4 съвета за извършване на професионално предаване на работа

И така, ви предложиха нова работа и сте развълнувани да започнете. Въпреки това, преди да можете да направите това, трябва да завършите текущата си работа и след като я предадете писмо за оставка, това включва завършване на предаване за лицето, което в крайна сметка ще замени Вие.

Извършването на ефективно предаване изисква много организация и разбиране какво ще трябва да знаят вашите колеги. Нека да разгледаме как можете да улесните този процес за всички участници, за да можете да се съсредоточите върху стартирането на новото си начинание.

Създайте контролен списък за предаване

Между интервютата за излизане и сбогом е лесно да загубите представа за всичко, което трябва да направите, преди да напуснете работата си. Поради тази причина наличието на солиден контролен списък за предаване е добра практика и ви държи отговорни.

Контролният списък трябва да включва всичко, което трябва да знае нов човек във вашата роля и вашият мениджър, така че трябва да започнете да събирате тази информация възможно най-скоро:

• Вашите ежедневни отговорности
• Информация за специфичен софтуер и процеси
• Важни документи
• Всички клиентски списъци, които се нуждаят от предаване
• Ключови контакти във и извън компанията
• Ключова информация за персонала (ако сте мениджър)
• Всички проекти, които се нуждаят от финализиране или делегиране
• Кой трябва да получи предаването и всякаква информация, от която се нуждаете

Свързано: Как Padlet може да направи планирането и сътрудничеството по-лесни

Можете да създадете контролен списък, като използвате шаблони в Word или Excel, или можете да изберете приложения като напр Todoist и Падлет за да създадете отделен списък със задачи. Важното е, че цялата информация е записана някъде, на която можете надеждно да се позовавате, когато е необходимо.

Наличие на ясна времева линия

Обичайният период на предизвестие за напускане е около 4 седмици и трябва да имате това предвид, когато планирате предаването си. В зависимост от естеството на текущата ви работа, трябва да очаквате постепенно да намалите натоварването си, докато работите към последния си ден.

Padlet има отличен шаблон за времева линия, който можете да използвате, ако имате нужда от нещо визуално, и ви позволява да начертаете периода на предизвестие. Първоначалните приоритети трябва да бъдат уведомяването на съответните хора за вашето заминаване (като клиенти, колеги и външни контакти), идентифициране на проекти, които можете да делегирате, и комуникация с вашия мениджър относно всички процедури, които трябва да бъдат последва.

Свързано: Приложения за списък със задачи за приоритизиране и управление на задачите

Целта е първо да се заемете с най-спешните и отнемащи време задачи, за да не прибързвате нещата през последната си седмица. За разлика от това, краят на вашата времева линия трябва да компрометира главно административни задачи и няколко дребни хлабави задачи, които трябва да се обвържат.

Напишете професионален доклад за предаване

Въпреки че вероятно ще имате среща за предаване с вашия мениджър, добра практика е да напишете доклад за предаването, за да осигурите плавен преход. Документът трябва да бъде разбираем, конкретен, сбит и да се чете като наръчник с инструкции, който тече.

Microsoft Word е чудесно място за начало, защото е достъпен на всички платформи и се интегрира безпроблемно с други приложения. Word предлага множество шаблони, до които можете да получите достъп от У дома страница, като щракнете Още шаблони над лентата за търсене или можете да започнете от a Празен документ. Като алтернатива можете да отидете на Преглед > Очертание за да организирате отчета си в секции.

Какъвто и подход да използвате, той трябва да бъде разделен на различни секции с ясни заглавия, чиято структура може да изглежда така:

1. Каква е вашата роля и пред кого отговаряте.
2. Фирмени цели, очаквания за ролята и процедури, свързани с тях.
3. Списък с полезни контакти.
4. Как да използвате съответния софтуер и данни за вход.
5. Разбивка на вашите седмични, месечни и тримесечни задължения.
6. Разбивка на текущите ви проекти или клиентска работа, включително крайни срокове.

Свързано: Алтернативи на Microsoft Word, които си струва да опитате

Ако сте мениджър, ще трябва да имате и специална секция за непрекъснатото развитие на вашия екип и работата, в която участват. Можете също така да посочите четеца до мястото, където съхранявате служебните си записи.

Можете също да вмъкнете хипервръзки в тялото на вашия текст, за да се свържете с важни, подходящи документи като копие на вашата длъжностна характеристика, електронни таблици с подробности за текущи проекти и полезна компания процеси. Това ви спестява време при изписване на вашето предаване и гарантира, че читателят знае къде да намери нещата. Да го направя:

1. Отидете до Вмъкване раздел.
2. Щракнете върху Връзки.
3. Изберете Връзки от падащото меню.
4. Изберете файла, към който искате да свържете.

Или можете да задържите Ctrl + К за да добавите хипервръзки и това ще изведе вашите папки.

Обвързване на свободни краища

Без значение колко много планирате, винаги ще има някои свободни точки, които трябва да довършите, преди да можете да продължите напред. Част от това може да се нуждае от делегиране, така че трябва да сте готови да ги съобщите с вашия мениджър и колеги.

Софтуер за управление на проекти като асана може да направи тази част бърза и лесна, но може да бъде също толкова ефективна с използването на електронна поща или инструменти за комуникация като Отпуснат и Microsoft Teams. Точно като вашия документ за предаване, прехвърлянето на части от работа трябва да бъде лесно за разбиране за получателя.

Свързано: Асана срещу Понеделник: Изберете идеалния инструмент за управление на проекти

Не забравяйте да изпратите съобщение до съответните страни за това с кого да се свържете във ваше отсъствие и в случай, че има такива всички закъснения със закриването на вашите акаунти, активирайте автоматичните отговори на служебния си имейл с тази информация включени.

Всички ваши бази са покрити

Сега, когато имате документа си за предаване и ясен преглед на това как ще изглежда срокът ви за предизвестие, вие сте готови да започнете да приключвате в подготовка за последния си ден. Организираният и ефективен процес на предаване ще ви осигури спокойствие, докато се премествате в новата си работа, а вашите колеги ще ви благодарят.

Напълно нормално е да се чувствате претоварени от цялата операция, така че отделете време за това. Ваша отговорност за предаването е също толкова голяма, колкото и на компанията е да събере необходимата информация, така че ако смятате, че сте забравили нещо, се обърнете към други за информация.

С покрити всичките си бази можете да очаквате с нетърпение следващата глава в кариерата си и да се чувствате добре от това, което сте оставили след себе си.

10 червени знамена на клиенти, с които всеки фрийлансър трябва да знае

Всички имаме клиенти, които не са подходящи. Ето някои червени знамена, за които трябва да внимавате, когато работите с нови клиенти.

Прочетете Следващото

За автора