Какво е вътрешна Wiki и как можете да я настроите?

Трудно е да поддържате знанията на вашата компания в синхрон между всички служители, когато нямате добър начин за съхранение и споделяне на информация. Това води до спад в производителността, тъй като служителите прекарват повече време в търсене на отговори, вместо да работят.

Вътрешно уики може да ви помогне да решите този проблем. В тази статия ще ви преведем през процеса на настройка на вашето уики, но първо:

Какво представлява вътрешната Wiki и какви са нейните предимства?

Вътрешното уики е хранилище на знания, което дава възможност на служителите да създават, редактират и споделят подходящо фирмено съдържание и най-добри практики. Това е като централизирана база данни, която позволява на всеки служител да предава информация, за да подобри колективните знания на вашия екип и да премахне излишните въпроси.

Това е ценен актив, който може да действа като енциклопедия на вашата компания, за да запази институционалните знания, докато екипът ви расте.

Въпреки че вътрешното уики е подобно на базата от знания, тъй като насърчава споделянето на информация, основното несъответствие е, че е по-съвместен инструмент, който позволява на всеки да

споделят своя опит (предимно за вътрешна употреба). От друга страна, специален екип обикновено управлява база от знания и включва информация както за вътрешна, така и за външна употреба (продукти и услуги).

Ето някои причини, поради които трябва да създадете вътрешно уики:

• Предоставянето на бърз достъп до информация във вашата организация ще подобри сътрудничеството между различни отдели или в рамките на отдалечено/хибридно работно място.
• Наличието на място, което съдържа цялата необходима информация, ще увеличи скоростта на учене и производителността на служителите.
• Вътрешно уики може да подобри процеса на въвеждане. Той съдържа цялата необходима информация, от която новите служители се нуждаят, за да се адаптират към новата си среда и да се движат.
• Вътрешните уикита също осигуряват допълнително ниво на сигурност и надеждност. Можете да ги настроите да бъдат достъпни само за членове на вашата организация и това елиминира риска от загуба на данни на локални твърди дискове.
• Вътрешните инструменти за уики са удобни за потребителя и позволяват на всеки да създава и редактира съдържание ясно и организирано с помощта на водещи символи, хипервръзки, различни цветове и други ценни функции.
• Наличието на вътрешно уики може да ви помогне да изградите по-приобщаващо работно място, тъй като насърчава всеки да създаде централната нервна система на вашата компания.
• Вътрешно уики позволява на вашите екипи да общуват асинхронно, намалявайки стреса от намирането на припокриващи се часове и рисковете от смяна на контекста.
• Тя ви позволява да предотвратите загуба на знания, когато служителите напуснат.

Какъв тип съдържание можете да съхранявате във вашата вътрешна Wiki?

Въпреки че вътрешното уики може да побере цялата информация за вашата организация, най-добре е да се съсредоточите върху най-подходящото съдържание, от което вашите екипи се нуждаят в ежедневните си операции, включително:

• Фирмени новини и актуализации
• Уроци с инструкции за вътрешен софтуер
• Документи за обучение и адаптиране
• Технически бележки
• Общи работни процеси
• Бележки от срещата
• Фирмени политики и др.

Избор на вашия вътрешен Wiki софтуер

Въпреки че всяка компания има различни нужди и изисквания, има някои основни характеристики, на които трябва да обърнете внимание, когато избирате вътрешен инструмент за уики. Ето някои жизненоважни характеристики, които трябва да имате предвид:

• Изберете уики софтуер, който интегрира популярни инструменти за вътрешна комуникация като Slack, Microsoft Teams, Asana, имейли и др., за да избегнете непрекъснатото превключване между тях за достъп до жизненоважна информация.
• Една от основните цели на вътрешното уики на вашата компания е да намали времето, което вашите екипи прекарват в търсене на информация. Като се има предвид, че фирменото ви уики може да съдържа много информация, жизненоважно е да изберете инструмент с ефективни функции за търсене, за да преглеждате бързо файловете.
• Вътрешният уики софтуер трябва да осигурява достъп и управление на правата, за да защити съдържанието от външни лица.
• Вашият уики инструмент трябва да позволява на множество потребители да имат достъп и да допринасят в реално време.
• Изберете инструмент, който ви позволява да създавате отделни работни пространства за различни отдели. Това е така, защото вашите екипи ще бъдат по-продуктивни, когато имат директен достъп до съдържание, свързано с техните функции.
• Избраният от вас уики софтуер трябва да ви позволява да проследявате промените и актуализациите. Вие или екипът, който отговаря за поддържането на уикито, трябва да знаете кой прави промените и кога са направени промените.

И така, няколко инструмента предоставят функциите по-горе, като същевременно са лесни за използване, един от които е Тетра.

Най-добри практики за изграждане на вашето вътрешно уики използване Тетра

От съществено значение е да имате план стъпка по стъпка за изграждане на вашето вътрешно уики, преди да включите екипи. Ето някои стъпки, които можете да следвате:

1. Структурирайте Вашата информация

След като изберете своя уики софтуер, можете да разделите съдържанието си на основни категории за по-добра организация. Например:

• А Търговско дружество раздел, където ще добавите информация за цялата компания, като актуализации на компанията и новини.
• Създайте HR раздел за фирмени политики, награди и придобивки на служителите, политики за празници.
• Можете също да настроите a Отдели категория, където отделните отдели във вашата организация могат бързо да получат достъп до съответната информация.
• Друга удобна категория може да бъде обучение, за вашите уроци с инструкции и други материали за обучение.

Можете да създадете повече категории в зависимост от нуждите на вашата компания. Целта тук е да организирате по-добре съдържанието си, така че всеки да знае къде може да намери конкретна информация.

2. Импортиране или създаване на съдържание

След като създадете ясна и организирана структура за уикито на вашата компания, вече можете да импортирате съществуващо съдържание, ако имате, или да създавате ново съдържание във вашите уики категории.

Страхотно място за начало би било създаването на a Приготвяме се да започнем категория, за да включите вашата Вътрешно Wiki ръководство. Можете да използвате това ръководство, за да обясните как този проект ще бъде полезен във вашата организация и най-добрите практики за това как да го използвате.

3. Настройте интеграции

Настройте интеграции, за да гарантирате, че можете да използвате съществуващите си вътрешни инструменти за добавяне/актуализиране на съдържание във вътрешното си уики. По този начин лесно ще допринесете със съдържание, което иначе би отнело твърде много време, или просто ще създадете по-добро цялостно изживяване за потребителите.

Това включва свързването на вашето приложение за чат, така че потребителите да могат да обмислят идеи, да ги публикуват в Tettra, за да ги видят другите, и дори да отворят елемент от задачата точно там, ако е необходимо. Правейки това ще помогне за увеличаване на приемането на вътрешното уики, като го направи неразделна част от ежедневните работни процеси на всеки.

4. Конфигуриране на права за достъп и разрешения

Конфигурирането на права за достъп и разрешения ви дава възможност да определите кой има достъп до какво съдържание. Това е важно, защото може да добавите съдържание, което е подходящо само за конкретен екип във вашата организация. Или може да искате да ограничите достъпа до определени документи. Можете да направите това в Tettra под Настройки на екипа.

5. Стартирайте вашата Wiki

Сега е време да включите осветлението и да накарате всички да използват вътрешното ви уики. За да направите това, можете да изпращате имейли до членовете на екипа директно чрез настройките в Tettra. След като направите това, не забравяйте да ги насърчите да прочетат ръководството за уики, което сте добавили в категорията Първи стъпки.

Увеличете сътрудничеството на вашия екип, като настроите фирменото ви Wiki

Създаването на вътрешно уики е чудесен начин за съхраняване и споделяне на информация. Много компании нямат това, но може да бъде полезно по много начини.

Тя позволява по-добро сътрудничество между екипи и отдели и повече възможности за служителите да се учат един от друг. Използвайте тези съвети като основа за създаване на фирмено уики.

Как да използвате инструмента Wiki в Microsoft Teams

Microsoft Teams има вътрешен инструмент Wiki, който ви позволява да управлявате и събирате информация безпроблемно. Ето как да го използвате!

Прочетете Следващото

За автора