Имате ли понякога чувството, че плувате в море от проекти и не знаете как да приоритизирате работата си? Можете да направите всичките си проекти видими и дългосрочните си цели ясни с приоритизиране на проекти шаблони, като същевременно получавате бърз достъп до описания на задачи, етапи на проекта и критичен успех фактори.
Започнете всеки проект от десния крак, като използвате тези уникални шаблони за начални срещи на проекта, както и задаване на приоритети на целите по важност и др.
1. Приоритизиране на идеите: матрица за приоритети на действие от Someka
Матрицата за приоритет на действие, известна като матрица за въздействие и усилие, е прост инструмент, който помага на екипите да се съгласуват около най-важните идеи. Страхотен за стартиращи фирми, малки предприятия и организации с нестопанска цел, шаблонът лесно класира идеите въз основа на важни съображения като персонал, ресурси, инерция, разходи и общи усилия и въздействие.
Шаблонът е организиран в матрица за усилия и въздействие/важност, която класира всяка идея въз основа на нейния успех в един от четирите сценария (високо усилие-високо въздействие, ниско усилие-високо въздействие, голямо усилие-слабо въздействие или ниско усилие-слабо Въздействие). Тази рамка ще ви помогне да вземете по-информирани решения за това къде да вложите времето и ресурсите си.
Изтегли:Сомека (Безплатно, достъпно като Excel файл)
2. Приоритизиране на целите: Работен лист за SMART цели от Vertex42
Настройка SMART цели не само ви помага да оформите вашите дългосрочни планове, но ви позволяват да вложите най-добрата си работа в най-амбициозните си проекти. Той предлага рентабилен начин да ви помогне да постигнете целите и целите на вашата организация.
А SMART целта трябва да включва всичко по-долу:
специфично: Целите трябва да бъдат добре дефинирани и ясно формулирани.
Измерими: Трябва да има окончателен начин за измерване дали сте постигнали целите по отношение на количествено измерими показатели за успех.
Постижимо: Трябва да сте сигурни, че целта не е невъзможно да бъде изпълнена.
Релевантно: Целите трябва да са реалистични и подходящи за целите на вашия проект.
Обвързани във времето: Целите трябва да са ограничени във времето и да включват целеви дати за настройка и завършване.
Използвайте този шаблон, за да създадете план за постигане на целите на проекта. Това е чудесен начин за записване както на краткосрочни, така и на дългосрочни цели, крайни срокове, мерки за успех, референции или използвани ресурси, както и силни страни и умения, използвани за постигане на целите на проекта.
Изтегли: Връх 42 (Безплатно, достъпно като Excel файл)
3. Приоритет на работния процес: шаблон за матрица на Айзенхауер от Someka
Концептуализирано от бившия президент на САЩ Дуайт Д. Айзенхауер, матрицата на Айзенхауер е чудесен начин за организирайте и приоритизирайте вашите проекти. Матрицата на Айзенхауер, известна още като матрицата за спешни/важни, е инструмент, който организира задачите в четири категории въз основа на спешност и важност. Четирите категории задачи са:
- Неотложни и важни задачи са елементите, които са едновременно спешни и важни и трябва да бъдат разгледани незабавно, като приоритети, спешни случаи и крайни срокове.
- Не спешни, а важни задачи са елементи, които са важни, но не са приоритетни, като писане на дневник, пазаруване и т.н.
- Спешни, но не важни задачи са дейности, които не са непременно важни, но са спешни, като телефонни обаждания, текстови съобщения, имейли и т.н., на които ще отговорите, когато имате възможност.
- Не спешни, не важни задачи включват задачи, които не са спешни или важни, тъй като няма да ви помогнат да постигнете целите си.
Той осигурява рамката за планиране на последователността на дейностите, като по този начин гарантира, че работите върху правилните неща в точното време. Можете да анализирате приоритетните задачи, да избягвате ненужни задачи, да намалите разсейването и също така да се подготвите за непредвидени ситуации.
Изтегли: Сомека (Безплатно, предлага се като файл на Excel)
4. Приоритизиране на инциденти: матрица за приоритет на инциденти от Smartsheet
Инцидентът е разрушително събитие, което се отразява неблагоприятно върху постигането на целите на проекта. Инциденти могат да се случат по всяко време, от продължително прекъсване на захранването, причинено от природно бедствие, до неправилно функциониращо оборудване или софтуер.
Използването на матрица за приоритет на инциденти е структуриран подход за обработка на инциденти, докато се обработват много компоненти на инцидента. Това обикновено е безценен инструмент за управление на заявки за ИТ услуги.
Всяка организация има различни приоритети за възстановяване при риск и бедствие. Използвайте шаблона, за да зададете приоритетни цветове на всяка заявка за услуга, в зависимост от това дали е съществен, критичен, умерен или незначителен инцидент и след това проследявайте напредъка на вашата организация работния процес.
С лесна за използване система за маркиране на инциденти и структурирани полета за съхранение на подходяща информация – можете да се съсредоточите върху по-бързи решения, като същевременно гарантирате, че клиентите ви са доволни.
Изтегли: Smartsheet (Безплатно, предлага се като шаблон на Excel)
5. Приоритет на продукта: RICE (обхват, въздействие, увереност, усилие) шаблон от интерком
В ОРИЗ моделът помага на вас и вашия екип да оцените приоритета на дадена инициатива. Тази методология е чудесна за осигуряване на яснота около посоката на продуктовите характеристики, позволявайки на екипите да вземат по-добри решения по-рано в процеса.
Под рамката, Достигнат се дефинира от процента потенциални клиенти, които биха могли да използват вашия продукт, обикновено измерен като „транзакции на месец“ или други подобни показатели. Следващата стъпка би била да се оцени въздействие от набори от функции, предприети от вашите потребители. Въз основа на прозренията, които събирате, ще можете да приоритизирате едното пред другото. Това ви кара да инвестирате в продуктови характеристики, които повишават процента на реализация или подобряват изживяването на клиентите.
В Увереност estimator ви позволява да дефинирате система за оценка на доверието, за да оцените оценките на вашия екип и да определите някакъв вид консенсусно класиране. Този инструмент казва на екипа какво е вероятно и разумно, вместо да придава по-голяма тежест на неуместни или зле дефинирани мнения или идеи.
Когато става въпрос за Усилие, завършването на вашия проект вероятно ще отнеме месеци, така че е изключително важно да направите прогнози за време и работа за всяка фаза на проекта, включително проектиране, разработка и тестване. Помага ви да фокусирате енергията си, за да избегнете загуба на време за дейности с ниска стойност, които водят до резултати, които не са оптимални или просто „достатъчно добри“.
Изтегли:Домофон (Безплатно, достъпно като Excel файл)
6. Ежедневно приоритизиране на задачи: Шаблон за списък със задачи от Smartsheet
Когато работите по множество проекти, може да е трудно да организирате задачите си ежедневно. Чрез изброяване на важни задачи, които ви държат на път, можете да изпълнявате проекти ефективно, като същевременно организирате всички мандати, поставени пред вас от вашите началници, клиенти, колеги и други заинтересовани страни.
Свързано: Как да оптимизирате своя списък със задачи, за да бъдете по-ефективни
Този шаблон за списък със задачи ви помага да създадете приоритетен списък със задачи, включени във вашия проект, и да следите крайните дати, етапите и резултатите, докато вървите. Винаги можете да се върнете и да добавите още, докато проектът се разгръща – или да премахнете или промените задачи, ако трябва да бъдат променени. Можете също да създавате подзадачи по-късно, така че да сте добре подготвени, ако някои от задачите ви са твърде сложни.
Изтегли:Smartsheet (Безплатно, достъпно като Excel файл)
Подобрете приоритизирането и управлението на проекти
Шаблоните за приоритизиране на проекти осигуряват ясни и систематични средства за идентифициране и подбор на проекти за по-голяма ефективност и ефективност. Те ще ускорят процеса на проучване и разработване на всеки проект, като предоставят скелетна рамка, която да се използва с незабавен ефект.
Освен това можете да избегнете риска от пристрастия, да насърчите сътрудничеството и да гарантирате избора на проекти с най-висок приоритет за ограничени ресурси. Поддържането на тези шаблони в съответствие с всички проекти гарантира подобряване на производителността, степента на успех на проекта и цялостното качество на работата.
Груповите проекти могат да бъдат трудни, особено когато един от членовете не изпълнява своята роля. Ето няколко начина да направите груповите проекти по-малко болезнени.
Прочетете Следващото
- Производителност
- Офис шаблони
- Управление на проекти
- Управление на задачите
Шерил е създател на съдържание и стратег с фокус върху начина на живот, мобилните приложения и дигиталните медии. Тя е прегледала технологичните продукти и приложения за съдържание, използваемост и достъпност. Тя работи в тясно сътрудничество с физически лица и фирми, за да проектира кампании, които свързват марки с клиенти, използвайки подходяща комбинация от думи и визуални елементи.
Абонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, ревюта, безплатни електронни книги и ексклузивни оферти!
Щракнете тук, за да се абонирате
