7 начина да избегнете претоварване по време на натоварени периоди на свободна практика

Когато започнете като фрийлансър, може да се окажете, че се борите да намерите много работа отвсякъде. „Натовареният“ период, за който говорят много от вашите връстници, може да изглежда като далечен сън в най-добрия или заблуда в най-лошия.

Но докато увеличавате присъствието си във вашата област, все повече хора и компании ще искат да работят с вас. С течение на времето вероятно ще влезете в периоди, когато сте по-заети, отколкото някога сте си представяли.

Ако не внимавате, в тези моменти е лесно да се почувствате претоварени. Ето какво можете да направите, за да спрете това да се случи.

1. Създайте ясни системи

Една от най-трансформационните книги, които някога ще прочетете, е Atomic Habits от Джеймс Клиър. В това той говори за това как правенето на малки стъпки всеки ден в крайна сметка ще доведе до нещо по-голямо. Той специално споменава колко е важно да имате системи, които да направят дните ви по-продуктивни.

Преди да направите нещо друго в този списък, ви препоръчваме да помислите за целите си на свободна практика. Задайте си въпроси като:

• Колко часа в крайна сметка искате да отделите за работа с клиенти?
• Какви са вашите цели за доходи?
• По какви проекти искате да работите?

Като част от това ще трябва да създадете система, която да ви помогне да завършите работата на клиента ефективно, като същевременно оставяте време за други неща като маркетинг. След като разберете целите си, напишете какво ще направите, за да продължите да движите иглата напред.

2. Инвестирайте в правилния софтуер

Едно от най-красивите неща за свободната практика е колко е достъпно за повечето хора; не се нуждаете от огромен бюджет, за да започнете.

Но докато лаптоп и добър Wi-Fi ще са достатъчни, в началото ще трябва да започнете да харчите пари за бизнеса си, за да му помогнете да се разрасне.

Можете да си спестите много време, като инвестирате в софтуер, който улеснява работата ви. Например, закупуване на счетоводен софтуер на свободна практика ще направи проследяването на вашите приходи и разходи много по-лесно — заедно с изпращането на професионално изглеждащи фактури.

Примери за платформи, които можете да използвате, включват:

• Fiverr Workspace (по-рано AND.CO)
• Вълна
• HoneyBook

Можете също да закупите софтуер, който да ви помогне да намерите имейли, създайте професионален уебсайт, и още. В някои случаи можете да се разминете с безплатната версия и да си спестите малко пари.

3. Създайте шаблони за общи кореспонденции

Когато работите на свободна практика, повечето от разговорите, които водите, ще бъдат доста сходни. Прекарването на време, закрепено в имейлите ви, ще ви попречи да вършите работа на друго място, така че има смисъл да опитате да намалите времето, което прекарвате с отворена входяща кутия.

Колкото повече опит натрупате в работата на свободна практика, толкова повече ще забележите кои имейли пишете многократно. За тях е по-добре да използвате Google Docs или Microsoft Word, за да създадете шаблон, който можете да копирате, поставите и бързо да персонализирате.

Можете също така да създавате шаблони за договори, фактури и други документи, които редовно изпращате на други. Ако направите това предварително, ще ви гарантира, че ще освободите повече време за изпълнение на по-важните си задачи.

Свързани: Шаблони за документи в Google, които ще направят живота ви по-лесен

4. Следете проектите си

Дори ако разполагате с най-добрите системи и знаете накъде сте се насочили, периодите на натовареност все още са трудни за избягване. Когато се почувствате претоварени, добра идея е да разделите всеки от проектите си на по-усвоими парчета.

Започнете, като очертаете всичко, което трябва да завършите и до кога. След това започнете да създавате подзадачи, които можете да отметнете, докато вървите.

Можете да следите проектите си с помощта на електронна таблица на Excel. Като алтернатива може да намерите инструменти като Basecamp полезни.

Свързани: Какво представлява Basecamp и как работи?

5. Намалете списъка си със задачи

Добре, така че това звучи малко противоинтуитивно. Но ако се чувствате затрупани от работа, най-лошото нещо, което можете да направите, е да попълните списъка си със задачи с повече задачи, отколкото можете да управлявате всеки ден.

Попълването на списъка ви със задачи извън капацитета ви вероятно ще ви спре да започнете да се справяте с него. Освен това ще се почувствате сякаш сте се разочаровали, когато не сте отметнали всичко в края на всеки ден.

Намаляването на броя на задачите в списъка ви със задачи ще ви накара да се чувствате по-спокойни и по-завършени, след като ги завършите. Ако имате свободно време и искате да продължите да работите, можете да отделите няколко допълнителни часове.

Ако работното ви натоварване нараства до точката, в която трябва да работите повече, отколкото бихте искали, попитайте клиентите си дали можете да удължите няколко срока – или да възложите работата на други. Не бива да оставяте качеството на това, което произвеждате, да се изплъзва.

6. Изключете разсейващите фактори

Ако сте работили на пълен работен ден преди да работите на свободна практика, може да сте прекарвали часове в убиване на време с безсмислени задачи всеки ден. Например, може да сте прекарали часове във Facebook или да превъртате през таблоидите.

Бързо ще откриете, че като фрийлансър вашето време е по-ценно от всеки друг ресурс. Ако оставите тези разсейвания да управляват живота ви, доходите ви ще бъдат ударени.

Поставете ясни граници и изключете всички разсейващи фактори, докато работите. Ако трябва, помислете за използването на блокери като Cold Turkey и RescueTime.

Свързани: Инструменти за фокусиране, докато работите от вкъщи

7. Спрете да казвате „да“ на всичко

Когато започнете като фрийлансър, вероятно ще трябва да кажете „да“ на проекти, по които не сте запалени. В крайна сметка най-важните неща на този етап са внасянето на някакви приходи и набиране на инерция.

Но в един момент ще се чувствате относително комфортни с доходите си. Освен това ще знаете какво правите и какво не харесвате – и посоката, към която искате да се движите.

Ако сте в положение, в което можете да бъдете по-придирчиви към това, което правите и да не приемате, запитайте се дали проектът, който поемате, ще ви приближи до желаните от вас цели. Ако не стане, учтиво откажете и насочете компанията към фрийлансър, който смятате, че може да помогне.

Предварителната подготовка е ключът към избягване на претоварване

Предстоящата много работа далеч не е най-лошата дилема на свободна практика, но е важно да я очаквате и да се подготвите съответно. Имате пълен контрол върху времето си и правилното му управление е най-важното умение за успех като фрийлансър.

Най-добрият начин да се подготвите за натоварени периоди на свободна практика е да се уверите, че сте въвели правилните процедури и системи предварително. Тогава всичко останало ще стане много по-лесно.

8 съвета за сигурност на работата, които всеки фрийлансър трябва да знае

За да избегнете измама като фрийлансър, знайте тези съвети за сигурност.

Прочетете Следващото

За автора