3 Достъпни съвета за писане за офиса

В офиса хората трябва да могат да разбират какво им се съобщава, така че работата да бъде свършена правилно. В по-голямата си част това се прави добре, но с нарастването на разнообразието на работните места няма време като настоящето да се изравни.

Ако искате да знаете как да подобрите достъпността на вашите имейли, документация и други писмени служебни носители, тук ще разгледаме няколко съвета как да го направите.

Причини за наличието на достъпни материали

Ако четете това, вашата причина за подобряване на достъпността на писмените материали може да е да станете по-приобщаващи и е една от основните причини повечето компании да го приемат. Приобщаващото работно пространство привлича разнообразно набиране и подпомага персонала, който се нуждае от него.

Добре известно е, че когато средата е подходяща, хората със специфични потребности от учене могат да мислят творчески и често се отличават. Започвайки с начина, по който общувате, е основата за това.

Свързани: Как да използвате стила си на обучение, за да увеличите максимално производителността

Въпреки това, достъпността е и невероятно интелигентен бизнес ход. Само защото знаете какво имате предвид, не означава, че се превежда по този начин. Ако всеки разбира какво трябва да направи и нещата имат смисъл, това означава:

• По-малко грешки
• Подобрено доверие на персонала
• Достигате до по-широка аудитория
• По-ангажиращо работно място
• Спестявате време, когато обяснявате нещата

Най-важното е, че е невероятно лесно за изпълнение и всъщност може да подобри резултата от работата ви по пътя.

1. Използване на прост език

Независимо дали изпращате имейл до голяма аудитория, пишете бюлетин или създавате нова документация за нова процедура на работа, намерението е другите да го приемат. В тези случаи е необходимо да се използва прост език.

Първо, трябва да избягвате използването на акроними и жаргон в текста си. Някои хора може да не знаят какво означават и могат да бъдат бариера за нови начинаещи. Те също така могат да накарат служителите да се чувстват изключени и да отнемат от цялостното въздействие на вашата работа. Вместо това напишете напълно акронимите и изберете думи, които всеки може да разбере.

Когато пишете на публика, добър съвет е да пишете за някой, който няма представа каква е вашата работа. Много писмена комуникация заобикаля важни детайли и пропуска необходимите стъпки. Това се случва, когато авторът пише от място на знанието и те мислено запълват празнините, вместо да ги записват.

Свързани: Бюлетини за амбициозни предприемачи

Като бъдете задълбочени и обмисляте внимателно всяка стъпка, можете да напишете по-задълбочено обяснение и е по-малко вероятно да накарате служителите да поискат разяснение. Например, казването на някого какво да прави може да бъде доста отворено, докато също така му казвате какво да не прави инструкцията специфична.

Можете да използвате примери, ако се борите да опростите нещо, да дадете на работата си и приложение в реалния свят.

2. Използване на достъпен шрифт

Има причина повечето уебсайтове, приложения и сайтове за социални медии да използват един и същи тип шрифт и това е, защото знаят, че достига до по-широка аудитория. Вашите приложения за електронна поща и цифрови съобщения вече имат шрифт по подразбиране, който е лесен за четене, който обикновено е Arial или Calibri, и са идеално достъпни шрифтове за използване за цялата писмена документация.

Текстът с малки букви също е по-лесен за окото, така че се въздържайте да използвате всички главни букви, като например когато пишете заглавия или се опитвате да подчертаете нещо. Вместо това можете смели думите, за да привлечете вниманието на човека към него или да разделите текста.

Освен това размерът на шрифта може да бъде важен за служителите, които се борят да видят по-малък текст. Текст, който е 12px или по-висок, е идеален и често е стандарт за публични материали. По-малко от това и рискувате хората да не могат да го прочетат правилно. Разбира се, те могат да използват Увеличаване функционират на техните компютри, ако това е цифров файл, но ако е отпечатан, това може да създаде проблеми.

Свързани: Инструменти за синхронизиране на Microsoft Outlook с Google Календар

И накрая, шрифтът и фонът трябва да са черно-бели и ако трябва да използвате цвят, синьото е най-доброто, защото това е този, който повечето хора с далтонизъм могат да различат. Не само това, това е прост цвят, който не е контрастен.

3. Разбиване на блокове от текст

Получавали ли сте някога имейл или документ, който съдържа непрекъснати блокове текст? Ако имате, ще знаете, че може да бъде отблъскващо и също така може да бъде трудно за много хора да четат. За щастие има няколко бързи и лесни начина да направите подробни части от текста по-достъпни.

Точките и номерираните списъци са страхотни инструменти за изброяване на идеи, предимства, стъпки и други части от информация. Уверете се, че точките са кратки и конкретни и ще можете да съберете няколко параграфа в лесен за четене раздел. Задържа вниманието на читателя и ви спестява време.

Свързани: Инструменти на Team Wiki, които можете да използвате за подобряване на производителността

Друг начин за разделяне на текст е използването на изображения. Трябва обаче да внимавате с изображенията, които използвате. Всяко изображение, което използвате, трябва да допълва текста; ако вашето изображение съдържа важна информация, която не е включена във вашето писане, може да изключвате или обърквате хората. Изображенията също трябва да използват прости цветове и да избягват контрастни цветове, които може да са трудни за виждане от другите.

Може да не е необходимо да правите това, ако това е просто имейл, който изпращате, но в този случай може да си струва обмисляйки дали този имейл може да бъде разделен на отделни имейли, ако съдържа много различни идеи и теми. Поддържането на една тема на имейл е идеално, ако има много за преминаване.

Да бъдеш достъпен помага на всички

Всеки има различни начини на работа и някои хора може да се нуждаят от допълнителни неща, които не се разглеждат тук. Важното е да получите обратна връзка и да разберете какво работи за хората; колкото повече можете да подобрите достъпността на писмената си комуникация, толкова повече ползи ще видите.

Не го премисляйте; просто започнете и опитайте. С тези съвети ще сте на път към достъпно работно място, а другите ще оценят подхода ви на внимателност.

4 съвета за извършване на професионално предаване на работа

Когато напускате работа, как трябва да прехвърлите? Ето няколко бързи и лесни стъпки за прехвърляне на работата си, преди да започнете новата си работа.

Прочетете Следващото

За автора