7-те най-добри инструмента за организиране на вашите имейли и повишаване на производителността

Вероятно получавате по няколко имейла от клиенти, приятели или семейство всеки ден. Опитът да организирате входящата си поща може да бъде непосилно, особено ако имате навик извън контрол да пазите всяко съобщение.

Ето няколко съвета и инструменти, които да ви помогнат да организирате входящата си поща, така че да имате повече време да работите по списъка си със задачи.

Съвети за организиране на вашата електронна поща

• Прекарвайте няколко минути всеки ден в изтриване на имейли, от които не се нуждаете.
• Отпишете се от ненужни абонаменти.
• Създайте конкретни папки за служебни или лични имейли, където е приложимо, и сортирайте съобщенията в тези папки веднага щом постъпят.
• Използвайте етикети, за да организирате входящата поща по теми (т.е. финанси, пътувания и т.н.).
• Архивирайте, а не изтривайте важни съобщения, които трябва да запазите за бъдещи справки.
• Ако акаунтът ви в Gmail е свързан с външен имейл адрес, коригирайте настройките си за уведомяване, за да избегнете претрупване с ненужни актуализации.
instagram viewer
• Използвайте основния си имейл адрес за важни съобщения и създайте друг акаунт за по-малко критични, като например абонаменти за имейл.

Тези съвети могат значително да повишат вашата производителност. Въпреки това, в случай, че имате нужда от допълнителна помощ, можете да използвате тези инструменти:

Shift ви позволява да организирате входящите си кутии на едно място.

Можеш организирайте входящата си кутия с помощта на филтри, автоматично се създава, когато изпращате имейли чрез различни имейл клиенти като Gmail или Microsoft Outlook. С тези филтри можете да организирате имейли по подател, списък, тема и др. След като приложите критериите за филтриране към съобщение, то ще бъде поставено в определена папка с неговите етикети.

Shift също е оборудван с отлична функция за търсене, която работи във всички ваши акаунти и други приложения като Slack и Facebook Messenger, така че можете бързо да извличате разговори, когато задължително.

Едно от основните предимства на използването на Shift е, че той централизира всичките ви работни потоци, спестяване на време за превключване между приложения и имейл акаунти, и подобряване на вашата производителност.

Една от причините, поради които може да не искате да изтеглите приложение или да се регистрирате за уебсайт, е, че се страхувате, че те непрекъснато ще ви бомбардират с имейли. Наличието на временен имейл адрес за еднократна употреба е отличен начин да организирате входящата си кутия и да избегнете спам.

Вместо да давате основния си имейл адрес, можете да използвате MailDrop, за да създадете безплатен адрес за изхвърляне за приложения/уебсайтове с лоша репутация в областта на сигурността или да избегнете спам реклами.

Inbox by Gmail ви предоставя персонализирани категории и поддържа имейли с тези теми в горната част на входящата ви кутия. Той също така предлага функция „отлагане“, която ви позволява да скриете имейл до определена дата или час. Можете също да използвате функцията „добавяне към задача“, за да свържете важни имейли към вашите Google Задача списък бързо, където можете да добавяте бележки и да задавате срокове.

„Пакетите“ е друг начин за автоматично сортиране на подобни съобщения от бюлетини и актуализации на социалните медии в лесни за управление категории. Тези стратегии ви помагат да преодолеете цялата тази бъркотия – независимо дали е от абонаменти или безкрайни купища работни имейли – и да стигнете направо до това, което има значение.

Unroll.me е безплатен инструмент, който ви позволява да се отпишете от бюлетини и да организирате входящата си кутия едновременно.

Отписването от един бюлетин може да не изглежда като голямо предизвикателство, но става непосилно, когато трябва да се справите с десетки или стотици абонаменти.

Unroll.me улеснява управлението на стотици имейли едновременно. Само с няколко щраквания можете масово да се отпишете от бюлетините в тяхната цялост, да ги организирате с етикети, ако желаете, и да търсите конкретни съобщения по ключова дума.

За тези, които са затрупани от тонове имейл бюлетини, функцията „Rollup“ в Unroll.me може да бъде полезна. Позволява ви да обедините всичките си любими имейл абонаменти в прост списък, който се изпраща веднъж дневно.

По този начин можете да преминете през абонаментите наведнъж, вместо да губите време да преглеждате входящата си кутия всеки път, когато получавате новини за промоция.

Ако сте конкурентоспособен човек, който обича да прави нещата сами, тогава можете да превърнете масовата кампания за отписване на имейли в забавна игра. The Email Game е безплатен инструмент, който имитира процеса на изчистване на вашата входяща кутия.

За да управлявате вашите имейл пощенски кутии, въведете вашия имейл адрес и започнете играта. Целта е да се организират възможно най-много имейли в рамките на даден период от време. Ще бъдете наказани, ако продължите твърде дълго, но получавате повече точки, ако управлявате съобщенията си бързо.

Играта с имейл ви дава възможност да развиете навик да се фокусирате върху един имейл в даден момент, преди да преминете към следващия, докато нейният интегриран таймер повишава вашата производителност.

InMoat е инструмент, който организира имейли според техния тип, например финанси, производителност, здраве и т.н. Този инструмент помага за повишаване на производителността ви, като избира и поставя важните за вас типове имейли в горната част на входящата ви кутия, като им дава приоритет пред другите.

След като влезете в акаунта си, InMoat ще ви помоли да изберете индустрия и професия, за да оптимизирате работните си процеси и да зададете приоритети. Можете да използвате опцията „Интелигентни филтри“, за да изберете категорията имейли, които ще останат във входящата ви кутия. Той ще премести по-малко критични имейли във вашата папка InMoat за по-късен преглед, когато ви е удобно.

InMoat също ще анализира вашата мрежа и ще ви помоли да изберете вашите доверени контакти, за да приоритизирате имейлите им, като същевременно премествате съобщения от неизвестни източници в друга папка.

FollowUpThen е вашият личен асистент, който ви напомня да продължите с конкретни имейли. Това е спасител за заети хора или тези, които често забравят важни съобщения.

След като изпратите имейл с FollowUpThen, имейлът ще се върне точно в деня и часа, които посочите във вашата входяща кутия. Няма повече да забравяте за важни бизнес сделки или срещи с приятели.

Вашата входяща кутия може бързо да повлияе на вашата производителност поради множеството имейли, от които получавате потенциални клиенти, приятели, колеги и онези досадни бюлетини и новини за промоции, които никога не сте питали за!

Следващия път, когато се почувствате претоварени от всичко във входящата си кутия, поемете дълбоко дъх, започнете да прилагате тези съвети и използвайте тези инструменти, за да поставите всичко под контрол и да повишите производителността си.

5 причини да използвате инструменти за сътрудничество вместо имейл

Инструментите за сътрудничество предлагат по-координиран работен поток от дискусии в екип, споделяне на файлове, управление на задачи и др. Ето защо те са по-добри от имейла.

Прочетете Следващото

За автора