12-те най-добри начина за повишаване на ефективността на управлението на проекти

Ако сте част от екип за управление на проекти, няма горна граница за производителност. Винаги има възможност да подобрите ефективността си.

Въпреки че различни инструменти могат да ви помогнат, всеки, участващ в даден проект, трябва да следва някои методи, за да изпълни задачата умело. Използвайте следните практики днес, за да подобрите ефективността си, докато работите по проект.

1. Етапът на планиране е от решаващо значение

Планирането е ключово за управлението на проекти. Внимателно планиран проект не само ще гарантира неговия успех. Това също така ще потвърди, че всеки член на екипа върши правилната задача в точното време.

По време на този етап вземете предвид всички изисквания от страна на клиента, за да създадете конкретни цели.

След това продължете да очертаете задачите си и да ги разпределите между вашите съотборници. Преди да възложите задачите на членовете на екипа, проверете дали се чувстват добре с ролите си.

Свързани: Най-добрите безплатни приложения за планиране на задачи

2. Ефективна комуникация

Само когато комуникацията между заинтересованите страни е ясна, можете да работите с пълна ефективност. Уверете се, че членовете на проекта са на една и съща страница с клиентите и техните съотборници.

В зависимост от изискванията на проекта, може да разчитате на синхронизирана комуникация или комуникация в реално време. Независимо дали общувате вербално или невербално, кореспонденцията трябва да е ясна.

Всяка погрешна комуникация може да навреди на вашата производителност и да причини забавяне на проекта. Можете да използвате Отслабване за прозрачна и документирана комуникация.

3. Създаване на база знания

Дори ако имате гладка комуникация между колегите, много съотборници, които искат от някого една и съща информация, ще бъдат контрапродуктивни. За да направите процеса на споделяне на данни без усилие, трябва да създадете база знания или център за данни за приложения като Битрикс24.

Съберете всички необходими данни и инструкции в база знания и предложете достъп до нея на всеки член на проекта. Можете също така да създадете обяснителни видеоклипове за обучение, за да помогнете на новите членове на проекта, без да губите време.

4. Управление и бюджетиране на времето на проекта

Времето е решаваща същност на проекта. Забавянето на проекта може да ви накара да загубите ценни и дългосрочни клиенти. Ето защо трябва правилно да бюджетирате времето в началото на проекта, за да осигурите пълната ефективност на екипа.

Използвай Навременно приложение за записване на времето, необходимо за изпълнение на всеки етап и задача. Освен проследяване на ефективността и производителността, приложението може също да ви помогне да предоставяте фактури на клиентите.

5. Направете достъпни файловете на проекта

Всеки проект включва създаване и споделяне на стотици документи и документи. Някои документи също се нуждаят от съвместна работа в реално време. Член на екипа, който чака разрешение за достъп до файл, само ще допринесе за забавяне и неефективност.

Можете да използвате всяка система за управление на съдържанието като Microsoft SharePoint което ви позволява да съхранявате в едно централно хранилище. Уверете се, че системата има функции като различни нива на разрешения, контрол на версиите и одит.

6. Подгответе се за управление на рисковете

Никой проект не е свободен от потенциални рискове. Неоправдани проблеми по време на средата на проекта могат да попречат на ефективността. Следователно е задължително да преминете през процеса на оценка на риска, преди да работите по проекта.

С SWOT приложение, можете да идентифицирате рисковете и да разберете щетите, които те могат да причинят. Обсъдете с правоприемниците, за да намерите решение за управление на риска, ако възникне.

7. Документирайте всички данни

Документацията ви помага да увеличите отчетността и ефективността на екипа. Присъствахте на среща в Zoom? Разпространете бележката от срещата в писмена форма. Постигнахте ли устно решение? Документирайте това в имейл и го изпратете на всички участващи.

Документацията ви помага да разберете предизвикателствата, пред които е изправен екипът по време на проект. Те ще работят и като ръководство за бъдещите ви проекти. Можете да използвате асана система за коментиране на задачи за систематично съхраняване на цялата информация, свързана с конкретна задача.

8. Изберете екипа на проекта разумно

Много хора може да са част от вашата организация, но трябва да приемете, че не всички от тях са подходящи за всеки проект. Различните проекти изискват различни умения и опит. Ето защо изборът на правилните хора за даден проект ще им помогне да положат максимални усилия.

Ако наемете творчески писател за проект за писане на техническо съдържание, той няма да може да работи ефективно, дори и да иска. Изборът на правилния човек ще гарантира, че човек може да използва таланта си.

9. Наградете изпълняващия член на екипа

Достигането на малки етапи във времето проправя пътя към навременното завършване на целия проект. Само мотивиран и продуктивен екип може да ви помогне да постигнете основните етапи и целите на проекта.

Въпреки че всеки получава заплащане за работата си, наградите и признателността със сигурност могат да вдъхновят човек да работи по-добре. Чрез награждаване на членовете на екипа при постигане на важен етап, не само получателят ще бъде мотивиран, но и другите членове на екипа ще работят усилено, за да спечелят наградата следващия път.

10. Бъдете отворени за обратна връзка и предложения

Конструктивната обратна връзка от вашите съотборници може да ви помогне да откриете слабите места, за които не сте наясно. Ако мислите сериозно да подобрите производителността си, трябва да бъдете позитивни към критиките и предложенията. Обратната връзка от различни хора ще ви помогне да подобрите себе си.

За да събирате дискретно обратна връзка, създаването на анонимен формуляр за анкета е добра идея. Можете да направите формуляр за анкета безплатно, като използвате Google Формуляри и разпространява връзката си между колегите. Те могат да споделят своите отзиви и предложения, без да разкриват самоличността си.

Свързани: Google Формуляри срещу Формуляри на Microsoft: кой трябва да използвате?

Автоматизирането на задачите за управление на проекти може да подобри многократно ефективността. Можете да използвате всякакви инструменти за управление на проекти, налични на пазара. Преди да го изберете, уверете се, че приложението може да изпълни това, което вашият проект изисква.

Например, ако вашият екип работи върху разработката на софтуер, може да искате да изберете инструменти, които поддържат гъвкаво управление на проекти. В наши дни повечето проекти изискват да сте на разположение в движение. Следователно инструментите, които избирате за проекта, трябва да имат мобилна версия.

12. Познайте своята производителност и импровизирайте

И накрая, трябва постоянно да проследявате производителността си, за да научите недостатъците си и да ги подобрите. Използване на стабилен инструмент за управление на задачи като Trello ще ви информира за напредъка на отделните задачи и цялостния проект.

В същото време приложенията могат да ви покажат ефективността на отделните членове, като сравняват часовете, които прекарват, за да постигнат цел. Човек може също да извърши самооценка, за да открие области, които се нуждаят от подобрение.

Завършете ефективно своите проекти

Сега, когато знаете някои от най-добрите методи за повишаване на ефективността, прилагането им трябва да покаже повишена производителност. Съвременните проекти изискват максимална ефективност от членовете на екипа си.

Полезно е да изградите култура на непрекъснато учене, за да подготвите екипа си да поеме предизвикателствата на бъдещи проекти. Изложете членовете на вашия екип на вътрешна база от знания или онлайн обучение за управление на проекти за взаимна изгода.

8-те най-добри онлайн курсове за управление на проекти

Ако искате да подобрите уменията си и да научите нещо ново, ето осемте най-добри безплатни и платени онлайн курсове за управление на проекти.

Прочетете Следващото

За автора