Как да спазим сроковете и да свършим задачите навреме: 8 съвета

За мнозина сроковете са ужасен въпрос. Може да отлагате до наближаването на крайния срок и да не успеете да завършите задачата навреме, въпреки усилията си в последния момент.

Пропуснатите срокове могат да имат отрицателно въздействие върху вашата производителност и впечатление както в личния, така и в професионалния живот. Разгледайте точките, обяснени тук, за да разберете как можете да изпълните всеки краен срок с лекота.

1. Създайте много важни етапи с размер на хапка

Сложните и отнемащи време задачи водят ли ви до отлагане? Ако да, значи не сте сами. Понякога умът ви се чувства претоварен и ви демотивира да работите до последния момент.

Ето защо трябва да разбиете амбициозните си цели на по-малки етапи. Например, ако целта ви е да завършите задача от 50 страници, можете да я разделите на малки глави и да работите по една глава всяка.

След като направите това, вашето подсъзнание няма да се чувства претоварено. Вместо това малките срокове ще изглеждат управляеми и ще ви мотивират да започнете с работата. Докато продължавате да постигате всички малки етапи един след друг, постигането на голямата цел няма да е трудно.

2. Намерете мотивиращ партньор

Работата сама е трудна – особено когато включва сложна задача. Докато работата сам ви дава свобода, можете също да се окажете човек без мотивация да завърши работата. Тъй като не сте отговорни пред никого за личните си срокове, пропускането на важни етапи може да стане нещо обичайно.

Ако имате проблеми с управлението на вашите самоналожени срокове, винаги можете да включите някой друг. Би било хубаво да има някой, който знае за вашите срокове. Този партньор за отговорност може да бъде някой от вашето семейство или приятели.

За да завършите четенето на глава, можете да включите съученик и да учите заедно. Ако не можете да намерите партньор, дори да знаете за някой, който е постигнал същия етап, ще бъде вдъхновяващо.

3. Винаги следете напредъка

Проследяването на напредъка като ежедневен навик ще ви помогне да завършите задачата навреме. Дори и да поставите краен срок, това не означава, че ще го завършите в последния ден. Това означава, че ще работите по проекта няколко дни, за да го завършите преди крайния срок.

Може да не сте еднакво продуктивни през всичките тези работни дни. Въпреки това редовното проследяване на напредъка ще ви помогне да идентифицирате пропуските и ще ви позволи да компенсирате слабите си места.

Можеш да използваш MeisterTask за да проследите какъв напредък сте постигнали по всяка задача. Можете да добавите произволен брой задачи към него и да проследявате напредъка им, докато работите върху тях всеки ден.

4. Избягвайте да оставяте вратички в планирането

Преди да измислите краен срок за лични задачи, трябва да сте преминали през подробен процес на планиране. Познаването на целите, работния процес и наличното време са някои неща, които трябва да имате предвид, преди да определите краен срок. Проблемите с планирането ви може да ви струва крайния срок.

Няма смисъл да се обвинявате, че сте пропуснали краен срок, ако сте имали недостатъци в процеса на планиране. Например, трябва да вземете назаем няколко книги от библиотека, за да завършите проект до понеделник. Направихте планирането за петък, но библиотеката остава затворена в събота и неделя.

Както можете да видите, има вратичка в тази схема. Поради това сте длъжни да пропуснете крайния срок тук. За да избегнете подобни обстоятелства, уверете се, че вашият работен план няма недостатъци.

5. Дръжте разсейващите фактори в залива

Разсейването е една от най-големите причини, поради които не можете да завършите задачите навреме. Дълги имейли, известия в социалните мрежи, спешни, но по-малко важни задачи, член на семейството, който се отбива за чат – всичко това ви отвлича от целите ви и пречи на работния ви процес.

След като умът ви се отклони към нещо друго, е трудно да върнете същата концентрация и внимание към оригиналната си работа. Когато се занимавате с дадена задача, опитайте се да постигнете възможно най-голям напредък наведнъж.

Можете да заглушите известията на вашия мобилен телефон и компютър избягвайте разсейването. Използването на приложения против разсейване също е полезно, за да ви държи фокусирани през работното време.

Ако имате твърде много неща в чинията си, може да се случи загуба от представа за крайните срокове и висящите задачи. Най-добрият начин да сте наясно със своите задачи и срокове е да използвате инструмент за календар. Такива приложения ще ви помогнат да планирате задачи, събития и срещи.

Следенето на вашите минали и бъдещи крайни срокове и етапи става лесно със софтуера за календар. Тези приложения ви позволяват да визуализирате предстоящите крайни срокове по сортиран начин. Проверявайте тези инструменти всеки ден, за да следите задачите си за деня.

Google Calendar е приложение за планиране на календар, което можете да използвате за планиране на вашите лични и професионални задачи. Той също така поддържа интеграция с различни инструменти за управление на проекти, които правят визуализацията на крайния срок без усилие.

7. Използвайте мек краен срок

Мекият краен срок е приблизителен краен срок, който поставяте преди първоначалния. В случай, че се чудите дали мекият срок може да ви помогне, отговорът е да. Това е полезно не само за професионални проекти. Меките срокове са еднакво ефективни за лични важни етапи.

Дори най-добре подготвените планове могат да изпитат хълцане. Може да се разболеете или да имате някакъв технически проблем. Не позволявайте на това да ви накара да пропуснете краен срок. Поставете мек краен срок и се опитайте да завършите работата преди това.

Освен че ще спаси гърба ви по време на всякакви неочаквани събития, това ще гарантира навременното изпълнение на задачата.

8. Избягвайте отлагането на всяка цена

Повечето от вас биха се съгласили, че отлагането е причината, поради която продължавате да пропускате срокове, дори и тези, които сами сте наложили. Въпреки че сложността на задачата е отговорна за това в повечето случаи, понякога хората може да отлагат, тъй като няма награда за завършване на задача.

Отлагането става по-често при лични задачи, които не включват никакъв надзорник или награда. Но винаги можете да се поглезите, след като приключите работата навреме. Това ще ви вдъхнови да избягвате отлагането следващия път.

Свързани: Най-добрите съвети за избягване на отлагане и спазване на крайните срокове

Навременното изпълнение на задачата повишава производителността

Сроковете не трябва да бъдат стресиращи и демотивиращи. Вместо това трябва да ви мотивира да изпълните задачите навреме. Можете да следвате нещата, споменати тук, за да спазите сроковете, създадени от вас.

Вие също трябва да избягвате забавяния в професионалния си живот на всяка цена, като откриете възможните причини и техните решения.

9 причини защо проектите се забавят и как да ги избегнем

Разберете защо вашите проекти могат да се забавят и как можете тактично да ги избегнете.

Прочетете Следващото

За автора