10-те най-добри бързи хакове за Google Sheet, които вероятно не сте знаели

Може да сте използвали Google Таблици за съхранение и визуализиране на цифрови данни както за лична, така и за съвместна работа. Това обаче не е само инструмент за електронни таблици с много редове, колони и формули. Можете също да го използвате, за да правите различни страхотни неща, за да удивите аудиторията си.

В тази статия ще ви запознаем с някои от най-добрите хакове за Google Sheet, които трябва да знаете, за да станете майстор на платформата.

1. Създаване на QR кодове

Може да се окажете в ситуации, когато трябва да създадете QR кодове, за да проследявате посещаемостта на служителите, посещаемостта на учениците, участниците в събития и т.н. Можете да създавате такива кодове в Google Sheets, вместо да разчитате на приложения или уебсайтове на трети страни.

Запишете желаните данни в QR код и след това използвайте фрагмента от формула, показан по-долу. ще трябва променете адреса на клетката (което в нашия случай тук е A2), за да съвпадне с входните данни за QR кода.

=ИЗОБРАЖЕНИЕ(" https://chart.googleapis.com/chart? chs=200x200&cht=qr&chl="&A2&")") 

Свързани: Забавни неща за правене с QR кодове

2. URL адреси на изображения

Хакването на URL адреса на изображението ви спестява време при управление на изображения чрез Google Таблици. Много потребители на социални медии, разработчици на уебсайтове, блогъри и др., използват електронни таблици, за да управляват своите визуални активи в интернет.

Свързани: Най-добрите безплатни приложения за управление на вашите социални акаунти

Трябва да актуализирате ръчно изображенията, ако използвате конвенционалната опция за вмъкване на изображения на Google Sheets. Вместо това използвайте формула, която автоматично извлича графиката от интернет. Можете също да промените мащабирането на изображението, като например разтягане, прилягане към размер и т.н.

Ето стъпките, които можете да опитате:

1. Влез в =изображение(„url“) формула в клетката, където искате изображението.
2. Сменете url в горната формула, като използвате онлайн връзка към вашето изображение.
3. Използвайте съответния функционален фрагмент по-долу, за да мащабирате изображението.
4. Натиснете Въведете за да визуализирате изображението в клетката.

Режим на изображението по подразбиране: =ИЗОБРАЖЕНИЕ(" https://sites.google.com/site/tepfanclub/home/jabal-jaise.jpg",1)
Режим на ръчно мащабиране на изображението: =ИЗОБРАЖЕНИЕ(" https://sites.google.com/site/tepfanclub/home/jabal-jaise.jpg",4,300,250)

3. Рандомизиране на имена и числа

Когато избирате име, можете да зарадвате всички, ако го нарисувате на случаен принцип. Може да се нуждаете от това, когато избирате член на екипа, който ще работи през уикендите, или когато разберете кой спечели награда.

Можете лесно да направите такава рандомизация в Google Sheets, като използвате МЕЖДУ РАБОТА формула. Опитайте сами тези стъпки:

1. Запишете имената на членовете на екипа в колона.
2. В първата клетка на следващата колона поставете фрагмента от функцията, споменат по-долу.
3. Редактирайте диапазона (1,6) според броя на имената. Например, ако има 10 участници, диапазонът ще бъде 1,10.
4. Натиснете Въведете за да получите произволно име.

=ИЗБЕРЕТЕ(ПРАВ (1,6),A2,A3,A4,A5,A6,A7)

4. Създайте падащ списък

Може да искате да използвате падащ списък, за да сте сигурни, че членовете на екипа въвеждат конкретни данни в листа. Учителите могат да използват този метод, за да създават въпроси с множествен избор за ученици. Можете също така да създадете меню за хранене за вашия дом или кухня в общежитието.

Можете да опитате тези стъпки:

1. Изберете произволна клетка където искате, в падащия списък.
2. В менюто щракнете върху Данни и след това изберете Потвърждаване на данни.
3. Избери Списък с елементи като Критерии и запишете елементите, като ги разделите със запетаи.
4. Щракнете върху Запазете за да попълните падащия списък.

5. Изтегляне на данни

Тази функция ви позволява да импортирате/изтеглите данни от уебсайта в електронна таблица. Можете да опитате следните стъпки, за да импортирате данни от всеки уебсайт:

1. Във всяка клетка на вашия работен лист въведете споменатия по-долу фрагмент с формула.
2. Заменете адреса на уебсайта в скоби с вашия целеви уебсайт.
3. Удари Въведете за да заредите данни във вашия работен лист.

=IMPORTHTML(" https://en.wikipedia.org/wiki/Demographics_of_the_United_States","table",4)

6. Самопроверяващи се оценки

Можете да използвате опцията за условно формиране на Google Sheets, за да правите самопроверяващи се въпроси. Полезно е, ако се подготвяте за предстоящ изпит. Можете да запишете въпросите и отговорите в съответните им листове.

След това скрийте листа, който съдържа отговори. В листа с въпроси запишете отговора си, за да разберете как е подготовката ви за изпит. Можете да използвате това готов за използване шаблон за да започнете.

7. Функции CLEAN и TRIM

Google Таблици почиства и отрязва данните самостоятелно. Въпреки това може да откриете непечатаеми знаци или ненужни интервали между текстовете или формулите. Често се случва с споделени електронни таблици.

Можете да използвате формулата CLEAN, за да изтриете всички непечатаеми знаци от данни, вместо да ги коригирате ръчно един по един. Можете да използвате функцията TRIM, за да премахнете нежелани интервали между имена, имейл адреси или формули.

8. Разделяне на данни

В много случаи може да се наложи да разделите текстовете на две различни колони от една клетка. В крайна сметка ще загубите целия работен ден, ако започнете да правите това ръчно за всяка клетка, особено за електронни таблици с хиляди данни.

Използването на тази функция е лесно, ако следвате тези стъпки:

1. Изберете всички данни, които искате да разделите на две колони.
2. Кликнете върху Данни в лентата с менюта и след това изберете Разделете текста на колони.
3. Можете да изберете някой от показаните разделители или да изберете персонализиран знак.
4. Ще видите разделени текстове веднага щом изберете валиден разделител.

9. Визуализирайте всички клавишни комбинации

Трябва да започнете да използвате клавишните комбинации, ако искате да увеличите производителността си в Google Таблици. Въпреки това, запомнянето на всички клавишни комбинации като изчистване на форматирането на клетките, скриване на редове, добавяне на коментари и т.н., не е лесно. С този трик можете да поставите всички клавишни комбинации пред себе си, докато работите в Google Таблици.

Натиснете Ctrl + / на компютър с Windows или Команда + / на компютър с macOS, за да изведете списъка с клавишни комбинации на Google Таблици. Всеки път, когато забравите пряк път, визуализирайте ги на екрана си, за да използвате преки пътища вместо мишка. Скоро ще запомните всички жизненоважни клавишни комбинации, като повторите тази практика.

Отнема много време задача да потърсите данни за отчет, който създавате. Вместо това можете да използвате всякакви добавки за търсене на данни за Google Таблици. Има много добавки за търсене на данни и някои от тях също са безплатни за използване.

Например, можете да инсталирате Knoema DataFinder добавка във вашите Google Таблици. Можете да маркирате свои собствени данни към добавката.

Докато правите какъвто и да е отчет, просто отворете добавката и извлечете отбелязаните данни. Можете също да потърсите в интернет данните, свързани с отчета, и да ги вмъкнете бързо в отчета си.

Свършете нещата с Google Таблици

Гореспоменатите бързи хакове на Google Sheets със сигурност ще ви помогнат да решавате ежедневни предизвикателства в училище, офис или дома.

Те също са доста лесни за научаване от други сложни трикове на Google Sheets. Освен това, горните съвети ви помагат да визуализирате данните си, като спестявате време и добавяте иновации към отчета си.

8-те най-добри функции на Google Data Studio за анализ и визуализация на данни

Искате ли да впечатлите аудиторията си с полезна информация за данните и завладяващи визуализации? Вижте тези функции на Google Data Studio.

Прочетете Следващото

За автора