Как да изберем идеален инструмент за отчитане: 8 функции, които да търсите

Въпреки че инструментите за отчитане се превърнаха в решаваща част от вземането на бизнес решения, може би не сте използвали такива досега. Тези приложения могат да предоставят отчети за всяка предпочитана заявка или тема.

Тъй като организационните изисквания и функциите на инструментите могат да варират, трябва внимателно да изберете софтуера. В тази статия можете да научите за инструментите за отчитане и как можете да изберете идеалния инструмент за вашия екип или организация.

Както подсказва името, инструментите за отчитане предоставят отчети на организациите, като анализират и структурират необходимите данни от различни източници. Тези инструменти помагат на екипите и организациите да вземат решения, подкрепени с данни, като показват цялата информация на едно място. В резултат на това можете бързо да намерите необходимите данни.

С такива инструменти екипите не трябва да събират данни ръчно. Вместо това те могат да инвестират това време в нещо по-продуктивно. В зависимост от вида на организацията, инструментите за отчитане могат да генерират различни отчети като отчет за продажбите,

отчет за изпълнението на задачата, отчет за бюджетиране, отчет за ефективността на екипа и др. Потребителите могат също да персонализират бизнес отчетите въз основа на специфичните им заявки.

Често става трудно да изберете правилния инструмент, тъй като на пазара има различни приложения за отчитане. Ето основните функции, които трябва да има инструментът за отчитане:

1. Визуализация на данни

Отчетите, генерирани от инструмента за отчитане, трябва да могат да ви дадат информация с един поглед. Инструментът за отчитане трябва да има няколко типа визуализация на данни.

Клиентите и екипите могат да имат различни изисквания за това как искат да визуализират своите данни. Следователно, колкото по-голямо разнообразие от визуализация има инструментът за отчитане, толкова по-добре.

някои методи за визуализация на данни са кръгови диаграми, диаграми с отрязъци, графики на времевата линия, линейни графики, карти с данни, диаграми на разсейване, диаграми на Вен и др. Когато имате различни визуализации, налични в инструмента за отчитане, можете да изберете тази, която най-добре отговаря на вашите нужди и ниво на комфорт.

2. Отчитане с плъзгане и пускане

Ако използвате инструмент за създаване на отчет, трябва да можете да добавяте компоненти без никакви затруднения. Функцията за плъзгане и пускане се превърна в задължителна за всеки сложен инструмент за отчитане. Тази функция ще позволи на всеки да включва данни, модели за визуализация или всякакви други елементи в таблото.

Вашите съотборници дори няма да се нуждаят от обучение за създаване на отчет, ако могат да плъзгат и пускат елементи в таблото за управление. След като таблото за управление съдържа всичко, което искате, попълването на отчет от него е лесно.

3. Интерактивни табла за отчитане

Няма алтернатива на интуитивното и интерактивно табло за управление на инструмент за отчитане. Това е мястото, където инструментите за отчитане показват своите данни. Приложението ви трябва да е интерактивно, за да намерите данните, които искате, като използвате различни опции за филтриране.

В същото време тази функция ви помага да преглеждате данните от различни гледни точки. Той също така ви помага да предоставите прозрачни и компактни бизнес данни в отчета, които са от решаващо значение за вземането на добре информирани решения.

4. Статични отчети

Статичните отчети се отнасят до отчети, които включват данни от определен момент от време. Този отчет ви показва информацията за предварително определен период, за да ви насочи да вземете правилното решение. Когато избирате инструмент за отчитане, трябва да сте сигурни, че той може да предоставя статичен отчет.

Този отчет ще ви е необходим, за да обсъдите представянето на служителите за един месец или напредъка на даден проект. Докато добрият софтуер за отчитане трябва да има функция за статично отчитане, това не трябва да е единственият фактор, върху който трябва да се съсредоточите. Той също така трябва да може да предлага отчети в реално време.

Свързани: Какво представлява универсалното отчитане в Asana? Защо трябва да го използвате?

5. Репортаж на живо

Всеки отчет, който създавате с инструмент за отчитане, без да посочите, че е статичен, е отчет в реално време. Отчетът в реално време ви предлага най-актуалната информация, която е от съществено значение за вземане на актуализирани и подходящи решения. Вашият инструмент за отчитане също трябва да може да генерира отчети в реално време.

Точните данни гарантират, че вземате мъдри бизнес решения. Имайки достъп до данни в реално време, всеки член на екипа ще бъде на една и съща страница. Освен че ви помага да оцените статистиката и производителността, този отчет също така намалява забавянията в работния процес.

Вземете инструмент за отчитане, който може да ви предложи отчитане на живо по всяка тема за оптимизиране на целите на екипа и създаване на стратегии за бъдещето.

6. Поддръжка на интеграции

В света няма един инструмент, който да изпълни всички изисквания на една организация. Следователно съвременните бизнес организации се нуждаят от свързана екосистема от множество приложения, за да изпълняват всички задачи ефективно. Чрез интегриране на различни инструменти можете да ги поддържате в синхрон.

Вашият инструмент за отчитане трябва също да предлага възможност за интеграция с множество други приложения. Интеграцията ще направи събирането и анализа на данни автоматизирани и безпроблемни.

Преди да изберете приложение за отчитане за вашия екип, разгледайте неговия списък с поддържани приложения за интеграция. Направете го само ако списъкът съдържа всички основни приложения, които използвате. Добрият инструмент за отчитане трябва също да предлага интегриране на имейл и да ви позволява да споделяте отчета с други чрез имейли.

7. Гъвкавост за персонализиране

Никой не иска да вижда доклада от един и същи формат на всяка среща. Винаги можете да добавите нотка на креативност и иновация към вашите отчети, като ги персонализирате.

Избраният от вас инструмент за отчитане трябва да ви предложи пълна гъвкавост, за да го промените. Трябва да можете да променяте цветове, таблици, оформления и други елементи според вашата марка. Докато генерирате отчет за вашия клиент, персонализирането му въз основа на имиджа на вашата марка ще увеличи стойността ви за тях.

8. Готови за използване шаблони

Създаването на отчет от нулата може да бъде трудно, особено когато има недостиг на време. В такива ситуации трябва да е полезен шаблон за отчет. Ако вашият инструмент за отчитане има вградени шаблони за различни цели, можете лесно да изберете един и да започнете с него.

Изготвянето на отчет може да отнеме много време и усилия. Можете да запазите и двете, като използвате шаблоните. Всичко, което трябва да направите, е да изберете шаблон и да го свържете с ресурса за данни. Инструментът ще постави данните на правилното място и вашият отчет ще бъде готов за кратко време.

Изборът на правилния инструмент за отчитане за вашия екип е ключът към бързото и правилно вземане на решения. Сега, когато знаете функциите, които трябва да притежава инструментът за отчитане, изберете разумно своя софтуер.

С тези приложения винаги можете да анализирате и управлявате производителността на вашия екип. Инструментите за отчитане са ключовият набор от технологии на всеки проект, независимо дали вашият екип работи на място или от отдалечени места.

10-те най-добри съвета за ефективно управление на отдалечен екип

Трудно ли ви е да управлявате екип, работещ от разстояние? Опитайте тези най-добри съвети за организирано дистанционно управление на екип.

Прочетете Следващото

За автора