Как да създадете краен срок, който действително ще работи за вас

Сроковете трябва да са по-мотивиращи и по-малко стресиращи, а не обратното. Освен ако даден срок не може да извлече най-доброто от вас в рамките на определеното време, няма полза. Ето защо трябва да бъдете внимателни, докато определяте краен срок за проект на първо място.

Продължете да четете тази статия, за да разберете как можете да създадете краен срок, към който да се придържате.

1. Помислете за целите и насоките на проекта

Ако искате да създадете краен срок за проект, върху който работите вие ​​или вашият екип, трябва да сте наясно с целите на проекта. Освен общите цели, трябва да има и някои специфични насоки.

Обмислете всичко това, за да разберете очакваното време за завършване, като същевременно се придържате към правилата и разпоредбите. Освен това се уверете, че всички са наясно с насоките и целите на обекта за сътрудничество, преди да започнете проект.

2. Разбийте задачата на по-малки единици или подзадачи

За да създадете краен срок за проект, трябва да го разделите на множество по-малки парчета. Тези по-малки порции са известни още като

задачи и подзадачи. По-късно създайте отделни срокове за всяка най-малка единица задача.

Също така, помислете за зависимостите на задачите, преди да зададете крайния срок за целия проект. Поставете крайния срок за независимите задачи по-рано, а зависимите по-късно.

Обяснете зависимостите на съотборниците. Така те ще разберат причината за различните срокове за отделните задачи.

3. Отделете достатъчно време, за да създадете краен срок

Определянето на краен срок на проекта е не по-малко важно от другите задачи, свързани с него. Следователно, никога не бързайте да поставяте краен срок. Това може несъзнателно да ви принуди да създадете нереалистично, което непременно ще пропуснете.

Винаги отделяйте достатъчно време, когато финализирате крайната дата. Уверете се, че не пропускате важни точки за разглеждане, докато бързате.

4. Помислете за възможните причини за забавяне на проекта

Закъсненията на проекти станаха нещо обичайно в наши дни. Почти всички екипи имат данни за подаване на проекти след крайния срок. Ако същото се случи и с вашия екип, разберете причина за забавяне на проекта.

Ако нереалистичен срок е причинил забавянето на проекта последния път, имайте по-либерален срок за следващия си проект. В случай на други причини, задайте краен срок, когато имате достатъчно време, за да отстраните този проблем, ако се повтори.

Ако нямате пряк опит със забавяне на проекта, помислете за често срещаните възможни причини и задайте краен срок, за да ги избегнете всички.

5. Внимавайте за конфликтни приоритети

В този конкурентен свят повечето хора работят по множество проекти едновременно. Тези противоречиви приоритети могат да направят крайните ви срокове непостижими. За да избегнете това, проверете работната честотна лента на всеки член на екипа до крайния срок на вашия проект.

След като вземете предвид приоритетите на всеки член на проекта, можете да излезете с жизнеспособен краен срок. Може да се наложи да премахнете някои членове от проект и да наемете нови хора, които да завършат проекта в рамките на предвиденото време, предоставено от клиента.

Свързани: Най-добрите техники за фрийлансъри за безплатно приоритизиране на задачите

6. Получете мнение от заинтересованите страни

Успешният проект изисква съвместни усилия от всички участващи, включително доставчиците на трети страни. Не е приятно да разберете в средата на проекта, че един от жизненоважните ви ресурси е недостъпен поради ваканция.

Ето защо трябва да получите мнения от всеки заинтересован от проекта за крайния срок. Задайте ориентировъчен срок и попитайте дали намират крайния срок за разумен в сравнение с тяхното работно натоварване и приоритети. Може да имате и няколко срещи с клиента си, преди да финализирате краен срок.

7. Познайте идеалното си ниво на стрес

Трябва да се съгласите, че идеалното количество стрес винаги действа като мотивация. Следователно, когато казваме, че сроковете не трябва да бъдат стресиращи, това не означава да премахнем спешността напълно. Всеки краен срок, който създавате, трябва да включва умерено ниво на стрес. Това психически ще ви възбуди или вдъхнови да завършите работата.

Идеалното ниво на стрес варира в зависимост от човека и трудността на задачата. Така че, задайте краен срок, като вземете предвид правилното ниво на стрес, което не само ви позволява да изпълните задачата навреме, но и извличате най-доброто от вас.

Свързани: Умения за самоуправление, които да придобиете за продуктивност в личния и професионалния живот

8. Отделете допълнително време за промяна на обхвата

Независимо дали работите за клиент или по вътрешен проект за вашата организация, могат да се случат промени в обхвата. Тъй като не е възможно да се предвиди пълзене на обхвата, по-добре е да имате известно време за това, докато насрочвате краен срок.

Екипът може да се сблъска с промяна в обхвата на проекта във всяка точка на напредъка. Ето защо отделете известно време за корекция на обхвата, докато създавате краен срок. Можете също така да обясните на клиента си, че сте коригирали допълнително време за тази конкретна цел.

9. Бъдете готови за проблеми в последния момент

Никой не иска да пропусне краен срок. Следователно, помислете за всяка възможност, която може да доведе до забавяне на вашия проект, включително проблеми в последната минута. Понякога съотборниците може да изчакат до последния ден, за да завършат възложената задача.

В последния ден може да има спешен случай — някой може да се разболее или да има проблеми с компютъра или интернет връзката. За да избегнете подобни проблеми, които можете да избегнете, създайте мек краен срок един или два дни преди първоначалния краен срок.

Когато всеки изпрати работата си преди крайния срок, подаването на проекта може да се осъществи навреме. Ако някой пропусне мекия краен срок, можете да делегирате задачата да я завърши в рамките на срока. Това ще ви спести от неочаквани забавяния на проекта.

10. Поддържайте крайния срок постижим

След като вземете предвид всички горепосочени фактори, трябва да излезете с постижим краен срок. След като финализирате съотборниците и имате пълна представа за тяхната наличност и приоритети, трябва безпроблемно да определите дата, която да е удобна за всички.

Ако имате някакви съмнения, трябва директно да помолите колегите си за разяснение. Инструментите за управление на проекти могат да ви помогнат да следите напредъка на проекта и наличността на ресурси, ако трябва да пренасрочите.

Завършете задачите преди крайния срок

Само постижим краен срок може да гарантира, че можете да изпълните задачата в рамките на срока.

Не забравяйте да следвате съветите, описани в тази статия, докато създавате краен срок, за да го направите реалистичен. Можете също така да върнете проекта си обратно в пистата в случай на неочаквани обстоятелства.

Как бързо да върнете отложен проект

Ето десет ефективни начина да настроите отложен график на проекта, което ви позволява да завършите проекта навреме.

Прочетете Следващото

За автора