, най-вероятно ще сте малко изтощени на работа в четвъртък. Натрупването на графика ви не е толкова добра идея. Бъдете добри със себе си, като поемате по-малко работа, а след това компенсирайте в останалите дни.

6. Правете почивки между работата

Да бъдеш продуктивен е целта на писането на седмичен работен план, но това не е извинение да се претоварваш. Това е контрапродуктивно.

Дайте си време да си поемете дъх и да изчистите главата си между работата. След работа в продължение на час-два, почивка от не по-малко от 15 минути ще ви помогне да се почувствате по-добре.

Направете почивката си възстановяваща и освежаваща. Не стойте просто на едно и също място. Намерете причина да се разходите. Можете да вземете чаша кафе или да излезете за обяд.

Повишете самочувствието си със седмичен работен план

Може да не контролирате напълно събитията на работното място през седмицата, но наличието на план ви помага да се ориентирате през тях по по-организиран начин.

Когато се случват много неща, работният план ви дава увереността, че го държите под контрол. Вие сте по-спокойни да преминавате през седмицата с водач, вместо да вървите с прилива.

11-те най-добри съвета за контролиране на компютърния стрес

Чувствате ли се стресирани поради прекомерната употреба на компютри? Открийте най-добрите начини за управление на компютърния стрес.

Прочетете Следващото

За автора