8 супер лесни инструмента за списък със задачи, за да останете фокусирани

Реклама

Често се увличаме по системите за производителност и обещаващите функции на приложенията със списък със задачи. Когато това се случи, управлението на задачите се превръща в прекомерна дейност и извинение за това отложете още малко 15 смешно произволни уебсайта, които да ви помогнат да отлагатеИнтернет е пълен със странни неща. Убийте малко време с тези уебсайтове, които ще ви накарат да се чудите защо изобщо са създадени. Прочетете още .

За дългосрочно планиране и планиране на задачи се нуждаете от стабилна система от инструменти, за да получите изглед от птичи поглед на всичките си проекти. Но в ежедневието лист хартия работи най-добре като общо взето за най-важните ви задачи. Той връща фокуса ви там, където му е мястото: върху работата ви.

Приложенията, които настояват за подобен основен подход, работят също толкова добре. В тази статия ще разгледаме осем такива минималистични инструмента за проследяване на ежедневните ви задачи.

Минималистичен живот в мрежата. Не е нужно да се регистрирате за него, за да създадете списък със задачи, но вие

мога свържете приложението с вашия акаунт в Google.

Насочете се към getminimalist.com и започнете да създавате своя основен списък със задачи. Ще получите специална връзка за него, която можете да споделите с някого, ако искате.

Докато Minimalist няма специално мобилно приложение, то поддържа жестове като плъзгане и плъзгане на мобилни устройства.

2. Google Задачи (уеб, настолен компютър, мобилен)

С толкова много приложения за списъци със задачи, наводняващи пазара, може би сте забравили за функцията за управление на задачите, която се намира във входящата ви кутия в Gmail през целия ден. Ако имате, време е да го преосмислите като достоен кандидат за справяне с ежедневните си задачи. Дори ви позволява превръщайте имейлите в задачи 9 незабавни начина да превърнете имейлите си в задачиНе можете да спрете имейлите със задачи да завършват във входящата ви поща, но можете да ги превърнете в задачи, за да ги управлявате по-добре. Ето няколко съвета как да превърнете имейлите в задачи. Прочетете още .

За да изведете Google Tasks, щракнете върху Gmail над страничната лента във входящата ви кутия в Gmail и изберете Задачи от падащото меню. Ще видите изскачащ малък панел в долния десен ъгъл. Тук можете да изброите задачите си за деня и да ги отметнете една по една. Минимизирайте панела със задачи, за да го държите извън полезрението и същевременно лесен за достъп.

Google Tasks е особено удобен, ако работата ви включва много изпращане на имейли напред-назад и се окажете залепени във входящата си кутия в Gmail. Можете също да покажете задачи от вашия Google Календар, като щракнете върху Задачи под Моите календари.

Ако искате да покажете Задачи в отделен раздел, следвайте този URL. Потребители на Chrome, какво ще кажете да запазите Tasks прикачени към лентата с инструменти на Chrome с официалното разширение Google Tasks за Chrome? Потребителите на Android, можете да носите Google Tasks наоколо в джоба си със Tasks [Вече не са налични].

Вместо да използвате Google Tasks, можете да изброите своите задачи в чернова на имейл и да означите черновата за бърз достъп. (Закачете черновата във входящата кутия, ако използвате Inbox by Gmail.) Ако сте активирали функцията за бързи връзки под Настройки > Лаборатории в Gmail можете да добавите бърза връзка към черновата за задачи в страничната лента.

MinimaList е моят фаворит в този списък. Базира се на жестове, което означава, че можете да плъзгате, плъзгате и докосвате пътя си през него.

Създаването, редактирането и пренареждането на задачи е лесно и интуитивно. Списъкът по подразбиране, който се показва, когато инсталирате приложението, подрежда инструкциите за използване на MinimaList.

Това, което ми хареса в MinimaList, е интегрирането на таймер Pomodoro за потребители, които се кълнат в ефективността на техниката Pomodoro Как обикновен таймер Pomodoro направи живота ми по-добърТехниката на Pomodoro е един от по-простите лайфхакове за управление на времето. Прекъснете разсейването с помощта на 25-минутни парчета и таймер. Това може да е променяща живота рутинна промяна, ако ви подхожда. Прочетете още . Самата настройка на таймера е ненатрапчива, което означава, че няма да ви притеснява, ако не използвате техниката на Pomodoro, за да управлявате времето си.

MinimaList е достъпен в App Store безплатно. Потребителите на iOS, имайте предвид, че вашето устройство вече има стандартно приложение (Напомняния), което е чудесно за поддържане на списъци със задачи. Работи офлайн, както и MinimaList.

4. Текстов файл (настолен, уеб, мобилен)

Текстовият файл е може би най-простият и основен елемент за запис на информация на вашия компютър и е идеален, ако желаете простота в работния си процес. Можеш проследявайте всичко от идеи до сметки в текстови файлове 8 ежедневни неща, които можете да проследявате с текстови файловеСъхраняването на данни в текстови файлове е пряк път към по-опростен работен процес. Нека използваме скромния текстов файл, за да проследяваме ежедневните данни с тези съвети и да подобрим нашата производителност. Прочетете още , така че защо не вашият списък със задачи?

Ако вече имате файл „todo.txt“ на вашия работен плот, ще харесате Todo.txt, който носи простотата на списъците със задачи в обикновен текст на вашето мобилно устройство. Предлага се както за Android, така и за iOS.

5. Slack (настолен, уеб, мобилен)

Ако прекарвате голяма част от работния си ден в Slack, това е мястото, където може да отиде и вашият списък със задачи. Въведете автоматизиран бот 14 най-добри автоматизирани бота, от които се нуждаете за вашия Slack каналАко управлявате бизнес, можете да настроите Slack и да имате ботове, които да изпълняват обикновените задачи 24/7, докато се занимавате с по-важни неща, като завладяването на света. Прочетете още за да проследите вашия списък със задачи вместо вас.

В MakeUseOf на Slack имаме бот за списък със задачи на име, ъ-ъ, Бот за задачи. Мога да му командвам да добавя задачи към моя личен списък със задачи, наред с други неща. Ето моментна снимка на някои от командите, които мога да изпълня.

Интегрирането на приложението To-do bot изисква администраторски права. След инсталирането на приложението всеки от екипа на Slack може да използва /todo команда.

Ако вашият екип вече използва пълноценно приложение за управление на проекти като Kyber.me, можете да се върнете към функцията за списък със задачи, която идва с него.

6. Електронна таблица (настолен, уеб, мобилен)

Електронната таблица е безсмислен начин за проследяване на всякакъв вид данни 10 удивително полезни шаблона за електронни таблици, които да организират живота сиЖивотът ви е бъркотия от пропуснати срокове, забравено пазаруване и неизпълнени ангажименти? Изглежда, че трябва да се организирате. Прочетете още включително ежедневните ви задачи. Може да изглежда сложно на пръв поглед, но може да бъде толкова просто, колкото искате. Само две колони са подходящи: една за името на задачата и друга за нейното състояние.

Дори ако добавите колони за имена на проекти, приоритети, крайни срокове и т.н., електронна таблица не изглежда толкова сложна, колкото специално приложение. Това може да се дължи на факта, че можете да видите всичките си данни с един поглед, без да се налага да прескачате от екран на екран.

7. Хартия и писалка

По-удовлетворително е да маркирате нещата „свършени“ на хартия, отколкото на екран, нали? Затова все още поддържайте хартиен списък 6 прости причини, поради които хартията все още може да бъде вашето убийствено приложение за производителностХартията може да бъде по-мощен инструмент за производителност от компютър или сензорно устройство и не бива да се отхвърля веднага. Не сте убедени? Ето шест причини, поради които хартията все още е актуална. Прочетете още за ежедневните ми задачи. Не поставям отметки в този списък, защото това не ми говори много за напредъка ми по задачата. Вместо това използвам кръг система, която ще очертая по-долу.

Започвате с кух кръг до всяка задача от вашия списък. В края на деня попълвате кръга въз основа на напредъка, който сте постигнали по задачата. Например, ако сте завършили задача, затъмнете кръга до нея. Ако дадена задача е отменена, поставете знак „X“ през кръга до задачата. За задача, която сте делегирали, потъмнете съответния кръг и добавете стрелка надясно до него.

Интересувате ли се да научите повече за системата Circle? Прочетете тази публикация в блога от човека, който е измислил системата (Сигурдур Армансон) за подробно обяснение за нея. Чувствайте се свободни да настроите системата и да добавите свои собствени действия/акценти за удобство.

За мен системата Circle се чувства без усилие, за разлика от Bullet Journal (BuJo) метод. Последното е ефективно, но също така се чувства като много работа. Имайте предвид, че тук се фокусираме върху ежедневните списъци със задачи. За водене на бележки и редовно проследяване на вашата работа и живот, запазване Bullet Journal си заслужава усилията, които включва Как да използвате Bullet Journal в Trello, за да планирате деня сиВреме е да ви покажа как да превърнете Trello – ако това е основното ви приложение за водене на бележки – в Bullet Journal. Прочетете още .

Използвам и системата Circle за проследяване на плащания на сметки, които не мога да автоматизирам. Лесно е да забравите кои сметки сте платили и кои не, когато изскачат на случаен принцип през целия месец. С тази система вече нямам този проблем.

8. Мобилни версии на приложения за очертаване и водене на бележки

Разбира се, можете да създадете своя ежедневен списък със задачи в обичайното си приложение за водене на бележки или приложение за очертания.

Ако работите върху няколко различни проекта, изброяването на техните задачи в един списък може да стане объркващо. Това е мястото, където ще ви помогне, ако използвате приложение за очертания или водене на бележки, за да напишете своя списък и да подредите задачите си в логически секции.

Проблемът е, че е лесно да бъдете отклонени от различни бележки и функции от приложението за водене на бележки. Те действат като визуални напомняния за сто и едно неща, за които все още трябва да се грижите. Един от начините да преодолеете това „отвличане на вниманието“ е да използвате мобилната версия на приложението. От мобилните приложения са проектирани за малки екрани Какво е дизайнерско мислене и как ви прави по-креативни?Дизайнерското мислене не е ново в света на бизнеса - Apple, Coca-Cola и Nike използват някаква негова версия, за да изградят своите марки. За съжаление много хора не са научени какво е това или как да... Прочетете още , те често скриват страничните ленти и други разсейващи елементи по подразбиране. Това помага да поддържате списъка си със задачи в челните редици на деня.

Вашата система за задачи настроена ли е да се провали?

Ако винаги намирате ежедневния ви списък със задачи за поразителен и неуправляем, помислете, че това може да се дължи на две основни причини, посочени по-долу.

1. Имате нереалистични очаквания какво можете да направите за 24 часа.

Много е измамно. Двадесет и четири часа звучат като много време и така изглежда, че трябва да можем да вместим в деня всички неща, които смятаме, че трябва да правим, както и всички неща, които искаме да правим. Но факт е, че ако работите осем часа на ден и спите осем часа на нощ, това остава само осем часа за всичко останало.

— Илейн Сейнт Джеймс, Да живееш прост живот: Ръководство за намаляване на мащаба и да се наслаждаваш повече

2. Вашият списък със задачи също функционира като списък с покупки, списък с хранителни стоки, бележник, списък с идеи и т.н.

Ако имате склонност да попаднете в един или и в двата капана, да сте наясно с това може да ви помогне приоритизирайте това, което влиза във вашия списък със задачи Системата с 3 удара: Как да приоритизирате списъка си със задачиНе преминавате ли през списъка си със задачи? Проблемът може да не е вашата производителност, а може да са вашите приоритети. Нека се научим как да приоритизираме списъка със задачи и да свършим нещата. Прочетете още и го поддържайте едновременно реалистичен и „завършен“.

Къде е Workflowy?

Избрах да пропусна приложения като Workflowy, Todoist, Тудледо, и Спомнете си Млякото от този списък. Всички те са отлични приложения, но за тази статия реших да се съсредоточа върху инструменти, които са най-подходящи за създаване на a основен списък със задачи. Знаете ли, вид списък, който вероятно ще залепите на вратата на хладилника или на капака на лаптопа си.

Време е да се съсредоточим!

Ако имате избор между да се регистрирате за ново приложение и да се справите с такова, което вече използвате много, бих предложил да използвате последното. Това не само ще ви спести време, но и ще предотврати случай на фрагментиран фокус, който честото превключване на приложения често причинява.

Всеки път, когато съм на път да се поддам на „лудост на приложенията с фантастични/лъскави списък със задачи“, един бърз поглед към моя колега Впечатляващият работен процес на Дейв Парак Кои сме ние: поглед отвътре към нашите писатели и техните работни станцииВсички имаме голямо разнообразие от компютърни настройки и всеки от нас има уникален работен процес, който ни поддържа продуктивни. Присъединете се към нас, докато разкриваме нашите най-свещени пространства, за да ги видите! Прочетете още дърпа ме от ръба. Това ми напомня самодисциплина е най-добрата помощ за производителност Защо самодисциплината е най-добрият хак за продуктивност, от който се нуждаетеКаква е тайната да се свърши дълбока работа? Мотивация ли е или дисциплина? Ако не можете да се съсредоточите и да завършите работата си, ето няколко съвета за навици, които ще ви помогнат да постигнете повече. Прочетете още .

Как изглежда вашият ежедневен списък със задачи? Дали е сложен звяр, пълен с бележки и подбележки, или основен списък с най-важните ви задачи за деня? Къде го записваш?