Как да създадете професионална фактура от нулата: 5 лесни стъпки

Фактурирането е съществена част от свободната практика. Това е доказателство за вашата упорита работа и времето, което сте инвестирали, за да помогнете на клиентите си с вашите страхотни услуги. Въпреки че фактурирането може да бъде автоматизирано, може да нямате достатъчно бюджет, който да похарчите за скъп счетоводен софтуер.

Освен това използването на същите стари шаблони за фактури, които използват всички останали, няма да помогне на вашата марка да се открои. В тази статия ще научите как да създадете фактура от нулата, за да таксувате клиентите си – такава, която е уникална за вас и представлява вашата марка.

Стъпка 1: Създайте списък с най-важното

Фактурата съдържа следните основни данни:

1. Бизнес информация и на двете страни: Имейли, телефонни номера, адреси и др.
2. Номер на фактура: Уникален номер за идентифициране на фактурата (пример: #1001).
3. Дата на издаване: Датата, на която сте издали фактурата.
4. Краен срок: Датата, до която клиентът трябва да ви плати.
5. Описание: Колона, съдържаща всички услуги, които сте предоставили на клиента.
instagram viewer
6. Цена: Вашите такси за единица от всяка доставена услуга.
7. количество: Броят на единиците на вашата услуга, които клиентът е закупил (пример: 10 артикула).
8. Обща сума: Общата цена на всяка доставена услуга, т.е. цената, умножена по количеството.
9. Междинна сума: Обща цена на всички артикули за обслужване, комбинирани преди корекции.
10. данък: Данък, дължим (ако има такъв) от клиента при закупуване на вашите услуги. Консултирайте се с вашия счетоводител, за да ви преведе през този процес.
11. Сума, дължима: Крайният разход, който клиентът ще понесе в замяна на вашите услуги след всички корекции.
12. Подробности на плащане: Всички начини на плащане, които приемате, включително данните за вашия акаунт.
13. Правила и условия: Условията, които вие и вашият клиент сте договорили преди сключването на сделката.

Ето един съвет: Добра идея е да включите малък жест на благодарност във фактурата си. Нещо толкова малко като „Благодаря за вашия бизнес“ добавя много индивидуалност към фактурата ви. Това позволява на вашия клиент да разбере, че очаквате да правите бизнес с тях отново.

Също така, бъдете внимателни, когато давате отстъпки. Начинаещите фрийлансъри често се изкушават да дават големи отстъпки на своите клиенти с надеждата, че ще останат. Но това може да доведе до обратен ефект, защото клиентите могат да възприемат първоначалната ви цена като погрешно представяне на стойността, която предоставяте.

Свързани: Неща, които клиентите търсят, когато наемат служители на свободна практика

Стъпка 2: Добавете вашите идентификатори на марката

Това, което отличава страхотната фактура от посредствената, е колко добре е проектирана. Последният може да съдържа всички основни части, но изглежда невероятно скучен и невдъхновяващ. Ако се направи правилно, фактурата ви може да действа като фин маркетингов инструмент, освен правен документ.

Можете да направите това, като използвате идентификатори на вашата марка, като вашето лого, типография и цветове на марката. Чрез умна комбинация от цвят, шрифт и синтаксис можете да повлияете на настроението на клиента си, когато гледа фактурата ви, и да насочите вниманието им към най-важните части.

Свързани: Как да създадете персонализирана цветова палитра в Adobe Photoshop

Стъпка 3: Финализирайте оформлението на вашия шаблон

След като приключите с добавянето на идентификаторите на вашата марка, следващата стъпка е да финализирате оформлението на вашата фактура. Това означава да подредите всичко така, че всички елементи на фактурата да се допълват взаимно. Целта тук е да създадете персонализиран шаблон, който може да се използва за неопределено време.

Добрият шаблон е този, който е организиран, красив, точен и с възможност за многократна употреба. Не се притеснявайте, не е нужно да сте графичен дизайнер за това. Достатъчно е само основно разбиране за дизайна и любопитство за експериментиране. Можете също да разгледате шаблони онлайн за вдъхновение.

Свързани: Основни елементи на дизайна и как да ги използвате

Говорейки за дизайнери, може да е добра идея да наемете такъв за този процес. Те могат да ви помогнат да използвате идентификаторите на вашата марка по начин, който може да не сте си представяли, и да подредите по-добре фактурата си. В крайна сметка наемането на някого веднъж е много по-евтино от плащането на редовна абонаментна такса за счетоводен софтуер.

Не забравяйте, че вашият шаблон трябва да бъде смесица от дизайн и данни. Това означава, че трябва да изобразява точно всички необходими подробности за вашата фактура и все пак да изглежда представително. Това обикновено е трудно да се оправи при първия опит, така че не се страхувайте да объркате нещата; научете се чрез опити и грешки.

Стъпка 4: Попълнете подробности и проверете за грешки

Информацията във фактурата е много важна, както от правна, така и от професионална гледна точка. Фактура, съдържаща грешна информация, е незабавен сигнал за клиентите и може да навреди или дори да прекрати връзката ви с тях.

Три неща, на които трябва да обърнете специално внимание, са крайната дължима сума, вашите методи на плащане и договорените условия. Не забравяйте, че никой не обича изненадите във фактурата. Колкото по-лесно улесните клиента да ви плати, толкова по-вероятно е да получите плащането си навреме.

Стъпка 5: Изпратете фактурата на Вашия клиент

След като всичко е на място (предполага се, че след многобройни ревизии), изпратете фактурата на вашия клиент. Уверете се, че не сте използвали редактируеми формати на документи като .docx и вместо това сте избрали .png или .pdf. Първият добавя объркване и недоверие към търговията, ако някоя страна промени документа по-късно.

Свързани: Client Red Flags, с които всеки фрийлансър трябва да знае

Ако изпращате фактура до нов клиент и не знаете какво да напишете в имейла, използвайте този шаблон:

Здравейте [клиент],

Благодарим ви, че избрахте [името на вашата компания] за вашите изисквания. Моля, намерете прикачена към този имейл фактура за работните артикули, доставени на/по време на [време на доставка на работа].

Чувствайте се свободни да ни уведомите, ако имате някакви съмнения или се нуждаете от разяснения по нещо, ще се радваме да помогнем. Очакваме бъдещи сътрудничества.

Създайте запомняща се фактура

Може да си помислите, че прекарването на време за проектиране на фактура не си струва, защото в крайна сметка не ви се плаща за това. Така че защо си правите труда да създавате персонализиран шаблон, когато можете просто да използвате готов?

Въпреки че това е вярно, имайте предвид, че персонализираната фактура е фин, но силен маркетингов инструмент. Той не само показва компетентност и професионализъм, но и оставя отпечатък на марката ви върху всеки нов клиент – правейки ви незабравим.

Как да бъдете успешен фрийлансър: 8 основни умения

Искате ли да знаете как да станете успешен фрийлансър? Ето някои ключови умения, които ще ви трябват!

Прочетете Следващото

За автора