Как да използвате редактора в Outlook за надеждни имейли

Microsoft Editor е базирана в облак услуга за проверка на правописа и граматиката, която е вградена в Microsoft Outlook и Word. Microsoft също така пусна безплатно разширение за браузър за Chrome и Edge, което предлага основни предложения, които да ви помогнат да подобрите граматиката и да коригирате правописа си.

Въпреки това, за да разгърнете пълната мощ на Editor, ще ви е необходим абонамент за Office 365. Това ви позволява да получавате по-добри предложения за усъвършенстване, включително формалност, яснота, сбитост, речник и др. Редакторът може да бъде вашият най-добър приятел, когато пишете имейли. Ето как Microsoft Editor може да ви помогне да пишете безупречни имейли.

Как да използвате Microsoft Editor, за да подобрите имейлите си

Ето няколко съвета, които ще ви помогнат да подобрите имейлите си с помощта на интелигентния помощник за писане на Microsoft.

1. Бързо прегледайте имейл

Често има моменти, в които искате бързо да прегледате имейл и да отстраните всички граматически или правописни грешки, преди да го изпратите. Ако не искате да преглеждате имейлите си ред по ред, но все пак искате да подобрите текста, Microsoft Editor може да ви помогне да направите това.

Свързано: Най-добрите практики за Outlook за подобряване на работния ви процес

След като напишете имейл, просто отидете на Преглед и щракнете върху Правопис и граматика. Редакторът ще извърши бърза проверка, за да се увери, че правописът и граматиката са в ред.

2. Направете своя текст по-приобщаващ

Microsoft Editor е изненадващо интуитивен и дори може да открие тона на вашите съобщения. Така че, например, ако искате да направите имейлите си по-приобщаващи и да се отървете от всякакъв вид пристрастия, които могат да се промъкнат, Editor може да ви помогне.

За да позволите на Microsoft Editor да наблюдава текста и да подчертава всякакъв вид пристрастия или нечувствителни препратки, първо трябва да персонализирате настройките. Кликнете върху Редактор и след това персонализирайте настройките съответно.

Microsoft Editor автоматично ще подчертае текст, който смята, че трябва да се промени. Това е фантастичен вариант за хора, които работят в междукултурни екипи и искат да избегнат да казват нещо, което може да изглежда като безчувствено.

3. Направете имейлите си по-кратки и по-четливи

Microsoft Editor може също да ви помогне да направите текста си по-сбит и четим. Това е важно и може много да направи текста ви по-ясен за читателите.

Работи с приложението Outlook, както и Outlook.com. Докато пишете, редакторът автоматично ще дава предложения, за да направи текста ви по-четлив и сбит.

Това е идеално, когато пишете по-дълъг имейл и искате да го направите по-професионален и точен.

4. Подобрете речника си

Кратко на думи? Няма проблем! Microsoft Editor може също да предложи предложения, за да направи текста ви по-приятен. Повечето хора ще харесат гамата от предложения, тъй като предлага много по-конкретни прилагателни, които ще ви помогнат да постигнете по-голямо въздействие чрез думите си.

От конвенционални фрази до клишета и събирателни съществителни, Microsoft Editor ще ви ги посочи и ще ви даде подходящи препоръки, за да подобрите по-добре имейлите си.

Свързано: Най-добрите инструменти за организиране на вашите имейли и повишаване на производителността

Това е особено удобно, когато трябва да обясните нещо на получателите и не искате да използвате прекалено сложни думи. Ако смятате, че губите твърде много думи в имейлите си, Editor може да ви помогне да укрепите писането си и да го направи по-въздействащо.

5. Прецизирайте текста си и получете оценка

Екранът на Microsoft Editor също ви позволява да получите общ преглед на това как се чете текстът ви. Можете да видите оценката на редактора от дясната страна, както и тона на писане. Ако щракнете върху Резултат от редактора, можете да видите всички предложения на редактора и да направите съответните промени.

Работа в ход

Microsoft Editor все още е в процес на работа. Той използва AI, за да научи начина, по който пишете, и да предлага предложения, които понякога могат да пропуснат целта. Въпреки това, тъй като все повече хора започват да го използват, Editor ще става по-добър.

Ако искате да станете по-добър писател, има много онлайн курсове, които също можете да разгледате.

8-те най-добри платформи за онлайн курсове за писане през 2021 г

Искате да подобрите уменията си за писане? След това разгледайте тези онлайн курсове за писане.

Прочетете Следващото

За автора