8 разширени функции за база данни за идеята, която трябва да използвате

Може да използвате страниците на Notion, за да създавате бази данни без код с помощта на функции на Notion като списък, таблица, галерия, календар и дъска. Но функциите на базата данни от следващо ниво на Notion могат да подобрят вашите задачи, управление на ресурсите и цялостната производителност на проекта.

Тези функции на високо ниво не само ви позволяват да организирате проектни данни в бази данни. Можете да нарязвате и нарязвате данните си или да прилагате формули, за да откривате модели. Прочетете, за да научите за тези разширени функции и техните предимства.

1. Управление на свойствата на базата данни

Организирането на огромна колекция от данни става лесно с функцията Data Property на Понятие. Трябва да добавите ново свойство на данните за целите на класификацията. Добавянето на свойство на данни също дава нов контекст на данните. Например, можете да добавите свойства на базата данни като собственици на задачи, крайни дати, последно редактирани времеви печати, подходящи URL адреси и т.н.

Можете също да използвате свойствата на базата данни за работа по манипулиране на данни. Например, ако данните имат множество свойства като текст, номер, човек, имейл и телефон, те ще се показват в различни сценарии, ако изберете подходящо свойство за филтриране.

Има два типа свойства на базата данни, а именно основни и разширени свойства. Сред 12-те основни свойства най-често срещаните са Имейл, Телефон, Текст, URL, Дата и Файлове и медии. Напротив, формула, релация и сборен пакет са често срещани сред общите седем разширени свойства.

Notion ви позволява да управлявате свойства по много начини, като добавяне на нов, изтриване на съществуващ, скриване, показване и пренареждане.

Свързани: SQL срещу NoSQL: Коя е най-добрата база данни за следващия ви проект?

2. Филтри за база данни

След като добавите няколко свойства към своя набор от данни, можете да филтрирате базата си данни, за да се съсредоточите върху определен раздел. Ще трябва да изберете свойство за филтриране. Функцията за филтриране работи при наличието или липсата на логика.

Можете да създадете нов филтър от Добавете филтър опция на Филтрирайте меню над базата данни. Можете да създадете сложни или прости филтри в зависимост от стратегията за извличане на данни.

Възможно е да се наложи да приложите един и същ филтър няколко пъти. Можете също да копирате базата данни и да създадете нова за този конкретен филтърен изглед, за да спестите време.

Можете да създадете вложени филтри до три слоя. Вложените филтри също ви позволяват да добавяте И и ИЛИ логика. В Добавете група филтри опция от Филтрирайте меню ви позволява да създавате вложени филтри.

3. Сортиране на бази данни в реално време

Можете да организирате вашите данни, свързани с различни свойства във възходящ и низходящ ред, като използвате функцията за сортиране в Notion. Сортирането е особено полезно за подреждане на данни, съдържание или задачи в зависимост от известните типове свойства.

Например, да кажем, че искате да знаете приоритетните задачи за деня. Можете да сортирате таблицата си със задачи по приоритет, за да знаете кои задачи се нуждаят от незабавно внимание. Можете също да използвате други функции за сортиране като по азбучен ред, последно редактирано и т.н.

Функцията Сортиране прилага различна логика на сортиране на свойства в зависимост от стойността на свойството. Например, свойствата Текст и Име ще покажат опция за сортиране по азбучен ред. От друга страна, свойството number ще предлага само числово сортиране.

4. Прилагане на връзки с база данни

Функцията Relation на Notion спестява вашето време, като намалява усилията за управление на множество бази данни за всеки проект. Той свързва всички бази данни, така че да можете да извлечете необходимата информация от всяка база данни на същия проект.

Освен това можете да извършите глобален анализ на данни, като свържете всички бази данни от различни отдели. Прилагането на връзки с база данни в Notion е доста просто и не включва никакво кодиране. Направете перфектната релационна база данни без код на Notion само с няколко щраквания:

1. Просто добавете a Връзка свойство в базата данни, където искате да свържете другите бази данни.
2. Notion ви показва наличните бази данни, които да изберете.
3. В секцията стойност на свойството изберете реда с данни, който искате да свържете с текущо избраните данни.

Свързани: Как да създадете връзки между множество таблици, използвайки модел на данни в Excel

5. Обобщени данни с помощта на сборни пакети

Rollup е друга жизненоважна функция, която ви помага да извличате основни данни във всички свързани бази данни на Notion. Например, можете да използвате функцията Rollup, за да оцените общото време за завършване на проекта, без ръчно да броите свързаните задачи.

Rollup предлага и други изчисления като Брой всички, Брой стойности, Брой празни, Процент не празен и т.н. Подобно на функцията Relation, Rollup също е функция без код. Можете да създадете сборен пакет само в три стъпки, а именно да изберете релация, свойство и изчисли.

Мощна функция на Notion е свързването на база данни. Функцията за свързана база данни ви позволява да покажете част от таблицата с данни в различни работни пространства. Ако имате различни екипни работни пространства в Notion, това е идеалната функция за демонстриране на задачи на ниво екип.

Можете също да приложите отделни филтри в свързаната база данни, без да правите никакви визуални промени в родителската база данни. Можете също да приложите функции за сортиране. Свързаните бази данни показват двупосочен фрагмент от родителската база данни. Свързаната база данни получава своите данни от един и същ източник, но има различни изгледи, сортове и филтри.

Ако направите промени на ниво съдържание или собственост в някоя от свързаните бази данни, съдържанието на изходната база данни също ще отразява тези промени.

7. Изчисления и функции

Базата данни на Notion ви дава достъп до прости и сложни математически изчисления. Можете да създадете своя собствена формула и да я изпълните във вашата база данни, за да създадете отчети или прогнози за вашите проекти.

Трябва да добавите свойство Formula към вашата база данни. След това можете да изпълнявате всякакви функции и изчисления, като включите други свойства на базата данни. След като добавите Свойство на формула, можете да щракнете върху всеки ред, за да изведете Формула меню. Това меню има секции като свойства, константи, оператори и функции.

8. Шаблони за бази данни

Шаблоните за бази данни премахват неприятностите с въвеждането на данни и ви правят по-продуктивни, когато работите с бази данни на Notion. Тези шаблони гарантират, че вие ​​или членовете на вашия екип следвате единна структура за въвеждане на данни.

Можете да създадете шаблон на база данни веднъж за конкретни данни като изпращане на доклади за грешки, заявки за срещи, лични дневници и т.н. За редовна работа просто изберете този шаблон и въведете само данните. Свойствата и структурите автоматично ще се показват в шаблоните на база данни.

Извлечете жизненоважни прозрения от вашата база данни за понятия

Сега, когато знаете някои функции от високо ниво на системата на базата данни на Notion, можете да ги приложите към вашите страници и уикита на Notion без усилие. Това са жизненоважни инструменти за свързване на набори от данни и създаване на модели за отгатване на бъдещия курс на действие.

Не позволявайте на вашата база данни на Notion да стане друг елемент от вашия технологичен стек. Манипулирайте базите данни по начина, по който искате да добавите стойност към целите си за гъвкава производителност.

9-те най-добри инструменти за гъвкава производителност за отдалечени и хибридни екипи

Искате ли да знаете кой гъвкав инструмент за управление на проекти е подходящ за вашия екип? Разберете от този списък с най-добрите инструменти за гъвкава производителност.

Прочетете Следващото

За автора