Реклама
Ако провеждате срещи без дневен ред или водите протоколи в обикновени стари документи на Word, вашите срещи и протоколни отчети вероятно не са толкова полезни, колкото биха могли да бъдат. Макар че повечето от нас не очакват с нетърпение да присъстват на срещи, все пак има страхотни онлайн инструменти 10+ страхотни онлайн инструмента за групова координация и срещиКак управлявате екип от хора, които са разпределени географски? Как координирате международните часови зони? Концепцията за работа през Интернет започна да се промъква в ежедневието на работното място,... Прочетете още които могат да помогнат за по-продуктивни и по-малко времеемки срещи за тези, които ги планират и улесняват.
Наскоро попаднах на най-модерното уеб приложение за управление на срещи, наречено yaM (което означава още една среща). yaM е като виртуален асистент за създаване на професионално изглеждащи дневни редове и протоколни отчети, като същевременно предоставя инструменти, които помагат на срещата участниците обмислят идеи, правят анализ на продукти и разходи и се интегрират с онлайн облачни акаунти, включително Dropbox, Google Calendar и Evernote.
yaM може да се използва и с двете онлайн пространства за срещи Ръководство за онлайн срещи: софтуер и стратегияСъвременните услуги за видеоконферентна връзка са лесни за използване и са достъпни за почти всеки, който има компютър или смартфон. Възможността за свързване и среща с хора онлайн означава, че вече не сме ограничени от географско местоположение. Прочетете още като Google Hangouts Съвети за планиране и провеждане на ефективни срещи с Google HangoutsС днешната интернет технология провеждането на онлайн срещи може да бъде както ефективно, така и рентабилно, особено ако ги планирате предварително и използвате инструменти за спестяване на време. През последните няколко месеца участвах в онлайн срещи... Прочетете още , или в традиционните офлайн настройки. Като уеб приложение е подобно на Съгласен Съгласен: Пишете и управлявайте протоколите за бизнес срещи безплатно онлайнОт няколко седмици търся лесен за използване уебсайт или приложение, което да ми позволи да пазя и съхранявам протоколите от срещите. Традиционният подход към текстовия документ вече не е продуктивен... Прочетете още , но е много по-напреднал, без да е сложен.
Създаване на дневен ред
След като регистрирате акаунт в yaM, можете веднага да започнете да разработвате дневен ред за следващата си среща. Просто добавяте точки от дневния ред от лявата страна на работното пространство, заедно с продължителността на времето и името на лицето, отговорно за този елемент.
Можете лесно да присвоите имена на точки от дневния ред, но участниците трябва да регистрират акаунт в yaM, което можете да им изпратите покана за това от работното пространство. Наличието на регистрирани участници прави yaM много по-съвместен инструмент за управление на срещи, тъй като всеки участник може едновременно да добавя бележки в работното пространство по време на срещата. Въпреки че е по-ефективно да имате един човек, назначен като отговорник, има други полезни инструменти в yaM, които го правят чудесен за сътрудничество.
Когато вашият дневен ред бъде създаден, можете да го отпечатате или разпространите до участниците в срещата. Всеки регистриран участник ще получи доклад от срещата по имейл, който разбира се включва медийна логистика, списък с точки от дневния ред и връзка към онлайн работното пространство на yaM. Най-хубавото е, че разпространеният ви дневен ред е професионално форматиран и лесен за четене. Елементите от дневния ред също могат да бъдат копирани и добавени към нова среща. Би било още по-добре обаче, ако разработчиците могат да намерят начин да създават стандартни точки от дневния ред, които автоматично са част от всяка нова среща.
Отнемане на минути
Добавянето на бележки и елементи за действие в yaM е също толкова лесно, колкото създаването на дневен ред. Минутите се състоят от четири типа съдържание: бележки, елементи за действие, прикачени файлове и инструменти за сътрудничество в реално време.
Начинът, по който е настроен yaM, може да помогне на участниците в срещата да останат фокусирани, особено ако всеки има отворено работно пространство на компютъра си по време на срещата. Лицето на минути може лесно да добави елемент за действие с краен срок и името на отговорното лице. Странно е обаче, че само един човек може да бъде посочен като отговорен за всеки елемент от действие.
Където yaM също блести, е неговата колекция от вградени инструменти за сътрудничество, които позволяват на членовете да правят Pro/Con анализ, анализ на продукти, мозъчна атака идеи или гласуване за важни решения. Има и инструмент за това, което се нарича SWAT анализ, който включва обсъждане и записване на силните, слабите страни, възможностите и заплахите на конкретен проект, идея или решение.
Ще видите, че тези инструменти за сътрудничество и управление на срещи могат да бъдат много полезни за поддържане на ангажираността на участниците и вероятно да им помогнат да правят по-добър анализ и решения. Можете също да отпечатате или изпратите по имейл съдържанието на отделните инструменти за сътрудничество до участниците по време на срещата. (Забележка: идеите за други инструменти за онлайн сътрудничество са прегледани тук 6-те най-добри безплатни онлайн инструмента за срещи за сътрудничество с вашия екипМалките екипи не се нуждаят от скъпи корпоративни приложения за сътрудничество. Ето шест фантастични инструмента, които можете да използвате, за да управлявате данните на вашия екип, комуникацията и други. Безплатно. Прочетете още ).
Както при дневния ред, yaM протоколите могат също да бъдат отпечатани или разпространени по имейл. Протоколите са толкова добре форматирани, че участниците в срещата няма да имат извинение да не ги прегледат. Дневният ред и протоколите също се архивират в yaM, така че участниците могат да влязат в акаунта си и да ги прегледат по всяко време.
Други инструменти
yaM включва допълнителни инструменти за проследяване на времето по време на срещи, задаване на дати на срещи в вграден календар (който се интегрира с Google Calendar, Exchange и Outlook/iCal емисии) и адресна книга.
Разработчиците на yaM са включили няколко полезни функции в своето уеб приложение, но са посочили конкретни внимавайте да се уверите, че потребителският интерфейс е достъпен и лесен за научаване в рамките на няколко минути след регистрирането сметка.
yaM има основен безплатен акаунт, който включва всички основни функции и възможността за провеждане на до 10 срещи на месец, с до петима участници на среща. Премиум акаунт позволява неограничен брой срещи и участници, персонализиран интерфейс и SSL криптиране.
yaM според мен задава стандарта за онлайн инструменти за управление на срещи. Но уведомете ни какво мислите за това онлайн приложение. Има ли допълнителни функции, които бихте искали да видите добавени?
Бакари е писател и фотограф на свободна практика. Той е дългогодишен потребител на Mac, фен на джаз музиката и семеен човек.
