Как да използвате шаблони за асана за всеки проект

Единственото нещо, което трябва да научите за Asana, е как да използвате проекти за повишаване на производителността на вашия екип. С управлението на проекти Asana можете да избегнете остарели електронни таблици, дълги имейл теми и дълги срещи, които повтарят една и съща информация.

Ако вашият екип извършва предимно много повтаряща се работа, не е необходимо да пресъздавате тези задачи и проекти в Asana всеки път. Можете да използвате шаблони на Asana, за да спестите време не само сега, но и за последващи проекти.

Нека да проверим как да използвате шаблони на Asana за почти всеки проект, върху който работи вашият екип.

Какво представляват шаблоните за проекти Asana?

Вместо да започнете от нулата, когато създавате канбан дъска в Asana, дизайнът на шаблона вече включва всички основни секции, които екипите често използват. Вместо да планирате проект от самото начало, шаблоните за проекти на Asana ви предоставят необходимите градивни елементи, за да започнете.

Шаблонът е по същество хак за управление на проекти за включване и работа, който ви позволява да стандартизирате процесите и да стартирате с всеки нов проект. Ако трябва да направите промени, за да отговарят на вашите нужди, можете също да го направите.

Можете да използвате, създавате и запазвате персонализирани или вградени шаблони за проекти на Asana за различни процеси. Всички примери са проекти с кратки срокове (като стартиране), текущи процеси (като въвеждане на нови служители) и проследяване на информацията.

Потребителите с безплатни акаунти имат достъп до безплатни шаблони, но Premium плановете предлагат повече опции, съобразени с конкретни индустрии. Примери за шаблони за асана включват шаблон за план за продажби, шаблон за управление на агенция, шаблон за календар на съдържанието, нови контролни списъци за наемане и други.

Asana също така организира шаблони по функции на екипа, като дизайн, ИТ, продукт, успех на клиентите, операции и човешки ресурси. Ако сте мениджър на проекти, който не иска да губи време да се занимава с kanban дъски, просто разгледайте галерията, изберете описание на екипа си и вземете шаблон за план на проекта, който отговаря на вашите нужди.

Сега нека проверим как да използваме шаблони за управление на проекти Asana.

Как да използвате шаблони за проекти Asana

Следните са стъпките за използване на шаблон:

1. В горния ляв ъгъл на вашето приложение Asana щракнете върху оранжевото + бутон.
2. Изберете Проект от падащото меню.
3. След това изберете Използвайте шаблон от стартовия екран на проекти.
4. Ще бъдете посрещнати със списък от създадени от Asana шаблони, най-вече съобразени с целта, за която сте посочили, че ще използвате Asana при регистрация. Можете да промените категорията на шаблоните, които виждате, като щракнете върху бутона за падащо меню до Тип в горния десен ъгъл на екрана ви.
5. Можете да прегледате шаблоните, за да получите представа как ще изглеждат и как ще бъдат от полза за вашия екип.
6. За да стартирате нов проект с помощта на шаблон, щракнете Използвайте шаблон.
7. На следващия екран ще получите възможността да персонализирате името на проекта и да промените разрешенията. Щракнете върху Създаване на проект когато персонализирате всичко по свой вкус.
8. Разгледайте в ПРОЧЕТИ МЕ и КОПИРАЙТЕ МЕ задачи за инструкции и предложения.

Ще можете да персонализирате проект, създаден от шаблон, за да отговори на нуждите на вашия екип. За да приспособите проекта към вашия работен поток, можете да промените, добавите или изтриете всичко в шаблона.

Ако надстроите до Asana Premium, ще можете да добавяте повече персонализирани полета към проекти, създадени от шаблон, което ви позволява да следите информацията, която е най-важна за вашия екип.

Свързано: Най-добрите безплатни алтернативи на асана за управление на проекти

Как да създадете персонализирани шаблони в Asana

Възможно е вашият екип да има конкретни работни потоци, които искате да уловите в шаблон. В този случай ще искате да можете да конвертирате по-рано завършени проекти в шаблони, като същевременно запазите някои подробности, като например задачи на проекта, ключови етапи и фази на проекта.

Ето как да направите това:

1. Създайте нов проект (или дублирайте такъв, който вече имате), за да уловите поредица от задачи, които екипът ви изпълнява редовно. Уверете се, че имате всички подробности за задачата готови за работа.
2. Щракнете върху Подробности, след това падащото меню за заглавка на проекта и изберете Преобразуване в шаблон. Уверете се, че не изтривате или архивирате проекта.
3. Повторете процеса за толкова оформления на проекти, колкото искате.

За да използвате един от вашите персонализирани шаблони, просто се върнете към + бутон в горната лента и създайте нов проект. Щракнете върху Шаблони раздел в новия екран на проекта и вашите персонализирани шаблони ще бъдат организирани по екип в раздел с името на вашата организация.

Тези шаблони могат да бъдат актуализирани, когато процесите ви се подобряват и вие придобивате опит от предишни проекти.

Свързано: Най-добрите интеграции на асана, които трябва да проверите

Работете интелигентно с проекти за асана

Шаблоните на проекти улесняват проследяването на повече от работата ви в Asana, като предоставят структурирани работни потоци, които са лесни за създаване и персонализиране за вашия екип.

Има по-изобретателни начини за автоматизиране на повтарящи се задачи и изясняване на целите и процесите за вашия екип в Asana. За повече идеи прочетете нашето задълбочено ръководство за използване на Asana, за да свършите повече работа.

6 креативни начина да извлечете максимума от асана

Asana е един от най-популярните инструменти за управление на проекти. Но може би се чудите как можете да го използвате в ежедневието си? Разберете как!

Прочетете Следващото

За автора