Как да използвате и редактирате Google Документи без интернет връзка

Базираните в облак инструменти, като тези, доставяни чрез Google Workspace, са спасители, когато става въпрос за отдалечена работа и сътрудничество. Въпреки това, базираните на облак приложения се нуждаят от интернет връзка за пълна функционалност.

За щастие Google позволява на потребителите да преглеждат и редактират Google Документи, Google Таблици и Google Slides офлайн, когато интернет връзка не е налична. Използвайки тази функция, вашата производителност няма да страда в мъртви зони, докато сте в самолет или по време на буря. Наистина можете да работите винаги и навсякъде.

Как да активирате офлайн режим в Google Drive & Docs

За да използвате Google Документи офлайн, ще трябва да използвате Google Браузър Chrome. След това ще трябва да инсталирате Офлайн разширение на Google Документи предлагани чрез Google Chrome. За да направите това, отворете връзката и след това изберете Добавете към Chrome и тогава Добавяне на разширение.

С Разширение за Chrome инсталиран, сте готови да активирате офлайн режим в Google Drive. За да направите това, отворете Google Drive и след това изпълнете следните стъпки:

1. Изберете иконата Настройки в горния десен ъгъл на екрана.
2. Превъртете, докато видите Извън линия. Поставете отметка в квадратчето до Създавайте, отваряйте и редактирайте скорошните си Google Документи, Таблици и Презентации на това устройство, докато сте офлайн.
3. Изберете Готово в горния десен ъгъл.

Как да запазите документи за офлайн достъп

Следващата стъпка е да изберете Google Документи, които искате да бъдат достъпни офлайн. Това означава, че ще трябва да направите всеки отделен файл офлайн достъпен, преди да загубите връзка.

Ако често губите връзка, направете си навик да включвате офлайн режим за всеки документ, който създавате или редактирате.

За да активирате офлайн режим за конкретен документ, изпълнете следните стъпки:

1. Намерете документа на Google, който искате да прегледате или редактирате офлайн, и го маркирайте.
2. На Mac, намерете меню с три точки (на компютър, щракнете с десния бутон върху документа) и щракнете върху лента за превключване до Предлага се офлайн.

Ако искате да спестите малко време, можете да натиснете Команда (Mac) или Ctrl (PC) за да маркирате и зададете няколко файла да бъдат достъпни офлайн наведнъж.

Как да намерите и редактирате офлайн Google Документи

След като сте офлайн, ще имате достъп до тези документи, след като се синхронизират. За да намерите документите, които сте избрали да използвате офлайн, всичко, което трябва да направите, е да ги потърсите.

За да проверите и да се уверите, че вашите документи са запазени за офлайн употреба, изберете иконата за отметка в горната част на Google Drive, докато сте онлайн. След това щракнете върху превключвателя, за да го включите Офлайн преглед. Ако можете да отворите документа, той се запазва за офлайн преглед и редактиране.

Можете също да видите кои документи са налични за офлайн употреба, като потърсите иконата на отметка до името на всеки документ.

Редактиране на вашите Google Документи

Можете да преглеждате и редактирате документа си по същия начин, както бихте го направили онлайн. Важно е обаче да се отбележи, че офлайн режимът предлага основни способности за текстообработка, а не пълната функционалност, която можете да очаквате, докато сте онлайн.

След като се свържете отново, може да се наложи да се върнете и да форматирате работата си, да добавите изображения и т.н. След като възстановите връзката си, Google Документи автоматично ще синхронизира редакциите ви.

Най-добри практики за използване на офлайн режим на Google Документи

Въпреки че офлайн режимът е супер полезен, има някои най-добри практики, които трябва да следвате. Например, не се опитвайте да използвате режим инкогнито при достъп до офлайн файлове. Разширенията на Chrome са деактивирани в режим „инкогнито“ по подразбиране, което означава, че вашите офлайн файлове няма да се показват за преглед или редактиране.

Трябва също така да се уверите, че използвате най-новата версия на Google Chrome, за да се възползвате от офлайн режима. И ако имате проблеми със синхронизирането или изтеглянето на файлове офлайн, опитайте да изчистите своя Кеш на Google Документи.

Свързано: Приложения и добавки на Google Документи за повишаване на вашата производителност и ефективност

Насладете се на гъвкавостта на офлайн режима на Google Документи

Въпреки че Google Документи са базирани на интернет, все още имате възможността да гарантирате, че документите ви са достъпни за вас по всяко време с офлайн режим.

Това е само една от функциите, които правят Google Документи и Google Workspace отличен избор за свършена работа.

Как да предоставите и ограничите разрешения в Google Документи

Google Документи наскоро промени настройката си за разрешения за споделяне. Ето няколко съвета за правилното настройване на вашите разрешения, така че да е лесно и ефективно!

Прочетете Следващото

За автора